← Back to branch summary

~openerp-community/openobject-doc/ksa-openobject-doc-6.0

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/ru/source/book/3/3_9/journals.rst

  • Committer: Don Kirkby
  • Date: 2011-02-21 20:46:11 UTC
  • mfrom: (433.1.53 openobject-doc)
  • Revision ID: donkirkby+launpd@gmail.com-20110221204611-1ykt6dmg4k3gh5dh
[MERGE] revisions 477 to 486 from the 5.0 branch.

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/ru/source/book/3/3_9/journals.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: .. index::
 
3
.. i18n:    single: journal; configuring
 
4
..
 
5
 
 
6
.. index::
 
7
   single: journal; configuring
 
8
 
 
9
.. i18n: Journals
 
10
.. i18n: ========
 
11
..
 
12
 
 
13
Journals
 
14
========
 
15
 
 
16
.. i18n: All your accounting entries must appear in an accounting journal. So you must, at a minimum, create
 
17
.. i18n: a Sales Journal for customer invoices, a Purchase Journal for supplier invoices and a Cash Journal
 
18
.. i18n: for cash and bank transactions.
 
19
..
 
20
 
 
21
All your accounting entries must appear in an accounting journal. So you must, at a minimum, create
 
22
a Sales Journal for customer invoices, a Purchase Journal for supplier invoices and a Cash Journal
 
23
for cash and bank transactions.
 
24
 
 
25
.. i18n: Configuring a Journal
 
26
.. i18n: ---------------------
 
27
..
 
28
 
 
29
Configuring a Journal
 
30
---------------------
 
31
 
 
32
.. i18n: To view, edit or create new journals use the menu :menuselection:`Financial Management -->
 
33
.. i18n: Configuration --> Financial Accounting --> Financial Journals`.
 
34
..
 
35
 
 
36
To view, edit or create new journals use the menu :menuselection:`Financial Management -->
 
37
Configuration --> Financial Accounting --> Financial Journals`.
 
38
 
 
39
.. i18n: Just like General accounts, the journals can be deactivated to make them invisible: uncheck the
 
40
.. i18n: :guilabel:`Active` checkbox for that.
 
41
..
 
42
 
 
43
Just like General accounts, the journals can be deactivated to make them invisible: uncheck the
 
44
:guilabel:`Active` checkbox for that.
 
45
 
 
46
.. i18n: .. figure::  images/account_journal_form.png
 
47
.. i18n:    :scale: 50
 
48
.. i18n:    :align: center
 
49
.. i18n: 
 
50
.. i18n:    *Definition of an accounting journal*
 
51
..
 
52
 
 
53
.. figure::  images/account_journal_form.png
 
54
   :scale: 50
 
55
   :align: center
 
56
 
 
57
   *Definition of an accounting journal*
 
58
 
 
59
.. i18n: You have to associate a view with each journal. The journal view indicates the fields that must be
 
60
.. i18n: visible and required to enter accounting data in that journal. The view determines both the order of
 
61
.. i18n: the fields and the properties of each field. For example the field :guilabel:`Account Number` must
 
62
.. i18n: appear when entering data in the bank journal but not in the other journals.
 
63
..
 
64
 
 
65
You have to associate a view with each journal. The journal view indicates the fields that must be
 
66
visible and required to enter accounting data in that journal. The view determines both the order of
 
67
the fields and the properties of each field. For example the field :guilabel:`Account Number` must
 
68
appear when entering data in the bank journal but not in the other journals.
 
69
 
 
70
.. i18n: Before creating a new view for a journal check that there's nothing similar already defined for
 
71
.. i18n: another journal. You should only create a new view for new types of journal.
 
72
..
 
73
 
 
74
Before creating a new view for a journal check that there's nothing similar already defined for
 
75
another journal. You should only create a new view for new types of journal.
 
76
 
 
77
.. i18n: .. note:: Customizing views
 
78
.. i18n: 
 
79
.. i18n:        You'll often have to edit a journal view.
 
80
.. i18n:        For example, for a journal in a foreign currency you add a field for the currency and this currency
 
81
.. i18n:        must be in the journal view.
 
82
.. i18n: 
 
83
.. i18n:        Conversely, to simplify data entry the journal view for the bank is quite different from one of the
 
84
.. i18n:        invoicing journals.
 
85
..
 
86
 
 
87
.. note:: Customizing views
 
88
 
 
89
        You'll often have to edit a journal view.
 
90
        For example, for a journal in a foreign currency you add a field for the currency and this currency
 
91
        must be in the journal view.
 
92
 
 
93
        Conversely, to simplify data entry the journal view for the bank is quite different from one of the
 
94
        invoicing journals.
 
95
 
 
96
.. i18n: You can create a sequence for each journal. This sequence gives the automatic numbering for
 
97
.. i18n: accounting entries. Or several journals can use the same sequence if you want to define one for them
 
98
.. i18n: all.
 
99
..
 
100
 
 
101
You can create a sequence for each journal. This sequence gives the automatic numbering for
 
102
accounting entries. Or several journals can use the same sequence if you want to define one for them
 
103
all.
 
104
 
 
105
.. i18n: The credit and debit account by default permit the automatic generation of counterpart entries when
 
106
.. i18n: you're entering data in the journal quickly. For example, in a bank journal you should put an
 
107
.. i18n: associated bank account for default matching credits and debits, so that you don't have to create
 
108
.. i18n: counterparts for each transaction manually.
 
109
..
 
110
 
 
111
The credit and debit account by default permit the automatic generation of counterpart entries when
 
112
you're entering data in the journal quickly. For example, in a bank journal you should put an
 
113
associated bank account for default matching credits and debits, so that you don't have to create
 
114
counterparts for each transaction manually.
 
