~openerp-community/openobject-doc/ksa-openobject-doc-6.0

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/ru/source/book/4/4_10_Accounts/4_10_Accounts_analytic_chart.rst

  • Committer: Don Kirkby
  • Date: 2011-02-21 20:46:11 UTC
  • mfrom: (433.1.53 openobject-doc)
  • Revision ID: donkirkby+launpd@gmail.com-20110221204611-1ykt6dmg4k3gh5dh
[MERGE] revisions 477 to 486 from the 5.0 branch.

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
 
1
 
 
2
.. i18n: .. index::
 
3
.. i18n:    pair: chart of accounts; analytic
 
4
..
 
5
 
 
6
.. index::
 
7
   pair: chart of accounts; analytic
 
8
 
 
9
.. i18n: To each enterprise [its] own analytic chart
 
10
.. i18n: ===========================================
 
11
..
 
12
 
 
13
To each enterprise [its] own analytic chart
 
14
===========================================
 
15
 
 
16
.. i18n: To illustrate analytic accounts clearly, you'll follow three use cases, each in one of three
 
17
.. i18n: different types of company:
 
18
..
 
19
 
 
20
To illustrate analytic accounts clearly, you'll follow three use cases, each in one of three
 
21
different types of company:
 
22
 
 
23
.. i18n:        #. An industrial manufacturing enterprise.
 
24
.. i18n: 
 
25
.. i18n:        #. A law firm.
 
26
.. i18n: 
 
27
.. i18n:        #. An IT services company.
 
28
..
 
29
 
 
30
        #. An industrial manufacturing enterprise.
 
31
 
 
32
        #. A law firm.
 
33
 
 
34
        #. An IT services company.
 
35
 
 
36
.. i18n: Case 1: an industrial manufacturing enterprise
 
37
.. i18n: ----------------------------------------------
 
38
..
 
39
 
 
40
Case 1: an industrial manufacturing enterprise
 
41
----------------------------------------------
 
42
 
 
43
.. i18n: In industry, you'll often find analytic charts of accounts structured into the departments and
 
44
.. i18n: products that the company itself is built on.
 
45
..
 
46
 
 
47
In industry, you'll often find analytic charts of accounts structured into the departments and
 
48
products that the company itself is built on.
 
49
 
 
50
.. i18n: So the objective is to examine the costs, sales and margins by department and by product. The first
 
51
.. i18n: level of the structure comprises the different departments and the lower levels represent the
 
52
.. i18n: product ranges that the company makes and sells.
 
53
..
 
54
 
 
55
So the objective is to examine the costs, sales and margins by department and by product. The first
 
56
level of the structure comprises the different departments and the lower levels represent the
 
57
product ranges that the company makes and sells.
 
58
 
 
59
.. i18n:        .. note::  Analytic chart of accounts for an industrial manufacturing company
 
60
.. i18n: 
 
61
.. i18n:                #. Marketing Department
 
62
.. i18n: 
 
63
.. i18n:                #. Commercial Department
 
64
.. i18n: 
 
65
.. i18n:                #. Administration Department
 
66
.. i18n: 
 
67
.. i18n:                #. Production
 
68
.. i18n: 
 
69
.. i18n:                        * Product Range 1
 
70
.. i18n: 
 
71
.. i18n:                        * Sub-groups
 
72
.. i18n: 
 
73
.. i18n:                        * Product Range 2
 
74
..
 
75
 
 
76
        .. note::  Analytic chart of accounts for an industrial manufacturing company
 
77
 
 
78
                #. Marketing Department
 
79
 
 
80
                #. Commercial Department
 
81
 
 
82
                #. Administration Department
 
83
 
 
84
                #. Production
 
85
 
 
86
                        * Product Range 1
 
87
 
 
88
                        * Sub-groups
 
89
 
 
90
                        * Product Range 2
 
91
 
 
92
.. i18n: .. index::
 
93
.. i18n:    pair: cost; allocation
 
94
..
 
95
 
 
96
.. index::
 
97
   pair: cost; allocation
 
98
 
 
99
.. i18n: In daily use it's useful to mark the analytic account on each purchase invoice. The analytic account
 
100
.. i18n: is the one to which the costs of that purchase should be allocated. When the invoice is approved it
 
101
.. i18n: will automatically generate the entries for both the general and the corresponding analytic
 
102
.. i18n: accounts. So, for each entry on the general accounts there's at least one analytic entry that
 
103
.. i18n: allocates costs to the department that incurred them.
 
104
..
 
105
 
 
106
In daily use it's useful to mark the analytic account on each purchase invoice. The analytic account
 
107
is the one to which the costs of that purchase should be allocated. When the invoice is approved it
 
108
will automatically generate the entries for both the general and the corresponding analytic
 
109
accounts. So, for each entry on the general accounts there's at least one analytic entry that
 
110
allocates costs to the department that incurred them.
 
111
 
 
112
.. i18n: Here's a possible breakdown of some general accounting entries for the example above, allocated to
 
113
.. i18n: various analytic accounts:
 
114
..
 
115
 
 
116
Here's a possible breakdown of some general accounting entries for the example above, allocated to
 
117
various analytic accounts:
 
118
 
 
119
.. i18n: .. csv-table::  Breakdown of general and analytic accounting entries (Case 1)
 
120
.. i18n:    :header: "General accounts","","","","","Analytic accounts",""
 
121
.. i18n:    :widths: 10,5,5,5,2,10,8
 
122
.. i18n: 
 
123
.. i18n:    "Title","Account","Debit","Credit","","Account","Value"
 
124
.. i18n:    "Purchase of Raw Material","600","1500","","","Production / Range 1","1 500"
 
125
.. i18n:    "Subcontractors","602","450","","","Production / Range 2","-450"
 
126
.. i18n:    "Credit Note for defective materials","600","","200","","Production / Range 1","200"
 
127
.. i18n:    "Transport charges","613","450","","","Production / Range 1","-450"
 
128
.. i18n:    "Staff costs","6201","10000","","","Marketing","-2 000"
 
129
.. i18n:    "","","","","","Commercial","-3 000"
 
130
.. i18n:    "","","","","","Administrative","-1 000"
 
131
.. i18n:    "","","","","","Production / Range 1","-2 000"
 
132
.. i18n:    "","","","","","Production / Range 2"," 2 000"
 
133
.. i18n:    "PR ","614","450","","","Marketing"," 450 "
 
134
..
 
135
 
 
136
.. csv-table::  Breakdown of general and analytic accounting entries (Case 1)
 
137
   :header: "General accounts","","","","","Analytic accounts",""
 
138
   :widths: 10,5,5,5,2,10,8
 
139
 
 
140
   "Title","Account","Debit","Credit","","Account","Value"
 
141
   "Purchase of Raw Material","600","1500","","","Production / Range 1","1 500"
 
142
   "Subcontractors","602","450","","","Production / Range 2","-450"
 
143
   "Credit Note for defective materials","600","","200","","Production / Range 1","200"
 
144
   "Transport charges","613","450","","","Production / Range 1","-450"
 
145
   "Staff costs","6201","10000","","","Marketing","-2 000"
 
146
   "","","","","","Commercial","-3 000"
 
147
   "","","","","","Administrative","-1 000"
 
148
   "","","","","","Production / Range 1","-2 000"
 
149
   "","","","","","Production / Range 2"," 2 000"
 
150
   "PR ","614","450","","","Marketing"," 450 "
 
151
 
 
152
.. i18n: The analytic representation by department enables you to investigate the costs allocated to each
 
153
.. i18n: department in the company.
 
154
..
 
155
 
 
156
The analytic representation by department enables you to investigate the costs allocated to each
 
157
department in the company.
 
158
 
 
159
.. i18n: So the analytic chart of accounts shows the distribution of the company's costs using the example
 
160
.. i18n: above:
 
161
..
 
162
 
 
163
So the analytic chart of accounts shows the distribution of the company's costs using the example
 
164
above:
 
165
 
 
166
.. i18n: .. csv-table::  Analytic chart of accounts (Case 1)
 
167
.. i18n:    :header: "Account","Total"
 
168
.. i18n:    :widths: 10, 5
 
169
.. i18n: 
 
170
.. i18n:    "Marketing Department","-2 450 "
 
171
.. i18n:    "Commercial Department","-3 000 "
 
172
.. i18n:    "Administration Department","-1 000 "
 
173
.. i18n:    "Production","-6 200 "
 
174
.. i18n:    "Product Range 1","-3 750"
 
175
.. i18n:    "Product Range 2","-2 450"
 
176
..
 
177
 
 
178
.. csv-table::  Analytic chart of accounts (Case 1)
 
179
   :header: "Account","Total"
 
180
   :widths: 10, 5
 
181
 
 
182
   "Marketing Department","-2 450 "
 
183
   "Commercial Department","-3 000 "
 
184
   "Administration Department","-1 000 "
 
185
   "Production","-6 200 "
 
186
   "Product Range 1","-3 750"
 
187
   "Product Range 2","-2 450"
 
188
 
 
189
.. i18n: In this example of a hierarchical structure in Open ERP you can analyze not only the costs of each
 
190
.. i18n: product range but also the costs of the whole of production. The balance of a summary account (
 
191
.. i18n: *Production* ) is the sum of the balances of the child accounts.
 
192
..
 
193
 
 
194
In this example of a hierarchical structure in Open ERP you can analyze not only the costs of each
 
195
product range but also the costs of the whole of production. The balance of a summary account (
 
196
*Production* ) is the sum of the balances of the child accounts.
 
197
 
 
198
.. i18n: A report that relates both general accounts and analytic accounts enables you to get a breakdown of
 
199
.. i18n: costs within a given department. An analysis of the Production / Product Range 1 department is shown
 
200
.. i18n: in this table:
 
201
..
 
202
 
 
203
A report that relates both general accounts and analytic accounts enables you to get a breakdown of
 
204
costs within a given department. An analysis of the Production / Product Range 1 department is shown
 
205
in this table:
 
206
 
 
207
.. i18n: .. csv-table:: Report merging both general and analytic accounts for a department (Case 1)
 
208
.. i18n:    :header: "Production / Product Range 1",""
 
209
.. i18n:    :widths: 10,5
 
210
.. i18n: 
 
211
.. i18n:    "General Account","Amount"
 
212
.. i18n:    "600 – Raw Materials"," 1 300"
 
213
.. i18n:    "613 – Transport charges","- 450"
 
214
.. i18n:    "6201 – Staff costs","-2 000"
 
215
.. i18n:    "Total","-3 750"
 
216
..
 
217
 
 
218
.. csv-table:: Report merging both general and analytic accounts for a department (Case 1)
 
219
   :header: "Production / Product Range 1",""
 
220
   :widths: 10,5
 
221
 
 
222
   "General Account","Amount"
 
223
   "600 – Raw Materials"," 1 300"
 
224
   "613 – Transport charges","- 450"
 
225
   "6201 – Staff costs","-2 000"
 
226
   "Total","-3 750"
 
227
 
 
228
.. i18n: The examples above are based on a breakdown of the costs of the company. Analytic allocations can be
 
229
.. i18n: just as effective for sales. That gives you the profitability (sales - costs) of different
 
230
.. i18n: departments.
 
231
..
 
232
 
 
233
The examples above are based on a breakdown of the costs of the company. Analytic allocations can be
 
234
just as effective for sales. That gives you the profitability (sales - costs) of different
 
235
departments.
 
236
 
 
237
.. i18n: .. note::  Representation by unique product range
 
238
.. i18n: 
 
239
.. i18n:        This analytic representation by department and by product range is usually used by trading
 
240
.. i18n:        companies and industries.
 
241
.. i18n: 
 
242
.. i18n:        A variant of this is not to break it down by sales and marketing departments but to assign each
 
243
.. i18n:        cost to its corresponding product range.
 
244
.. i18n:        This will give you an analysis of the profitability of each product range.
 
245
.. i18n: 
 
246
.. i18n:        Choosing one over the other depends on how you look at your marketing effort.
 
247
.. i18n:        Is it a global cost allocated in some general way or does each product range have responsibility
 
248
.. i18n:        for its own marketing costs?
 
249
..
 
250
 
 
251
.. note::  Representation by unique product range
 
252
 
 
253
        This analytic representation by department and by product range is usually used by trading
 
254
        companies and industries.
 
255
 
 
256
        A variant of this is not to break it down by sales and marketing departments but to assign each
 
257
        cost to its corresponding product range.
 
