← Back to branch summary

~openerp-dev/openobject-doc/trunk

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/it/source/book/4/4_11_HR/4_11_HR_manage.rst

  • Committer: Antony Lesuisse
  • Date: 2010-03-05 16:46:40 UTC
  • Revision ID: al@openerp.com-20100305164640-9b7anc1t5ujha8lw
Merge doc into feature, before deletion of both features and doc. (odo)

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/it/source/book/4/4_11_HR/4_11_HR_manage.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: .. index::
 
3
.. i18n:    single: HR; management
 
4
.. i18n:    single: employee
 
5
..
 
6
 
 
7
.. index::
 
8
   single: HR; management
 
9
   single: employee
 
10
 
 
11
.. i18n: Managing Human Resources
 
12
.. i18n: ========================
 
13
..
 
14
 
 
15
Managing Human Resources
 
16
========================
 
17
 
 
18
.. i18n: To establish a system that's integrated into a company's management you need to start with a
 
19
.. i18n: current list of collaborators.
 
20
..
 
21
 
 
22
To establish a system that's integrated into a company's management you need to start with a
 
23
current list of collaborators.
 
24
 
 
25
.. i18n: .. note:: Don't confuse employees and users
 
26
.. i18n: 
 
27
.. i18n:        For Open ERP, “employee” represents all of the physical people who have an work contract with
 
28
.. i18n:        the company. This includes all types of contract: contracts with both fixed and indeterminate time
 
29
.. i18n:        periods, and also independent and freelance service contracts.
 
30
.. i18n:        
 
31
.. i18n:        .. index::
 
32
.. i18n:           single: modules; portal_     
 
33
.. i18n: 
 
34
.. i18n:        A “user” is a physical person who's given access to the company's systems. Most employees are
 
35
.. i18n:        users but some users aren't employees: external partners can have access to parts of the system.
 
36
.. i18n:        You can manage them through the :mod:`portal_` modules.
 
37
..
 
38
 
 
39
.. note:: Don't confuse employees and users
 
40
 
 
41
        For Open ERP, “employee” represents all of the physical people who have an work contract with
 
42
        the company. This includes all types of contract: contracts with both fixed and indeterminate time
 
43
        periods, and also independent and freelance service contracts.
 
44
        
 
45
        .. index::
 
46
           single: modules; portal_     
 
47
 
 
48
        A “user” is a physical person who's given access to the company's systems. Most employees are
 
49
        users but some users aren't employees: external partners can have access to parts of the system.
 
50
        You can manage them through the :mod:`portal_` modules.
 
51
 
 
52
.. i18n: Here are some examples of functions which depend on the accuracy of the employee list:
 
53
..
 
54
 
 
55
Here are some examples of functions which depend on the accuracy of the employee list:
 
56
 
 
57
.. i18n: * the cost of a service, which depends on the employee's working contract,
 
58
.. i18n: 
 
59
.. i18n: * project planning, which depends on the work pattern of the project contributors,
 
60
.. i18n: 
 
61
.. i18n: * the client billing rate, which probably depends on the employee's job function,
 
62
.. i18n: 
 
63
.. i18n: * the chain of command, or responsibilities, which is related to the hierarchical structure of the
 
64
.. i18n:   company.
 
65
..
 
66
 
 
67
* the cost of a service, which depends on the employee's working contract,
 
68
 
 
69
* project planning, which depends on the work pattern of the project contributors,
 
70
 
 
71
* the client billing rate, which probably depends on the employee's job function,
 
72
 
 
73
* the chain of command, or responsibilities, which is related to the hierarchical structure of the
 
74
  company.
 
75
 
 
76
.. i18n: Management of staff
 
77
.. i18n: -------------------
 
78
..
 
79
 
 
80
Management of staff
 
81
-------------------
 
82
 
 
83
.. i18n: To define a new employee in Open ERP, use the menu :menuselection:`Human Resources --> Employees
 
84
.. i18n: --> New Employee`.
 
85
..
 
86
 
 
87
To define a new employee in Open ERP, use the menu :menuselection:`Human Resources --> Employees
 
88
--> New Employee`.
 
89
 
 
90
.. i18n: .. figure::  images/service_employee_form.png
 
91
.. i18n:    :scale: 50
 
92
.. i18n:    :align: center
 
93
.. i18n: 
 
94
.. i18n:    *Form describing an employee*
 
95
..
 
96
 
 
97
.. figure::  images/service_employee_form.png
 
98
   :scale: 50
 
99
   :align: center
 
100
 
 
101
   *Form describing an employee*
 
102
 
 
103
.. i18n: Start by entering the employee's name in :guilabel:`Employee` and the company that this employee works for
 
104
.. i18n: in :guilabel:`Company`. You can then create a new user of the Open ERP system linked to this
 
105
.. i18n: employee by filling in a new :guilabel:`User` form through the :guilabel:`Related User` field. 
 
106
..
 
107
 
 
108
Start by entering the employee's name in :guilabel:`Employee` and the company that this employee works for
 
109
in :guilabel:`Company`. You can then create a new user of the Open ERP system linked to this
 
110
employee by filling in a new :guilabel:`User` form through the :guilabel:`Related User` field. 
 
111
 
 
112
.. i18n: Even if the employee isn't a user, it's best if you
 
113
.. i18n: create a system access for most of your staff just so that you can control their access rights from
 
114
.. i18n: the outset (and you can do that through this field if you need to).
 
115
..
 
116
 
 
117
Even if the employee isn't a user, it's best if you
 
118
create a system access for most of your staff just so that you can control their access rights from
 
119
the outset (and you can do that through this field if you need to).
 
120
 
 
121
.. i18n: .. tip:: Employee and User link.
 
122
.. i18n: 
 
123
.. i18n:        If the employee has a user account on the system you always link his or her user
 
124
.. i18n:        account to the employee form.
 
125
.. i18n: 
 
126
.. i18n:        Creating this link enables automatic completion to be done on the :guilabel:`Employee` field in the
 
127
.. i18n:        relevant forms, such as services and expense records.
 
128
..
 
129
 
 
130
.. tip:: Employee and User link.
 
131
 
 
132
        If the employee has a user account on the system you always link his or her user
 
133
        account to the employee form.
 
134
 
 
135
        Creating this link enables automatic completion to be done on the :guilabel:`Employee` field in the
 
136
        relevant forms, such as services and expense records.
 
137
 
 
138
.. i18n: Then enter the employee's address. 
 
139
..
 
140
 
 
141
Then enter the employee's address. 
 
142
 
 
143
.. i18n: .. todo:: We need to give better guidance about Partners vs Employees just here.
 
144
..
 
145
 
 
146
.. todo:: We need to give better guidance about Partners vs Employees just here.
 
147
 
 
148
.. i18n: This appears in the partner contact form in Open ERP. Since
 
149
.. i18n: employees are people that have contacts with your company, it's logical that they have entries
 
150
.. i18n: like any other partner in your database. So enter the name of the employee as a new partner Name and
 
151
.. i18n: the address in the Contact form. Then all of the functions that apply to a partner can also be
 
152
.. i18n: applied to an employee. This is particularly useful for tracking debits and credits in
 
153
.. i18n: the accounts – so you can track salary payments, for example.
 
154
..
 
155
 
 
156
This appears in the partner contact form in Open ERP. Since
 
157
employees are people that have contacts with your company, it's logical that they have entries
 
158
like any other partner in your database. So enter the name of the employee as a new partner Name and
 
159
the address in the Contact form. Then all of the functions that apply to a partner can also be
 
160
applied to an employee. This is particularly useful for tracking debits and credits in
 
161
the accounts – so you can track salary payments, for example.
 
162
 
 
163
.. i18n: You can then set both an analytic journal and a linked product to this employee
 
164
.. i18n: in the :guilabel:`Timesheets` tab. If
 
165
.. i18n: you do it that way, then this information can be used to track services. For now, just complete the
 
166
.. i18n: form with the following information:
 
167
..
 
168
 
 
169
You can then set both an analytic journal and a linked product to this employee
 
170
in the :guilabel:`Timesheets` tab. If
 
171
you do it that way, then this information can be used to track services. For now, just complete the
 
172
form with the following information:
 
173
 
 
174
.. i18n: *  :guilabel:`Analytic Journal` : usually a ``Timesheet Journal``,
 
175
.. i18n: 
 
176
.. i18n: *  :guilabel:`Product` : a service product that describes how this employee would be charged out,
 
177
.. i18n:    for example as ``Senior Consultant``.
 
178
..
 
179
 
 
180
*  :guilabel:`Analytic Journal` : usually a ``Timesheet Journal``,
 
181
 
 
182
*  :guilabel:`Product` : a service product that describes how this employee would be charged out,
 
183
   for example as ``Senior Consultant``.
 
184
 
 
185
.. i18n: Management of employment contracts
 
186
.. i18n: ----------------------------------
 
187
..
 
188
 
 
189
Management of employment contracts
 
190
----------------------------------
 
191
 
 
192
.. i18n: If you install the :mod:`hr_contract` module you can link contract details to the employee record.
 
193
..
 
194
 
 
195
If you install the :mod:`hr_contract` module you can link contract details to the employee record.
 
196
 
 
197
.. i18n: .. figure::  images/service_hr_contract.png
 
198
.. i18n:    :scale: 50
 
199
.. i18n:    :align: center
 
200
.. i18n: 
 
201
.. i18n:    *Definition of a working contract for a given employee*
 
202
..
 
203
 
 
204
.. figure::  images/service_hr_contract.png
 
205
   :scale: 50
 
206
   :align: center
 
207
 
 
208
   *Definition of a working contract for a given employee*
 
209
 
 
210
.. i18n: You can enter information about the employment contract for the employee, such as:
 
211
..
 
212
 
 
213
You can enter information about the employment contract for the employee, such as:
 
214
 
 
215
.. i18n: *  :guilabel:`Contract Name`
 
216
.. i18n: 
 
217
.. i18n: *  :guilabel:`Function`
 
218
.. i18n: 
 
219
.. i18n: *  :guilabel:`Working hours per day`
 
220
.. i18n: 
 
221
.. i18n: *  :guilabel:`Start Date`
 
222
.. i18n: 
 
223
.. i18n: *  :guilabel:`End Date`
 
224
.. i18n: 
 
225
.. i18n: *  :guilabel:`Wage Type` either :guilabel:`Monthly Gross` or :guilabel:`Weekly Net`
 
226
..
 
227
 
 
228
*  :guilabel:`Contract Name`
 
229
 
 
230
*  :guilabel:`Function`
 
231
 
 
232
*  :guilabel:`Working hours per day`
 
233
 
 
234
*  :guilabel:`Start Date`
 
235
 
 
236
*  :guilabel:`End Date`
 
237
 
 
238
*  :guilabel:`Wage Type` either :guilabel:`Monthly Gross` or :guilabel:`Weekly Net`
 
239
 
 
240
.. i18n: .. index::
 
241
.. i18n:    single: employee; sign in / sign out
 
242
..
 
243
 
 
244
.. index::
 
245
   single: employee; sign in / sign out
 
246
 
 
247
.. i18n: Sign in and out
 
248
.. i18n: ---------------
 
249
..
 
250
 
 
251
Sign in and out
 
252
---------------
 
253
 
 
254
.. i18n: In some companies, staff have to sign in when they arrive at work and sign out again at the end of
 
255
.. i18n: the day. If each employee has been linked to a system user, then they can sign in on Open ERP by
 
256
.. i18n: using the menu :menuselection:`Human Resources --> Attendances --> Sign in / Sign out`.
 
257
..
 
258
 
 
259
In some companies, staff have to sign in when they arrive at work and sign out again at the end of
 
260
the day. If each employee has been linked to a system user, then they can sign in on Open ERP by
 
261
using the menu :menuselection:`Human Resources --> Attendances --> Sign in / Sign out`.
 
262
 
 
263
.. i18n: If an employee has forgotten to sign out on leaving, the system proposes that they sign out manually
 
264
.. i18n: and type in the time that they left when they come in again the next day. This gives you a simple way
 
265
.. i18n: of managing forgotten sign-outs.
 
266
..
 
267
 
 
268
If an employee has forgotten to sign out on leaving, the system proposes that they sign out manually
 
269
and type in the time that they left when they come in again the next day. This gives you a simple way
 
270
of managing forgotten sign-outs.
 
271
 
 
272
.. i18n: Find employee attendance details from their forms in 
 
273
.. i18n: :menuselection:`Human Resources --> Employees --> All Employees`.
 
274
..
 
275
 
 
276
Find employee attendance details from their forms in 
 
277
:menuselection:`Human Resources --> Employees --> All Employees`.
 
278
 
 
279
.. i18n: To get the detail of attendances from an employee's form in Open ERP you can use the three
 
280
.. i18n: available reports:
 
281
..
 
282
 
 
283
To get the detail of attendances from an employee's form in Open ERP you can use the three
 
284
available reports:
 
285
 
 
286
.. i18n: *  :guilabel:`Print Attendance Error Report`
 
287
.. i18n: 
 
288
.. i18n: *  :guilabel:`Print Timesheet by week`
 
289
.. i18n: 
 
290
.. i18n: *  :guilabel:`Print Timesheet by month`
 
291
..
 
292
 
 
293
*  :guilabel:`Print Attendance Error Report`
 
294
 
 
295
*  :guilabel:`Print Timesheet by week`
 
296
 
 
297
*  :guilabel:`Print Timesheet by month`
 
298
 
 
299
.. i18n: The first report highlights errors in attendance data entry. 
 
300
.. i18n: It shows you whether an employee has entered the time of
 
301
.. i18n: entry or exit manually and the differences between the actual and expected sign out time and the time.
 
302
..
 
303
 
 
304
The first report highlights errors in attendance data entry. 
 
305
It shows you whether an employee has entered the time of
 
306
entry or exit manually and the differences between the actual and expected sign out time and the time.
 
307
 
 
308
.. i18n: The others are reports using the data recorded.
 
309
..
 
310
 
 
311
The others are reports using the data recorded.
 
312
 
 
313
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
314
..
 
315
 
 
316
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
317
 
 
318
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
319
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
320
..
 
321
 
 
322
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
323
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
324
 
 
325
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
326
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
327
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
328
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
329
.. i18n: .. rights of these sales.
 
330
..
 
331
 
 
332
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
333
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
334
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
335
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
336
.. rights of these sales.
 
337
 
 
338
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
339
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
340
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
341
..
 
342
 
 
343
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
344
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
345
.. written authorisation for this.
 
346
 
 
347
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
348
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
349
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
350
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
351
..
 
352
 
 
353
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
354
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
355
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
356
.. printed in initial capitals.
 
357
 
 
358
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
359
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
360
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
361
..
 
362
 
 
363
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
364
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
365
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
366
 
 
367
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
368
..
 
369
 
 
370
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium