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Viewing changes to source/book/2/2_4_Leads/2_4_Leads.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-19 19:02:35 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090719190235-fu3bxcrbpvwuk5h7
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source/book/2/2_4_Leads/2_4_Leads.rst
 
1
 
 
2
Leads
 
3
=====
 
4
 
 
5
A lead represents a potential customer or a possible future business or sales opportunity. They
 
6
aren't usually qualified yet and they aren't yet assigned to an individual person for following up.
 
7
When a lead needs to be followed up, it's converted to a partner and/or a sales opportunity.
 
8
 
 
9
For example, the following events could result in the creation of one or several leads:
 
10
 
 
11
* A business card from a prospective customer met briefly at an exhibition: you must contact him
 
12
  again to qualify the lead and to know if there is any possibility of a key sales opportunity,
 
13
 
 
14
* A database of potential customers in a given sector and region. The potential customers must be
 
15
  contacted again individually or using a mass mailing to determine which contacts need to be followed
 
16
  up,
 
17
 
 
18
* A contact that you've been given by a friend. You must then qualify it before starting to assign a
 
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  salesperson to the contact,
 
20
 
 
21
* A form completed on your website directly integrated into Open ERP. Before converting the form
 
22
  into a sale proposition or opportunity, you should read and handle the person's request.
 
23
 
 
24
    .. note:: Separation of sales services
 
25
 
 
26
        In companies of a certain type, you often distinguish between the sales department and the
 
27
        presales department.
 
28
        The role of the presales department is to acquire and qualify new leads,
 
29
        and the role of the sales department is to crystallize the sales opportunities or work with
 
30
        existing customers.
 
31
 
 
32
System users in the pre-sales department will usually work on leads. Once these leads are
 
33
converted into customers or sales opportunities the sales department pays individual attention to
 
34
each opportunity.
 
35
 
 
36
Entering prospects into the system
 
37
----------------------------------
 
38
 
 
39
New prospects are usually entered as a lead in the system. This means that you don't create a
 
40
partner form or sales opportunity until you have qualified whether the lead is interesting or not.
 
41
If the new contact is indeed interesting you then enter the data on into a partner form and,
 
42
eventually, a sales opportunity.
 
43
 
 
44
To enter a lead manually use the menu :menuselection:`CRM & SRM --> Sales --> Leads --> New Lead`. A
 
45
form opens to let you enter data about this new contact.
 
46
 
 
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.. figure:: images/crm_lead_new.png
 
48
   :scale: 50
 
49
   :align: center
 
50
 
 
51
   *Creating a new lead*
 
52
 
 
53
Leads have a status that depends on the qualification work that's been carried out:
 
54
 
 
55
* ``Draft`` : the lead data has been entered, any work has not yet been done and a salesperson has not
 
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  yet been assigned to the request,
 
57
 
 
58
* ``Open`` : the lead is being handled,
 
59
 
 
60
* ``Closed`` : the lead has been converted into a partner and/or a sales opportunity,
 
61
 
 
62
* ``Waiting`` : the lead is waiting for a response from the customer,
 
63
 
 
64
* ``Cancelled`` : the lead has been cancelled because the salesperson has decided that it's not worth
 
65
  following up.
 
66
 
 
67
When a new lead has been created it's automatically put into the open state.
 
68
 
 
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You can also import a huge list of leads. That's useful if you've bought a database of
 
70
potential prospects and you want to load them all into the system to handle them all at the same time.
 
71
 
 
72
To do that you should start with a list of leads in CSV format. If your prospects are provided in
 
73
another format it's easy to convert them to the CSV format using Microsoft Excel or OpenOffice Calc.
 
74
Open the leads list using the menu :menuselection:`CRM & SRM --> Sales -> Leads -> My Leads`. At
 
75
the bottom of the list click on the :guilabel:`Import` link. Open ERP opens a form for importing the
 
76
data.
 
77
 
 
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.. figure:: images/crm_lead_import.png
 
79
   :scale: 50
 
80
   :align: center
 
81
 
 
82
   *Importing leads into the system*
 
83
 
 
84
You then define which columns are present in your CSV file in the correct order. Then select your file
 
85
and click on :guilabel:`Import`. Check in the chapter about system administration, :ref:`ch-config`, for more
 
86
information on import and export.
 
87
 
 
88
.. tip:: Various Imports
 
89
 
 
90
    Importing and Exporting data in Open ERP is a generic function available to all resources.
 
91
    So you can import and export such lists as partners, sales opportunities, accounting entries,
 
92
    products and pricelists.
 
93
 
 
94
There are other methods of importing leads automatically or semi-automatically:
 
95
 
 
96
* Using the Outlook or Thunderbird plugin to insert new leads directly from an email client after a
 
97
  salesperson sees promising emails,
 
98
 
 
99
* Using the email gateway for each incoming email from a certain address (such as
 
100
  info@mycompany.com) creating a lead automatically from the contents of the email,
 
101
 
 
102
* Using Open ERP's XML-RPC web-services to connect to a form on your website.
 
103
 
 
104
These different methods are described in the next CRM chapter, :ref:`ch-crm`.
 
105
 
 
106
Organizing leads
 
107
----------------
 
108
 
 
109
To help the users organize and handle leads efficiently, Open ERP provides several menus in the CRM
 
110
system that can be used depending on the needs of each:
 
111
 
 
112
* :menuselection:`Leads --> New Lead` opens an entry form directly onto a new lead. This menu can
 
113
  usefully be put into your shortcuts,
 
114
 
 
115
* :menuselection:`Leads --> My Leads` gives a list of all the leads (both open and not) which you're
 
116
  linked to,
 
117
 
 
118
* :menuselection:`Leads --> My Leads --> My Current Leads` gives a list of all your leads that you
 
119
  still need to handle (your open, draft and waiting leads),
 
120
 
 
121
* :menuselection:`Leads --> My Leads --> My Current Leads --> My Pending Leads` gives a list of all your
 
122
  leads that that are still waiting for a customer response. This enables you to check periodically on
 
123
  your work to do,
 
124
 
 
125
* :menuselection:`Leads --> All Leads` is a list of all the leads assigned to different salespeople.
 
126
  This menu as those beneath it are used by managers to check on each person's work.
 
127
 
 
128
.. figure:: images/crm_leads_list.png
 
129
   :scale: 50
 
130
   :align: center
 
131
 
 
132
   *List of leads to be handled*
 
133
 
 
134
Leads are prioritized. Salespeople should ideally start at the top of the list. They then open a
 
135
form to describe the lead. At this stage they contact the suspected customer by email or phone and enter the
 
136
result of the contact on the lead form.
 
137
 
 
138
They can then change the status of the lead to a state that depends on the response from the
 
139
suspect:
 
140
 
 
141
* ``Cancelled`` : not to be followed as a lead,
 
142
 
 
143
* ``Waiting`` : waiting for a response from the suspect.
 
144
 
 
145
Converting leads into customers or opportunities
 
146
------------------------------------------------
 
147
 
 
148
If a lead is interesting you convert it into a partner in the system. To do that, push the button
 
149
:guilabel:`Convert to Partner`. Open ERP opens a partner form with the information from the lead entered
 
150
into it. At this stage you can add more information such as the exact partner address and the
 
151
contact details.
 
152
 
 
153
The created partner is automatically attached to the lead, which enables you to keep complete
 
154
traceability from the lead. To do that look at the second tab in the lead :guilabel:`History`.
 
155
 
 
156
If the salesperson thinks that there is a real opportunity with the lead, following the contact, he
 
157
can convert it into a sales opportunity using the button :guilabel:`Convert to Opportunity`. Open ERP then
 
158
opens a window asking the title of the opportunity, the estimated revenue and the percentage success
 
159
of converting to a sale.
 
160
 
 
161
.. figure:: images/crm_lead_convert.png
 
162
   :scale: 50
 
163
   :align: center
 
164
 
 
165
   *Converting a lead into a sales opportunity*
 
166
 
 
167
Some companies have more advanced processes for the qualification of a lead. They pass through
 
168
several steps, such as first call, renewing contact, waiting for a verbal agreement. You can then
 
169
use the field :guilabel:`Step` that is found up to the right of the lead definition. To move it
 
170
automatically through the next step, you can use the button that looks like a right arrow.
 
171
 
 
172
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
173
 
 
174
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
175
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
176
 
 
177
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
178
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
179
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
180
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
181
.. rights of these sales.
 
182
 
 
183
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
184
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
185
.. written authorisation for this.
 
186
 
 
187
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
188
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
189
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
190
.. printed in initial capitals.
 
191
 
 
192
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
193
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
194
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
195
 
 
196
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
197