258
        This will give you an analysis of the profitability of each product range.
 
259
 
 
260
        Choosing one over the other depends on how you look at your marketing effort.
 
261
        Is it a global cost allocated in some general way or does each product range have responsibility
 
262
        for its own marketing costs?
 
263
 
 
264
.. i18n: Case 2: a law firm
 
265
.. i18n: ------------------
 
266
..
 
267
 
 
268
Case 2: a law firm
 
269
------------------
 
270
 
 
271
.. i18n: Law firms generally adopt management by case where each case represents a current client file. All
 
272
.. i18n: of the expenses and products are then attached to a given file.
 
273
..
 
274
 
 
275
Law firms generally adopt management by case where each case represents a current client file. All
 
276
of the expenses and products are then attached to a given file.
 
277
 
 
278
.. i18n: A principal preoccupation of law firms is the invoicing of hours worked and the profitability by
 
279
.. i18n: case and by employee.
 
280
..
 
281
 
 
282
A principal preoccupation of law firms is the invoicing of hours worked and the profitability by
 
283
case and by employee.
 
284
 
 
285
.. i18n: Mechanisms used for encoding the hours worked will be covered in detail in the following chapter, :ref:`ch-hr`.
 
286
.. i18n: Like most system processes, hours worked are integrated into the analytic accounting. Every time an
 
287
.. i18n: employee enters a timesheet for a number of hours, that automatically generates analytic accounts
 
288
.. i18n: corresponding to the cost of those hours in the case concerned. The hourly charge is a function of
 
289
.. i18n: the employee's salary.
 
290
..
 
291
 
 
292
Mechanisms used for encoding the hours worked will be covered in detail in the following chapter, :ref:`ch-hr`.
 
293
Like most system processes, hours worked are integrated into the analytic accounting. Every time an
 
294
employee enters a timesheet for a number of hours, that automatically generates analytic accounts
 
295
corresponding to the cost of those hours in the case concerned. The hourly charge is a function of
 
296
the employee's salary.
 
297
 
 
298
.. i18n: .. index:: 
 
299
.. i18n:    single: absences
 
300
..
 
301
 
 
302
.. index:: 
 
303
   single: absences
 
304
 
 
305
.. i18n: So a law firm will opt for an analytic representation which reflects the management of the time that
 
306
.. i18n: employees work on the different client cases.
 
307
..
 
308
 
 
309
So a law firm will opt for an analytic representation which reflects the management of the time that
 
310
employees work on the different client cases.
 
311
 
 
312
.. i18n:        .. note::  *Example Representation of an analytic chart of accounts for a law firm*
 
313
.. i18n: 
 
314
.. i18n:                #. Absences
 
315
.. i18n: 
 
316
.. i18n:                        * Paid Absences
 
317
.. i18n: 
 
318
.. i18n:                        * Unpaid Absences
 
319
.. i18n: 
 
320
.. i18n:                #. Internal Projects
 
321
.. i18n: 
 
322
.. i18n:                        * Administrative
 
323
.. i18n: 
 
324
.. i18n:                        * Others
 
325
.. i18n: 
 
326
.. i18n:                #. Client cases
 
327
.. i18n: 
 
328
.. i18n:                        * Client 1
 
329
.. i18n: 
 
330
.. i18n:                        * Case 1.1
 
331
.. i18n: 
 
332
.. i18n:                        * Case 1.2
 
333
.. i18n: 
 
334
.. i18n:                        * Client 2
 
335
.. i18n: 
 
336
.. i18n:                        * Case 2.1
 
337
..
 
338
 
 
339
        .. note::  *Example Representation of an analytic chart of accounts for a law firm*
 
340
 
 
341
                #. Absences
 
342
 
 
343
                        * Paid Absences
 
344
 
 
345
                        * Unpaid Absences
 
346
 
 
347
                #. Internal Projects
 
348
 
 
349
                        * Administrative
 
350
 
 
351
                        * Others
 
352
 
 
353
                #. Client cases
 
354
 
 
355
                        * Client 1
 
356
 
 
357
                        * Case 1.1
 
358
 
 
359
                        * Case 1.2
 
360
 
 
361
                        * Client 2
 
362
 
 
363
                        * Case 2.1
 
364
 
 
365
.. i18n: All expenses and sales are then attached to a case. This gives the profitability of each case and,
 
366
.. i18n: at a consolidated level, of each client.
 