115
 
 
116
.. i18n: A journal can be marked as being centralized. When you do this, the counterpart entries won't be
 
117
.. i18n: owned by each entry but globally for the given journal and period. You'll then have a credit line
 
118
.. i18n: and a debit line centralized for each entry in one of these journals, meaning that both credit and
 
119
.. i18n: debit appear on the same line.
 
120
..
 
121
 
 
122
A journal can be marked as being centralized. When you do this, the counterpart entries won't be
 
123
owned by each entry but globally for the given journal and period. You'll then have a credit line
 
124
and a debit line centralized for each entry in one of these journals, meaning that both credit and
 
125
debit appear on the same line.
 
126
 
 
127
.. i18n: Controls and aids for data entry
 
128
.. i18n: --------------------------------
 
129
..
 
130
 
 
131
Controls and aids for data entry
 
132
--------------------------------
 
133
 
 
134
.. i18n: You can carry out two types of control on Journals in Open ERP – controls over the financial
 
135
.. i18n: accounts and access controls for groups of users. In addition to these controls you can also apply
 
136
.. i18n: all of the rights management detailed in :ref:`ch-config`.
 
137
..
 
138
 
 
139
You can carry out two types of control on Journals in Open ERP – controls over the financial
 
140
accounts and access controls for groups of users. In addition to these controls you can also apply
 
141
all of the rights management detailed in :ref:`ch-config`.
 
142
 
 
143
.. i18n: To avoid mistakes while entering accounts data, you can place conditions in the general accounts
 
144
.. i18n: about who can use a given account. To do this, you must list all the accounts or valid account types
 
145
.. i18n: in the second tab, :guilabel:`Entry Controls`. If you haven't added any accounts there, Open ERP applies no
 
146
.. i18n: restriction on data entry in the accounts or journals. If you list accounts and the types of account
 
147
.. i18n: that can be used in a journal, Open ERP prevents you from using any account not in that list. This
 
148
.. i18n: verification step starts from the moment you save the entry.
 
149
..
 
150
 
 
151
To avoid mistakes while entering accounts data, you can place conditions in the general accounts
 
152
about who can use a given account. To do this, you must list all the accounts or valid account types
 
153
in the second tab, :guilabel:`Entry Controls`. If you haven't added any accounts there, Open ERP applies no
 
154
restriction on data entry in the accounts or journals. If you list accounts and the types of account
 
155
that can be used in a journal, Open ERP prevents you from using any account not in that list. This
 
156
verification step starts from the moment you save the entry.
 
157
 
 
158
.. i18n: This functionality is useful for limiting possible data entry errors. Also, in a bank journal it's
 
159
.. i18n: possible to restrict the accounts that can be linked to a bank to classes 1 to 5. Using this you'd
 
160
.. i18n: help prevent the user from making any false entries in the journal.
 
161
..
 
162
 
 
163
This functionality is useful for limiting possible data entry errors. Also, in a bank journal it's
 
164
possible to restrict the accounts that can be linked to a bank to classes 1 to 5. Using this you'd
 
165
help prevent the user from making any false entries in the journal.
 
166
 
 
167
.. i18n: .. tip:: Control of data entry
 
168
.. i18n: 
 
169
.. i18n:        In accounting it's not a good idea to allow a data entry directly from bank account A to bank
 
170
.. i18n:        account B.
 
171
.. i18n:        If you enter a transaction from bank A to bank B the transaction will be accounted for twice.
 
172
.. i18n: 
 
173
.. i18n:        To prevent this problem, pass the transaction through intermediate account C.
 
174
.. i18n:        At the time of data entry the system checks the type of account that's accepted in the bank
 
175
.. i18n:        journal:
 
176
.. i18n:        only accounts that aren't of type Bank are accepted.
 
177
.. i18n: 
 
178
.. i18n:        If your accountant defines this control properly, non-accounting users are prevented from
 
179
.. i18n:        transferring payment from one bank to another, reducing your risks.
 
180
..
 
181
 
 
182
.. tip:: Control of data entry
 
183
 
 
184
        In accounting it's not a good idea to allow a data entry directly from bank account A to bank
 
185
        account B.
 
186
        If you enter a transaction from bank A to bank B the transaction will be accounted for twice.
 
187
 
 
188
        To prevent this problem, pass the transaction through intermediate account C.
 
189
        At the time of data entry the system checks the type of account that's accepted in the bank
 
190
        journal:
 
191
        only accounts that aren't of type Bank are accepted.
 
192
 
 
193
        If your accountant defines this control properly, non-accounting users are prevented from
 
194
        transferring payment from one bank to another, reducing your risks.
 
195
 
 
196
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
197
..
 
198
 
 
199
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
200
 
 
201
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
202
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
203
..
 
204
 
 
205
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
206
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
207
 
 
208
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
209
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
210
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the OpenERP product. It
 
211
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
212
.. i18n: .. rights of these sales.
 
213
..
 
214
 
 
215
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
216
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
217
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the OpenERP product. It
 
218
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
219
.. rights of these sales.
 
220
 
 
221
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
222
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
223
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
224
..
 
225
 
 
226
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
227
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
228
.. written authorisation for this.
 
229
 
 
230
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
231
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
232
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
233
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
234
..
 
235
 
 
236
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
237
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
238
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
239
.. printed in initial capitals.
 
240
 
 
241
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
242
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
243
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
244
..
 
245
 
 
246
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
247
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
248
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
249
 
 
250
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
251
..
 
252
 
 
253
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium