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Viewing changes to ihris-suite/lib/ihris-manage/static/help/hs950.htm

  • Committer: litlfred at ibiblio
  • Date: 2009-10-23 12:59:28 UTC
  • Revision ID: litlfred@ibiblio.org-20091023125928-u5lkafz0urm9t8eq
updated ihris-suite to 4.0.1-prerelease -- not debugged

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ihris-suite/lib/ihris-manage/static/help/hs950.htm
1
 
<HTML><HEAD>
2
 
        <META HTTP-EQUIV="Content-Type" CONTENT="text/html; CHARSET=windows-1252">
3
 
        <TITLE>Add a User</TITLE>
4
 
        <META NAME="KEYWORDS" CONTENT="Accounts;Add new user;Administrator;Executive Manager;Generate new password;HR Manager;HR Staff;Password;Roles;System administrator;Training Manager;User accounts;Username;Users;">
5
 
        <META NAME="AUTHOR" CONTENT="IntraHealth International 2007">
6
 
        <META NAME="GENERATOR" CONTENT="HelpScribble 7.7.2">
7
 
<SCRIPT LANGUAGE="JavaScript">
8
 
function popuplink(url) {
9
 
  window.open(url, 'hspopup', 'width=500,height=400,resizable,scrollbars');
10
 
}
11
 
</SCRIPT>
12
 
</HEAD>
13
 
<BODY BGCOLOR="#FFFFFF" TEXT="#000000" LINK="#808000" VLINK="#3399CC" ALINK="#3399CC">
14
 
<P><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">
15
 
<A HREF="cnt.htm" TARGET="cnt">Contents</A>
16
 
 - <A HREF="idx.htm" TARGET="cnt">Index</A>
17
 
 - <A HREF="hs940.htm">Previous</A>
18
 
 - <A HREF="hs960.htm">Next</A>
19
 
</FONT><HR></P>
20
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#003366" SIZE="4">Add a User</FONT></P>
21
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
22
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">In order to allow a user to access the system, the System Administrator must create a user account for the person, with a unique username and password. Each user is assigned a role, which determines the actions that the user can perform in the system.&nbsp;</FONT></P>
23
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
24
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">1. On the Home page or left menu, click </FONT><U><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#003366" SIZE="2">Administer Users</FONT></U><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">.&nbsp;</FONT></P>
25
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
26
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">2. Select Add New User from the dropdown menu and click the </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Add </FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">button.&nbsp;</FONT></P>
27
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
28
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">3. Enter a <B>Username </B>for the user: one word with no special characters (letters and numbers only).&nbsp;</FONT></P>
29
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
30
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">4. Enter the <B>First Name</B> and <B>Surname </B>of the user.&nbsp;</FONT></P>
31
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
32
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">5. Enter an<B> Email </B>for the user, if known (optional).&nbsp;</FONT></P>
33
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
34
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">6. Select the <B>Role </B>of the user:&nbsp;</FONT></P>
35
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
36
 
<UL STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;margin-left=10pt;"><LI><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">System Administrator: has full access to the system&nbsp;</FONT></UL>
37
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
38
 
<UL STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;margin-left=10pt;"><LI><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">HR Manager: manages system data, including correcting data, creating the job structure and managing data selection lists; can search for, view, enter data in and correct any record and generate any report&nbsp;</FONT></UL>
39
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
40
 
<UL STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;margin-left=10pt;"><LI><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">HR Staff: enters and updates records and positions; can generate any report&nbsp;</FONT></UL>
41
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
42
 
<UL STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;margin-left=10pt;"><LI><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">Executive Manager: generates reports in order to analyze data; can search for and view any record but cannot enter data into the system&nbsp;</FONT></UL>
43
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
44
 
<UL STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;margin-left=10pt;"><LI><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">Training Manager: sets up the in-service training management program, schedules employees for trainings and evaluates employees performance in trainings</FONT></UL>
45
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
46
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">If no role is selected, the user will be disabled and cannot access the system in any capacity.&nbsp;</FONT></P>
47
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
48
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">7. Select the option to randomly Generate a New Password or enter a <B>Password </B>for the user. If the password is entered, re-enter it to confirm. The two passwords must match.&nbsp;</FONT></P>
49
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
50
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">8. Click </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Confirm </FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">and confirm that the account entered is correct. If it is not correct, click </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Edit </FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">to change it. If it is, click </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Save </FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">to save it.&nbsp;</FONT></P>
51
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
52
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">If an email address was entered, an email message will be sent to the user with the username and password. Otherwise, you will have to provide the user with the username and password.&nbsp;</FONT></P>
53
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#003366" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
54
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#003366" SIZE="2"><B>Troubleshooting&nbsp;</B></FONT></P>
55
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
56
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2"><B>A required field was not completed.&nbsp;</B></FONT></P>
57
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
58
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">The system will display an error message. The required field(s) will be outlined in red. Complete the missing fields and try saving again. If you do not want to add the user account after all, click </FONT><B><FONT FACE="Courier New, courier, typewriter, monospace" COLOR="#808080" SIZE="2">Return (do not save changes)</FONT></B><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">.&nbsp;</FONT></P>
59
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
60
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#336699" SIZE="2"><B>The username is already in the system.</B></FONT></P>
61
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">&nbsp;</FONT></P>
62
 
<P STYLE="margin-top:0;margin-bottom:0;"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">The system will generate an error for duplicate usernames. Return to the Administer Users screen and select the username from the dropdown menu to edit the user account (see </FONT><A HREF="javascript:popuplink('hs960.htm')"><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" SIZE="2">Update a User</FONT></A><FONT FACE="Verdana, helvetica, sans-serif" COLOR="#333333" SIZE="2">).
63
 
</FONT>
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</P>
65
 
</BODY></HTML>