367
..
 
368
 
 
369
All expenses and sales are then attached to a case. This gives the profitability of each case and,
 
370
at a consolidated level, of each client.
 
371
 
 
372
.. i18n: Billing for the different cases is a bit unusual. The cases don't match any entry on the general
 
373
.. i18n: account and nor do they come from purchase or sale invoices. They're represented by the various
 
374
.. i18n: analytic operations and don't have exact counterparts in the general accounts. They're calculated on
 
375
.. i18n: the basis of the hourly cost per employee. These entries are automatically created on billing
 
376
.. i18n: worksheets.
 
377
..
 
378
 
 
379
Billing for the different cases is a bit unusual. The cases don't match any entry on the general
 
380
account and nor do they come from purchase or sale invoices. They're represented by the various
 
381
analytic operations and don't have exact counterparts in the general accounts. They're calculated on
 
382
the basis of the hourly cost per employee. These entries are automatically created on billing
 
383
worksheets.
 
384
 
 
385
.. i18n: At the end of the month when you pay salaries and benefits, you integrate them into the general
 
386
.. i18n: accounts but not in the analytic accounts, because they've already been accounted for in billing
 
387
.. i18n: each account. A report that relates data from the analytic and general accounts then lets you
 
388
.. i18n: compare the totals, so you can readjust your estimates of hourly cost per employee depending on the
 
389
.. i18n: time actually worked.
 
390
..
 
391
 
 
392
At the end of the month when you pay salaries and benefits, you integrate them into the general
 
393
accounts but not in the analytic accounts, because they've already been accounted for in billing
 
394
each account. A report that relates data from the analytic and general accounts then lets you
 
395
compare the totals, so you can readjust your estimates of hourly cost per employee depending on the
 
396
time actually worked.
 
397
 
 
398
.. i18n: The following table gives an example of different analytic entries that you can find for your
 
399
.. i18n: analytic account:
 
400
..
 
401
 
 
402
The following table gives an example of different analytic entries that you can find for your
 
403
analytic account:
 
404
 
 
405
.. i18n: .. csv-table:: Analytic entries for the account chart (Case 2)
 
406
.. i18n:    :header: "Title","Account","Amount","","General Account","Debit","Credit"
 
407
.. i18n:    :widths: 15, 10, 8 ,2,15 ,8,8
 
408
.. i18n: 
 
409
.. i18n:    "Study the file (1 h)","Case 1.1","-15","","","",""
 
410
.. i18n:    "Search for information (3 h)","Case 1.1","-45","","","",""
 
411
.. i18n:    "Consultation (4 h)","Case 2.1","-60","","","",""
 
412
.. i18n:    "Service charges","Case 1.1","280","","705 – Billing services","","280"
 
413
.. i18n:    "Stationery purchase","Administrative","-42","","601 – Furniture purchase","42",""
 
414
.. i18n:    "Fuel Cost -Client trip","Case 1.1","-35","","613 – Transports","35",""
 
415
.. i18n:    "Staff salaries","","","","6201 – Salaries","","3 000"
 
416
..
 
417
 
 
418
.. csv-table:: Analytic entries for the account chart (Case 2)
 
419
   :header: "Title","Account","Amount","","General Account","Debit","Credit"
 
420
   :widths: 15, 10, 8 ,2,15 ,8,8
 
421
 
 
422
   "Study the file (1 h)","Case 1.1","-15","","","",""
 
423
   "Search for information (3 h)","Case 1.1","-45","","","",""
 
424
   "Consultation (4 h)","Case 2.1","-60","","","",""
 
425
   "Service charges","Case 1.1","280","","705 – Billing services","","280"
 
426
   "Stationery purchase","Administrative","-42","","601 – Furniture purchase","42",""
 
427
   "Fuel Cost -Client trip","Case 1.1","-35","","613 – Transports","35",""
 
428
   "Staff salaries","","","","6201 – Salaries","","3 000"
 
429
 
 
430
.. i18n: You'll see that it allows you to make a detailed study of the profitability of different
 
431
.. i18n: transactions. In this example the cost of Case 1.1 is 95.00 (the sum of the analytic costs of
 
432
.. i18n: studying the files, searching for information and service charges), but has been invoiced for
 
433
.. i18n: 280.00, which gives you a gross profit of 185.00.
 
434
..
 
435
 
 
436
You'll see that it allows you to make a detailed study of the profitability of different
 
437
transactions. In this example the cost of Case 1.1 is 95.00 (the sum of the analytic costs of
 
438
studying the files, searching for information and service charges), but has been invoiced for
 
439
280.00, which gives you a gross profit of 185.00.
 
440
 
 
441
.. i18n: But an interest in analytical accounts isn't limited to a simple analysis of the profitability of
 
442
.. i18n: different cases.
 
443
..
 
444
 
 
445
But an interest in analytical accounts isn't limited to a simple analysis of the profitability of
 
446
different cases.
 
447
 
 
448
.. i18n: This same data can be used for automatic recharging of the services to the client at the end of the
 
449
.. i18n: month. To invoice clients just take the analytic costs in that month and apply a selling price
 
450
.. i18n: factor to generate the invoice. Invoicing mechanisms for this are explained in greater detail in
 
451
.. i18n: :ref:`ch-services`. If the client requires details of the services used on the case, you can then print the
 
452
.. i18n: service entries in the analytic account for this case.
 
453
..
 
454
 
 
455
This same data can be used for automatic recharging of the services to the client at the end of the
 
456
month. To invoice clients just take the analytic costs in that month and apply a selling price
 
457
factor to generate the invoice. Invoicing mechanisms for this are explained in greater detail in
 
458
:ref:`ch-services`. If the client requires details of the services used on the case, you can then print the
 
459
service entries in the analytic account for this case.
 
460
 
 
461
.. i18n: .. tip:: Invoicing analytic costs
 
462
.. i18n: 
 
463
.. i18n:        Most software that manages billing enables you to recharge for hours worked.
 
464
.. i18n:        In Open ERP these services are automatically represented by analytic costs.
 
465
.. i18n:        But many other Open ERP documents can also generate analytic costs, such as credit notes and
 
466
.. i18n:        purchases of goods.
 
467
.. i18n: 
 
468
.. i18n:        So when you invoice the client at the end of the month it's possible for you to include all the
 
469
.. i18n:        analytic costs,
 
470
.. i18n:        not just the hours worked. So, for example you can easily recharge the whole cost of your journeys
 
471
.. i18n:        to the client.
 
472
..
 
473
 
 
474
.. tip:: Invoicing analytic costs
 
475
 
 
476
        Most software that manages billing enables you to recharge for hours worked.
 
477
        In Open ERP these services are automatically represented by analytic costs.
 
478
        But many other Open ERP documents can also generate analytic costs, such as credit notes and
 
479
        purchases of goods.
 
480
 
 
481
        So when you invoice the client at the end of the month it's possible for you to include all the
 
482
        analytic costs,
 
483
        not just the hours worked. So, for example you can easily recharge the whole cost of your journeys
 
484
        to the client.
 
485
 
 
486
.. i18n: Case 3 : An IT Services Company
 
487
.. i18n: -------------------------------
 
488
..
 
489
 
 
490
Case 3 : An IT Services Company
 
491
-------------------------------
 
492
 
 
493
.. i18n: Most IT services companies face the following problems:
 
494
..
 
495
 
 
496
Most IT services companies face the following problems:
 
497
 
 
498
.. i18n: * project planning,
 
499
.. i18n: 
 
500
.. i18n: * invoicing, profitability and financial follow-up of projects,
 
501
.. i18n: 
 
502
.. i18n: * managing support contracts.
 
503
..
 
504
 
 
505
* project planning,
 
506
 
 
507
* invoicing, profitability and financial follow-up of projects,
 
508
 
 
509
* managing support contracts.
 
510
 
 
511
.. i18n: To deal with these problems you'd use an analytic chart of accounts structured by project and by
 
512
.. i18n: contract. A representation of that is given in the following example.
 
513
..
 
514
 
 
515
To deal with these problems you'd use an analytic chart of accounts structured by project and by
 
516
contract. A representation of that is given in the following example.
 
517
 
 
518
.. i18n:        .. note::  *Example Analytic representation of a chart of accounts for an IT Services company*
 
519
.. i18n: 
 
520
.. i18n:                #. Internal Projects
 
521
.. i18n: 
 
522
.. i18n:                        * Administrative and Commercial
 
523
.. i18n: 
 
524
.. i18n:                        * Research and Development
 
525
.. i18n: 
 
526
.. i18n:                #. Client Projects
 
527
.. i18n: 
 
528
.. i18n:                        * Client 1
 
529
.. i18n: 
 
530
.. i18n:                        * Project 1.1
 
531
.. i18n: 
 
532
.. i18n:                        * Project 1.2
 
533
.. i18n: 
 
534
.. i18n:                        * Client 2
 
535
.. i18n: 
 
536
.. i18n:                        * Project 2.1
 
537
.. i18n: 
 
538
.. i18n:                        * Project 2.2
 
539
.. i18n: 
 
540
.. i18n:                #. Support Contracts – 20h
 
541
.. i18n: 
 
542
.. i18n:                        * Customer X
 
543
.. i18n: 
 
544
.. i18n:                        * Customer Y
 
545
..
 
546
 
 
547
        .. note::  *Example Analytic representation of a chart of accounts for an IT Services company*
 
548
 
 
549
                #. Internal Projects
 
550
 
 
551
                        * Administrative and Commercial
 
552
 
 
553
                        * Research and Development
 
554
 
 
555
                #. Client Projects
 
556
 
 
557
                        * Client 1
 
558
 
 
559
                        * Project 1.1
 
560
 
 
561
                        * Project 1.2
 
562
 
 
563
                        * Client 2
 
564
 
 
565
                        * Project 2.1
 
566
 
 
567
                        * Project 2.2
 
568
 
 
569
                #. Support Contracts – 20h
 
570
 
 
571
                        * Customer X
 
572
 
 
573
                        * Customer Y
 
574
 
 
575
.. i18n: The management of services, expenditures and sales is similar to that presented above for lawyers.
 
576
.. i18n: Invoicing and the study of profitability are also similar.
 
577
..
 
578
 
 
579
The management of services, expenditures and sales is similar to that presented above for lawyers.
 
580
Invoicing and the study of profitability are also similar.
 
581
 
 
582
.. i18n: But now look at support contracts. These contracts are usually limited to a prepaid number of hours.
 
583
.. i18n: Each service posted in the analytic accounts shows the remaining available hours of support. For the
 
584
.. i18n: management of support contracts you'd use the quantities and not the amounts in the analytic
 
585
.. i18n: entries.
 
586
..
 
587
 
 
588
But now look at support contracts. These contracts are usually limited to a prepaid number of hours.
 
589
Each service posted in the analytic accounts shows the remaining available hours of support. For the
 
590
management of support contracts you'd use the quantities and not the amounts in the analytic
 
591
entries.
 
592
 
 
593
.. i18n: In Open ERP each analytic line lists the number of units sold or used, as well as what you'd
 
594
.. i18n: usually find there – the amount in currency units (USD or GBP, or whatever other choice you make).
 
595
.. i18n: So you can sum the quantities sold and used on each analytic account to determine whether any hours
 
596
.. i18n: of the support contract remain.
 
597
..
 
598
 
 
599
In Open ERP each analytic line lists the number of units sold or used, as well as what you'd
 
600
usually find there – the amount in currency units (USD or GBP, or whatever other choice you make).
 
601
So you can sum the quantities sold and used on each analytic account to determine whether any hours
 
602
of the support contract remain.
 
603
 
 
604
.. i18n: .. index::
 
605
.. i18n:    pair: cost; allocation
 
606
..
 
607
 
 
608
.. index::
 
609
   pair: cost; allocation
 
610
 
 
611
.. i18n: To differentiate services from other costs in the analytic account you use the concept of the
 
612
.. i18n: analytic journal. Analytic entries are then allocated into the different journals:
 
613
..
 
614
 
 
615
To differentiate services from other costs in the analytic account you use the concept of the
 
616
analytic journal. Analytic entries are then allocated into the different journals:
 
617
 
 
618
.. i18n: * service journal,
 
619
.. i18n: 
 
620
.. i18n: * expense journal,
 
621
.. i18n: 
 
622
.. i18n: * sales journal,
 
623
.. i18n: 
 
624
.. i18n: * purchase journal.
 
