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Viewing changes to ihris-suite/lib/ihris-manage/static/help/hs250.htm

  • Committer: litlfred at ibiblio
  • Date: 2009-10-23 12:59:28 UTC
  • Revision ID: litlfred@ibiblio.org-20091023125928-u5lkafz0urm9t8eq
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ihris-suite/lib/ihris-manage/static/help/hs250.htm
1
 
<HTML><HEAD>
2
 
        <META HTTP-EQUIV="Content-Type" CONTENT="text/html; CHARSET=windows-1252">
3
 
        <TITLE>Set Position</TITLE>
4
 
        <META NAME="KEYWORDS" CONTENT="Position information;Positions;Salary;Set position;Start date;">
5
 
        <META NAME="AUTHOR" CONTENT="IntraHealth International 2007">
6
 
        <META NAME="GENERATOR" CONTENT="HelpScribble 7.7.2">
7
 
</HEAD>
8
 
<BODY BGCOLOR="#FFFFFF" TEXT="#000000" LINK="#808000" VLINK="#3399CC" ALINK="#3399CC">
9
 
<P><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">
10
 
<A HREF="cnt.htm" TARGET="cnt">Contents</A>
11
 
 - <A HREF="idx.htm" TARGET="cnt">Index</A>
12
 
 - <A HREF="hs240.htm">Previous</A>
13
 
 - <A HREF="hs260.htm">Next</A>
14
 
</FONT><HR></P>
15
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#003366" SIZE="4">Set Position</FONT></P>
16
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
17
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">Immediately after an employee has been added to the system, the employee's record displays. The next step is to set the position that the employee will fill. Until the position has been set, the employee will not appear in any current employee lists. The employee's position must have been created in the system and have been designated as open (the position is not filled by another employee or discontinued).&nbsp;</FONT></P>
18
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
19
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">If an employee leaves a position and is not assigned a new one, that employee is considered an "old employee" who has left the organization. However, the employee may return to work in a new position. In that case, also follow these steps to set a position for the old employee.</FONT></P>
20
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
21
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">1. From the employee's record, click </FONT><U><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#003366" SIZE="2">Set Position</FONT></U><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2"> under the "Individual Information" section.&nbsp;</FONT></P>
22
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
23
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">2. In the Position menu, select the open position for the employee.&nbsp;</FONT></P>
24
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
25
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">3.The <B>Start Date</B>, the date that the employee started work in that position, is set to today's date by default. Select a new date from the menu if the start date is different.&nbsp;</FONT></P>
26
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
27
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">4. Under <B>Salary</B>, select the currency that the employee is paid in and enter the salary that the employee is paid.&nbsp;</FONT></P>
28
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
29
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">5. Click </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Confirm </FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">and confirm that the information entered is correct. If it is not correct, click </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Edit </FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">to change it. If it is, click </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Save </FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">to save the position.&nbsp;</FONT></P>
30
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
31
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">6. The new position information will appear in the employee's record in the "Position Information" section. Click the position title to view information about that position.&nbsp;</FONT></P>
32
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#003366" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
33
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#003366" SIZE="2"><B>Troubleshooting&nbsp;&nbsp;</B></FONT></P>
34
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
35
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2"><B>The Set Position option does not appear for an old employee.</B></FONT></P>
36
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
37
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">The Job Application module is enabled. Complete an application form for the employee (see </FONT><A HREF="hs370.htm"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" SIZE="2">Add an Application</FONT></A><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">) and then make a job offer for that employee to set the position (see </FONT><A HREF="hs460.htm"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" SIZE="2">Make a Job Offer</FONT></A><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">). Alternatively, the System Administrator can disable the Application module, and the Set Position option will become available (see </FONT><A HREF="hs655.htm"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" SIZE="2">Disable the Application Module</FONT></A><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">).</FONT></P>
38
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
39
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2"><B>An error message appears when Confirm is clicked.&nbsp;&nbsp;</B></FONT></P>
40
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
41
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">Make certain that a position has been selected and the salary has been entered. All required fields are outlined in red. Fill in the missing information and try saving again. If you do not want to set a position after all, click </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Return (do not save changes)</FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">.&nbsp;</FONT></P>
42
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
43
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2"><B>There is no open position to set for the employee.&nbsp;</B></FONT></P>
44
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
45
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">The position must be created in the system and marked open before it can be assigned to an employee (see </FONT><A HREF="hs600.htm"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" SIZE="2">Add, update or discontinue a position</FONT></A><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">).&nbsp;</FONT></P>
46
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
47
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2"><B>The correct currency is not available for selection.&nbsp;</B></FONT></P>
48
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
49
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">The currency must be added to the system by an HR Manager (see </FONT><A HREF="hs840.htm"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" SIZE="2">Add a currency</FONT></A><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">).&nbsp;
50
 
</FONT>
51
 
</P>
52
 
</BODY></HTML>