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Viewing changes to source/book/2/3_CRM_Contacts/leads.rst

  • Committer: nikunj jani(Open ERP)
  • Date: 2012-09-03 06:31:02 UTC
  • mfrom: (1759.2.3 trunk_doc_leads)
  • Revision ID: jni@tinyerp.com-20120903063102-1hiv7g9zkl18sdg7
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source/book/2/3_CRM_Contacts/leads.rst
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Employees in the marketing or presales department will usually work on leads. Once these leads will be converted into customers and/or sales opportunities, the sales department pays individual attention to each opportunity. Of course, before converting a lead into an opportunity, some qualification work has to be done.
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OpenERP allows you to easily configure the way your company qualifies leads. You can create your own stages through :menuselection:`Sales --> Configuration --> Leads & Opportunities --> Stages`. Use the sequence number to determine the order of the stages, i.e. 10 for First Call, 20 for Renewing Contact and so on. Of course, you can also drag & drop a stage to another place to automatically change the order of all the stages. A salesman can change the status of the lead according to the response from the prospect and enter the result of this contact in the lead form (e.g. in the ``Notes`` field).
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From the :menuselection:`Sales --> Sales --> Leads` menu, you can qualify each individual lead through the ``Stage`` field that is found up to the right of the lead definition. To move your lead automatically to the next step from the list of leads, you can use the button that looks like a green, right arrow.
 
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OpenERP allows you to easily configure the way your company qualifies leads. You can create your own stages through :menuselection:`Sales --> Configuration --> Leads & Opportunities --> Stages`. Use the sequence number to determine the order of the stages, i.e. 10 for First Call, 20 for Renewing Contact and so on. Of course, you can also drag & drop a stage to another place to automatically change the order of all the stages. A salesperson can change the status of the lead according to the response from the prospect and enter the result of this contact in the lead form (e.g. in the ``Notes`` field).
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Leads can be assigned to a *Sales Team* for easy follow-up (see  :ref:`ch-team`). Each user can be added to a default sales team which can be specified in the `User Preferences`. When you define a tree structure for your sales teams, you can also escalate a lead to another sales team for further actions.
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In the next sections we will explain in more detail some examples of what `Leads` in OpenERP can be used for.
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.. tip:: Leads Menu is not displayed
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        In  ``Simplified`` view, ``Leads`` will not be displayed. To see not also opportunities, but also leads, you should switch
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        to the ``Extended`` view. You can easily switch from `Simplified` to `Extended` view by changing your `User Preferences` through
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        the `Edit Preferences` button.
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Storing your Business Cards effectively
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      When a qualified lead requires further actions, you can turn the lead into a partner and, eventually, a sales opportunity.
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To make a new lead, go to the :menuselection:`Sales --> Sales --> Leads` menu and click the `New` button. In the **Lead** form that opens, you can enter the contact data of this new potential customer and add notes.
 
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To make a new lead, go to the :menuselection:`Sales --> Sales --> Leads` menu and click the `Create` button. In the **Lead** form that opens, you can enter the contact data of this new potential customer and add notes.
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.. figure:: images/crm_lead_new.png
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   *Creating a New Lead*
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You can also set the status of a lead according to the qualification work that has been carried out:
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* ``Draft`` : the lead data have been entered, no work has been done yet and a salesperson has not
 
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* ``New`` : the lead data have been entered, no work has been done yet and a salesperson has not
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  yet been assigned to the request,
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* ``Open``: the lead is being handled,
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* ``Closed``: the lead has been converted into a partner and/or a sales opportunity,
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* ``Pending``: the lead is waiting for a response from the potential customer,
 
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* ``Opportunity``: the lead has been converted into a partner and/or a sales opportunity,
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* ``Escalate``: the lead is escalated to the upper sales team in the tree structure for further actions, 
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* ``Cancelled``: the lead has been cancelled because the salesperson has decided that it is not worth
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  following up.
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A lead status can easily be changed, even from list view (the standard view when you start the **Leads** program). Simply click the green arrows to change the status of a lead.
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On the :guilabel:`Extra` tab in the **Leads** form, you find statistics about days to open and close and more information about the campaign, the channel, and so on.
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.. figure:: images/crm_lead_extra.jpeg
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   :scale: 80
 
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On the :guilabel:`Extra` tab in the **Leads** form, you find information about the campaign, the channel, and so on.
 
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.. figure:: images/crm_lead_extra.png
 
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   *Extra Tab*
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On the :guilabel:`Communication & History` tab in the **Leads** form, you can see a complete history of all actions regarding this lead. You can also add internal notes and change the status of a lead  while adding such a note. 
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Send an email directly from the lead simply by clicking the :guilabel:`Send New Email` button (to configure your email settings, please refer to chapter :ref:`ch-crm-fetchmail-install`.
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You can add attachments to internal notes and emails you send to the prospect. You can customize your message and have the status changed after an email has been sent; you could automatically have the lead set to **Pending**, because you require a response from the customer before further actions can be taken.
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.. figure:: images/crm_lead_comm.jpeg
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   *Communication & History Tab*
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Importing a Leads Database
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Use the :menuselection:`Sales --> Sales --> Leads` view to organize your leads:
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* Display a list of all the leads (qualified, open, not open, ...) according to the sales team you are linked to,
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* Create a new lead by clicking `New`,
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* Display Unassigned Leads, click the button next to the `Salesman` field, 
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* Display a list of all your leads you still need to handle (your open and draft leads),
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170
 
* Display a list of all your leads that are waiting for a customer response (usually in `Pending` status). This enables you to check periodically on your work to do,
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* Display a list of all the leads assigned to different salespeople,
173
 
 
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* Use Extended Filters to display all the leads created today or during the last week, in a specific time period, and so on,
 
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* Display a list of all the leads (New, open, Unassigned Leads, ...) according to the sales team you are linked to,
 
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141
* Display a list of New leads by clicking `New`,
 
142
 
 
143
* Display Unassigned Leads by clicking `Unassigned Leads`,
 
144
 
 
145
* Display a list of all the leads assigned to different salespeople by clicking the Group by button `Salesperson`.
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* Quickly find leads not yet assigned to a Campaign, by clicking the Group by button and then Campaign.
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The sales manager can use this **Leads** view to easily keep track of what each salesperson is working on.
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.. figure:: images/crm_leads_list.png
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   *List of Leads to be Handled*
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Analysing Leads
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OpenERP also offers statistical reports to keep track of your Lead Management. The :menuselection:`Sales --> Reporting --> Leads Analysis` report allows you to check various leads-related elements. You can look at processing delays, number of responses given and emails sent (if you use the email gateway feature). Sort your leads analysis by different groups to get accurate, grained analysis.
 
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OpenERP also offers statistical reports to keep track of your Lead Management. The :menuselection:`Reporting --> Sales -->  Leads Analysis` report allows you to check various leads-related elements. You can look at processing delays, number of responses given and emails sent (if you use the email gateway feature). Sort your leads analysis by different groups to get accurate, grained analysis.
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These are some analysis possibilities of the **Leads Analysis** report.
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To analyse the leads by status, group the leads by qualification level (``Stage``) and status (``State``), this can also be done for individual months (first group by ``Month``).
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2. Leads by Origin
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Analyse leads according to their state (open, lost, won) and their stage (e.g. cold / hot or new / qualification / ... ) and find out how many leads belong to each state / stage.
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3. How effective are your Campaigns? 
 
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2. How effective are your Campaigns? 
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Group by Campaign to easily find the number of leads by campaign and the total number of leads. You can also select a specific campaign in your filter. 
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4. Leads by Priority.
 
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3. Leads by Priority.
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Group by Priority to see which leads are hot, warm or cold.
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   *Leads Analysis*