625
..
 
626
 
 
627
* service journal,
 
628
 
 
629
* expense journal,
 
630
 
 
631
* sales journal,
 
632
 
 
633
* purchase journal.
 
634
 
 
635
.. i18n: So to obtain the detailed breakdown of a support contract you only have to look at the service
 
636
.. i18n: journal for the analytic account corresponding to the contract in question.
 
637
..
 
638
 
 
639
So to obtain the detailed breakdown of a support contract you only have to look at the service
 
640
journal for the analytic account corresponding to the contract in question.
 
641
 
 
642
.. i18n: Finally, the analytic account can be used to forecast future needs. For example, monthly planning of
 
643
.. i18n: staff on different projects can be seen as an analytic budget limited to the service journal.
 
644
.. i18n: Accounting entries are expressed in quantities (such as number of hours, and numbers of products)
 
645
.. i18n: and in amounts in units of currency (USD or GBP perhaps).
 
646
..
 
647
 
 
648
Finally, the analytic account can be used to forecast future needs. For example, monthly planning of
 
649
staff on different projects can be seen as an analytic budget limited to the service journal.
 
650
Accounting entries are expressed in quantities (such as number of hours, and numbers of products)
 
651
and in amounts in units of currency (USD or GBP perhaps).
 
652
 
 
653
.. i18n: So you can set up planning on the basis just of quantities. Analyzing the analytic budget enables
 
654
.. i18n: you to compare the budget (that is, your plan) to the services actually carried out by month end.
 
655
..
 
656
 
 
657
So you can set up planning on the basis just of quantities. Analyzing the analytic budget enables
 
658
you to compare the budget (that is, your plan) to the services actually carried out by month end.
 
659
 
 
660
.. i18n: .. tip:: Cash Budgets
 
661
.. i18n: 
 
662
.. i18n:        Problems of cash management are amongst the main difficulties encountered by small growing
 
663
.. i18n:        businesses.
 
664
.. i18n:        It's really difficult to predict the amount of cash that will be available when a company is young
 
665
.. i18n:        and rapidly growing.
 
666
.. i18n: 
 
667
.. i18n:        If the company adopts management by case, then staff planning can be represented on the analytic
 
668
.. i18n:        accounts report, as you have seen.
 
669
.. i18n: 
 
670
.. i18n:        But since you know your selling price for each of the different projects,
 
671
.. i18n:        you can see that it's easy to use the plan in the analytic accounts
 
672
.. i18n:        to more precisely forecast the amounts that you'll invoice in the coming months.
 
673
..
 
674
 
 
675
.. tip:: Cash Budgets
 
676
 
 
677
        Problems of cash management are amongst the main difficulties encountered by small growing
 
678
        businesses.
 
679
        It's really difficult to predict the amount of cash that will be available when a company is young
 
680
        and rapidly growing.
 
681
 
 
682
        If the company adopts management by case, then staff planning can be represented on the analytic
 
683
        accounts report, as you have seen.
 
684
 
 
685
        But since you know your selling price for each of the different projects,
 
686
        you can see that it's easy to use the plan in the analytic accounts
 
687
        to more precisely forecast the amounts that you'll invoice in the coming months.
 
688
 
 
689
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
690
..
 
691
 
 
692
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
693
 
 
694
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
695
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
696
..
 
697
 
 
698
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
699
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
700
 
 
701
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
702
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
703
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the OpenERP product. It
 
704
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
705
.. i18n: .. rights of these sales.
 
706
..
 
707
 
 
708
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
709
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
710
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the OpenERP product. It
 
711
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
712
.. rights of these sales.
 
713
 
 
714
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
715
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
716
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
717
..
 
718
 
 
719
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
720
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
721
.. written authorisation for this.
 
722
 
 
723
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
724
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
725
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
726
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
727
..
 
728
 
 
729
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
730
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
731
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
732
.. printed in initial capitals.
 
733
 
 
734
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
735
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
736
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
737
..
 
738
 
 
739
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
740
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
741
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
742
 
 
743
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
744
..
 
745
 
 
746
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium