← Back to branch summary

~openerp-community/openobject-doc/ksa-openobject-doc-6.0

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/ru/source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_importance.rst

  • Committer: Don Kirkby
  • Date: 2011-02-21 20:46:11 UTC
  • mfrom: (433.1.53 openobject-doc)
  • Revision ID: donkirkby+launpd@gmail.com-20110221204611-1ykt6dmg4k3gh5dh
[MERGE] revisions 477 to 486 from the 5.0 branch.

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/ru/source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_importance.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: The importance of good document management
 
3
.. i18n: ==========================================
 
4
..
 
5
 
 
6
The importance of good document management
 
7
==========================================
 
8
 
 
9
.. i18n: Globalization means that workplaces are ever more geographically dispersed. This means that
 
10
.. i18n: documents are also used more than ever by people in several
 
11
.. i18n: countries and continents for communicating and collaborating.
 
12
..
 
13
 
 
14
Globalization means that workplaces are ever more geographically dispersed. This means that
 
15
documents are also used more than ever by people in several
 
16
countries and continents for communicating and collaborating.
 
17
 
 
18
.. i18n: You'll see communication problems even between employees in the same office because they don't have
 
19
.. i18n: easy access to the documents that they need. You find some documents kept by someone in the accounts
 
20
.. i18n: office, shared directories that serve everybody, some documents in paper form, others in electronic
 
21
.. i18n: form – quite a free-for-all.
 
22
..
 
23
 
 
24
You'll see communication problems even between employees in the same office because they don't have
 
25
easy access to the documents that they need. You find some documents kept by someone in the accounts
 
26
office, shared directories that serve everybody, some documents in paper form, others in electronic
 
27
form – quite a free-for-all.
 
28
 
 
29
.. i18n: An explosion in the number of documents that a company needs doesn't help. If their storage and
 
30
.. i18n: indexation are badly organized, these documents become useless because they're almost impossible to
 
31
.. i18n: find.
 
32
..
 
33
 
 
34
An explosion in the number of documents that a company needs doesn't help. If their storage and
 
35
indexation are badly organized, these documents become useless because they're almost impossible to
 
36
find.
 
37
 
 
38
.. i18n: The results of poor document management can lead to a significant loss of time. Ask yourself how
 
39
.. i18n: often you find yourself looking for:
 
40
..
 
41
 
 
42
The results of poor document management can lead to a significant loss of time. Ask yourself how
 
43
often you find yourself looking for:
 
44
 
 
45
.. i18n: * A supplier catalogue that's been sent to a purchasing manager,
 
46
.. i18n: 
 
47
.. i18n: * A customer contract signed several months ago,
 
48
.. i18n: 
 
49
.. i18n: * The final set of Terms and Conditions offered to a specific customer,
 
50
.. i18n: 
 
51
.. i18n: * The documents required for employing a new member of staff,
 
52
.. i18n: 
 
53
.. i18n: * An order confirmation sent by a customer to one of your salespeople or, perhaps even more common
 
54
.. i18n:   when the relevant salesperson has gone on vacation, if you ever received such an order confirmation,
 
55
.. i18n: 
 
56
.. i18n: * A procedure from your quality manual if there's been a process fault,
 
57
.. i18n: 
 
58
.. i18n: * An email which was sent to one of your colleagues,
 
59
.. i18n: 
 
60
.. i18n: * A document that you need to be a template for a specific type of contract,
 
61
.. i18n: 
 
62
.. i18n: * A complete history of communications between yourselves and a supplier about a given contract.
 
63
..
 
64
 
 
65
* A supplier catalogue that's been sent to a purchasing manager,
 
66
 
 
67
* A customer contract signed several months ago,
 
68
 
 
69
* The final set of Terms and Conditions offered to a specific customer,
 
70
 
 
71
* The documents required for employing a new member of staff,
 
72
 
 
73
* An order confirmation sent by a customer to one of your salespeople or, perhaps even more common
 
74
  when the relevant salesperson has gone on vacation, if you ever received such an order confirmation,
 
75
 
 
76
* A procedure from your quality manual if there's been a process fault,
 
77
 
 
78
* An email which was sent to one of your colleagues,
 
79
 
 
80
* A document that you need to be a template for a specific type of contract,
 
81
 
 
82
* A complete history of communications between yourselves and a supplier about a given contract.
 
83
 
 
84
.. i18n: Even worse than the loss of time, perhaps, the lack of good document management is bad for the
 
85
.. i18n: quality of your organization and the service provided by your company. In such a company it's likely
 
86
.. i18n: that:
 
87
..
 
88
 
 
89
Even worse than the loss of time, perhaps, the lack of good document management is bad for the
 
90
quality of your organization and the service provided by your company. In such a company it's likely
 
91
that:
 
92
 
 
93
.. i18n: * sets of documents don't follow a standard layout,
 
94
.. i18n: 
 
95
.. i18n: * all the salespeople prepare quotations in their own way and gradually change the way they do it
 
96
.. i18n:   for themselves but not for the group,
 
97
.. i18n: 
 
98
.. i18n: * a correction to a type of contract stays with a small group of people and doesn't percolate back
 
99
.. i18n:   into the rest of the company to benefit other users,
 
100
.. i18n: 
 
101
.. i18n: * version management is chaotic or even non-existent.
 
102
..
 
103
 
 
104
* sets of documents don't follow a standard layout,
 
105
 
 
106
* all the salespeople prepare quotations in their own way and gradually change the way they do it
 
107
  for themselves but not for the group,
 
108
 
 
109
* a correction to a type of contract stays with a small group of people and doesn't percolate back
 
110
  into the rest of the company to benefit other users,
 
111
 
 
112
* version management is chaotic or even non-existent.
 
113
 
 
114
.. i18n: So a good integrated document management system can be a powerful tool to help in day-to-day company
 
115
.. i18n: management. With it you could also easily:
 
116
..
 
117
 
 
118
So a good integrated document management system can be a powerful tool to help in day-to-day company
 
119
management. With it you could also easily:
 
120
 
 
121
.. i18n: * Continue the work started by a colleague if she's gone on vacation, and respond to her customers
 
122
.. i18n:   if needed,
 
123
.. i18n: 
 
124
.. i18n: * Get hold of examples of all document types with just a few clicks, so that you can follow company
 
125
.. i18n:   standards in such areas as order confirmation, price requests, meeting minutes, customer
 
126
.. i18n:   deliverables, contract examples, and models for faxes and letters,
 
127
.. i18n: 
 
128
.. i18n: * Retrieve procedures and other associated documents if you don't know how to do a certain task –
 
129
.. i18n:   such as things you should do when hiring a new employee, organizing a conference, or how to
 
130
.. i18n:   structure meeting minutes,
 
131
.. i18n: 
 
132
.. i18n: * Very easily reuse work done by a colleague to meet similar needs and build on all the individual
 
133
.. i18n:   work done in your own company,
 
134
.. i18n: 
 
135
.. i18n: * Find all the orders for a customer or from a supplier in just a few seconds to answer questions or
 
136
.. i18n:   two continue a discussion when the initial contact point in your company is not available,
 
137
.. i18n: 
 
138
.. i18n: * Build on your working methods and enable your colleagues to benefit from each improvement in a
 
139
.. i18n:   document type or a procedure.
 
140
..
 
141
 
 
142
* Continue the work started by a colleague if she's gone on vacation, and respond to her customers
 
143
  if needed,
 
144
 
 
145
* Get hold of examples of all document types with just a few clicks, so that you can follow company
 
146
  standards in such areas as order confirmation, price requests, meeting minutes, customer
 
147
  deliverables, contract examples, and models for faxes and letters,
 
148
 
 
149
* Retrieve procedures and other associated documents if you don't know how to do a certain task –
 
150
  such as things you should do when hiring a new employee, organizing a conference, or how to
 
151
  structure meeting minutes,
 
152
 
 
153
* Very easily reuse work done by a colleague to meet similar needs and build on all the individual
 
154
  work done in your own company,
 
155
 
 
156
* Find all the orders for a customer or from a supplier in just a few seconds to answer questions or
 
157
  two continue a discussion when the initial contact point in your company is not available,
 
158
 
 
159
* Build on your working methods and enable your colleagues to benefit from each improvement in a
 
160
  document type or a procedure.
 
161
 
 
162
.. i18n: From these examples you can see the importance of a good document management system, and what it
 
163
.. i18n: might contribute to the improvement of productivity and the quality of the output from each
 
164
.. i18n: employee.
 
165
..
 
166
 
 
167
From these examples you can see the importance of a good document management system, and what it
 
168
might contribute to the improvement of productivity and the quality of the output from each
 
169
employee.
 
170
 
 
171
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
172
..
 
173
 
 
174
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
175
 
 
176
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
177
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
178
..
 
179
 
 
180
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
181
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
182
 
 
183
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
184
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
185
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the OpenERP product. It
 
186
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
187
.. i18n: .. rights of these sales.
 
188
..
 
189
 
 
190
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
191
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
192
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the OpenERP product. It
 
193
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
194
.. rights of these sales.
 
195
 
 
196
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
197
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
198
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
199
..
 
200
 
 
201
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
202
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
203
.. written authorisation for this.
 
204
 
 
205
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
206
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
207
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
208
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
209
..
 
210
 
 
211
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
212
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
213
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
214
.. printed in initial capitals.
 
215
 
 
216
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
217
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
218
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
219
..
 
220
 
 
221
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
222
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
223
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
224
 
 
225
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
226
..
 
227
 
 
228
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium