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Viewing changes to source/book/3/3_8/managing_accounts.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-19 19:02:35 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090719190235-fu3bxcrbpvwuk5h7
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source/book/3/3_8/managing_accounts.rst
1
 
 
2
 
.. index::
3
 
   single: payable
4
 
   single: receivable
5
 
   single: creditor
6
 
   single: debtor
7
 
 
8
 
Managing accounts payable / creditors and accounts receivable / debtors
9
 
=======================================================================
10
 
 
11
 
Open ERP provides many tools for managing customer and supplier accounts. You'll see here:
12
 
 
13
 
* financial analysis of partners, to understand the reports that enable you to carry out an analysis
14
 
  of all of your partners,
15
 
 
16
 
* multi-level reminders, which is an automatic system for preparing reminder letters or emails when
17
 
  invoices remain unpaid,
18
 
 
19
 
* detailed analysis of individual partners.
20
 
 
21
 
Financial analysis of partners
22
 
------------------------------
23
 
 
24
 
.. index::
25
 
   single: module; board_account
26
 
   pair: dashboard; accounting
27
 
 
28
 
When members of your accounts department sign on to the Open ERP system, they can immediately be
29
 
presented with the :guilabel:`Accounting Dashboard`. By default it contains a useful graph for analyzing
30
 
Receivables. To get access to it, install the module :mod:`board_account`. Then look at it using
31
 
the menu :menuselection:`Dashboards --> Accounting --> Accounting Dashboard`.
32
 
 
33
 
.. figure::  images/account _board.png
34
 
   :scale: 50
35
 
   :align: center
36
 
 
37
 
   *Accounting Dashboard*
38
 
 
39
 
.. index:: balance; aged
40
 
 
41
 
In the dashboard, the graph at the right entitled :guilabel:`Aged Receivables` represents your
42
 
receivables week by week. That shows you at a glance the cumulative amount of your customer debtors
43
 
by week.
44
 
 
45
 
All of Open ERP's graphs are dynamic. So you can, for example, filter the data by clicking
46
 
:guilabel:`Zoom` and then :guilabel:`Filter` on the Search form. Or just click on :guilabel:`Zoom`
47
 
to open in a larger window for a graph, then click :guilabel:`Search` to display this in a list
48
 
view.
49
 
 
50
 
To obtain a more detailed report of the aged balance (or order by past date) use the menu
51
 
:menuselection:`Finance --> Accounting --> Reporting --> Partner Accounts --> Aged Partner balance`.
52
 
 
53
 
.. figure::  images/account_balance.png
54
 
   :scale: 50
55
 
   :align: center
56
 
 
57
 
   *Aged balance using a 30 day period*
58
 
 
59
 
When opening that report, Open ERP asks for the name of the company, the fiscal period and the size
60
 
of the interval to be analyzed (in days). Open ERP then calculates a table of credit balance by
61
 
period. So if you request an interval of 30 days Open ERP generates an analysis of creditors for
62
 
the past month, past two months, and so on.
63
 
 
64
 
For an analysis by partner you can use the partner balance that you get through the menu
65
 
:menuselection:`Financial Management --> Reporting --> Partner Accounts --> Partner balance`. The
66
 
system then supplies you with a PDF report containing one line per partner representing the
67
 
cumulative credit balance.
68
 
 
69
 
.. figure::  images/account_partner_balance.png
70
 
   :scale: 50
71
 
   :align: center
72
 
 
73
 
   *Partner balances*
74
 
 
75
 
.. index:: ledger
76
 
 
77
 
If you want detailed information about a partner you can use the partner ledgers that you reach
78
 
through the menu :menuselection:`Financial Management --> Reporting --> Partner Accounts --> Partner
79
 
Ledger`.
80
 
 
81
 
.. figure::  images/account_partner_ledger.png
82
 
   :scale: 50
83
 
   :align: center
84
 
 
85
 
   *Partner ledger*
86
 
 
87
 
Finally you can look up individual account entries by searching for useful information. To search
88
 
for account entries:
89
 
 
90
 
* by journal, go through the menu :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding --> 
91
 
  Entries Encoding by Line`,
92
 
 
93
 
* by account, go through the menu :menuselection:`Financial Management --> Charts --> Chart of
94
 
  Accounts` and double-click the appropriate account,
95
 
 
96
 
* by making a global search, go through the menu :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding
97
 
  --> Entries Encoding by Move` and searching,
98
 
 
99
 
* by partner, do it by navigating from a :guilabel:`Partner` field in any form that shows it to the partner then 
100
 
  using the buttons to the right of the partner form.
101
 
 
102
 
.. tip:: Exporting entries
103
 
 
104
 
        It's helpful to remember that you can export all types of resource in Open ERP.
105
 
        From the web client you need to navigate to a search list for the resource then click
106
 
        the :guilabel:`Export` link at the bottom left of the list.
107
 
        From the GTK client you'd use the menu :menuselection:`Form --> Export`.
108
 
        This enables you to easily make your own analysis in Microsoft Excel or OpenOffice.org Calc,
109
 
        by exporting accounting entries.
110
 
 
111
 
.. index::
112
 
   single: follow-up
113
 
   single: reminder
114
 
   single: module; account_followup
115
 
 
116
 
Multi-step follow-ups
117
 
---------------------
118
 
 
119
 
To automate the management of followups (reminders) you must install the module 
120
 
:mod:`account_followup`. This is installed automatically as part of the accounting profile, but is
121
 
not part of the other profiles. Or you can install it alone.
122
 
 
123
 
Once the module is installed configure your levels of followup using the menu
124
 
:menuselection:`Financial Management --> Configuration --> Follow-Ups`.
125
 
 
126
 
The levels of follow-up are relative to the date of creation of an invoice and not the due date.
127
 
This enables you to put payment conditions such as 'payable in 21 days' and send a reminder in 30
128
 
days, or the converse.
129
 
 
130
 
For each level you should define the number of days and create a note which will automatically be
131
 
added into the reminder letter. The sequence determines the order of the level in ascending order.
132
 
 
133
 
 
134
 
.. csv-table::  Example of configuring followup levels
135
 
   :header: "Sequence","Level","Days","Description"
136
 
   :widths: 5, 5, 15, 15
137
 
 
138
 
   "1","Level 1","30 days net","First payment reminder"
139
 
   "2","Level 2","45 days net","Second reminder"
140
 
   "3","Level 3","60 days from end of month","Put on notice"
141
 
 
142
 
You can send your reminders by mail and/or email with the menu :menuselection:`Financial Management
143
 
--> Periodical Processing --> Send followups`.
144
 
 
145
 
.. figure::  images/account_followup_wizard.png
146
 
   :scale: 50
147
 
   :align: center
148
 
 
149
 
   *Form for preparing follow-up letters*
150
 
 
151
 
Open ERP presents you with a list of partners who are due reminders, which you can modify before
152
 
starting the procedure. On the second tab of the form you can supply the information you'll send in
153
 
the email reminder.
154
 
 
155
 
The system then gives you a PDF report with all of the reminder letters for each partner. Each
156
 
letter is produced in the language of the partner (if that's available) and you can therefore get
157
 
letters in several languages in the same PDF on several pages.
158
 
 
159
 
To check the due date of customers and/or suppliers before starting the reminder procedure, use
160
 
the menu :menuselection:`Financial Management --> Periodical Processing --> Send followups`. 
161
 
You get a list of unreconciled entries accounts. You can then modify
162
 
the date and the last follow-up and the level of reminder for each entry.
163
 
 
164
 
To obtain a detailed report per partner use the menus in :menuselection:`Financial Management -->
165
 
Reporting --> Follow-Ups`.
166
 
 
167
 
The different reports are standard Open ERP screens, so you can filter them and explore the elements
168
 
in detail.
169
 
 
170
 
.. figure::  images/account_followup.png
171
 
   :scale: 50
172
 
   :align: center
173
 
 
174
 
   *Summary screen for follow-ups*
175
 
 
176
 
.. index::
177
 
   single: overdue payments
178
 
 
179
 
Partner situation
180
 
-----------------
181
 
 
182
 
In daily use of Open ERP a manager will often need to search quickly for financial
183
 
information amongst partner data. For this she can use the buttons to the right of form when she
184
 
opens a partner form, to go directly to:
185
 
 
186
 
* a follow-up letter from the :guilabel:`Overdue payments` Report button,
187
 
 
188
 
* the list of open :guilabel:`Invoices`,
189
 
 
190
 
* a shortcut to :guilabel:`All account entries`,
191
 
 
192
 
* the unclosed CRM requests from :guilabel:`Open cases`,
193
 
 
194
 
* a shortcut to the unreconciled :guilabel:`Receivables and Payables`.
195
 
 
196
 
The exact links depend on the modules that are installed in Open ERP.
197
 
 
198
 
These links are also available to her using the navigation features such as right-clicking partner
199
 
fields in the GTK client.
200
 
 
201
 
The :guilabel:`Overdue payments` report produces a PDF document which is used for follow-up but it
202
 
doesn't modify any of the partner's accounting entries. Its use doesn't increase the follow-up
203
 
level so you can run this report repeatedly without any problem.
204
 
 
205
 
In Open ERP you can search for a partner on the basis of the value of its trade receivables. So
206
 
search for partners with a credit amount between 1 and 99999999 and you'll get a list of partners
207
 
that owe you payment. You can then select the whole list and print follow-up letters for them all.
208
 
 
209
 
To the right of the partner form there's a shortcut to :guilabel:`Invoices`. This link includes
210
 
all of the invoices defined in the systems, namely:
211
 
 
212
 
* customer invoices,
213
 
 
214
 
* supplier invoices,
215
 
 
216
 
* credit notes,
217
 
 
218
 
* supplier credit notes.
219
 
 
220
 
.. tip::  Reminders from accounting entries
221
 
 
222
 
        Companies that do not have computerized records tend to keep track of payments from invoices and
223
 
        paperwork and not from a formal partner account.
224
 
 
225
 
        It's better to create reminder letters from a partner's account receivable than from unpaid bills,
226
 
        however.
227
 
        By using the Open ERP system you can easily take account of all advances, unreconciled payments,
228
 
        credit notes and credit payments.
229
 
 
230
 
        So it's better to send a letter based on the accounting entries of invoices and unreconciled
231
 
        payments than just on a list of unpaid invoices.
232
 
 
233
 
In the links appearing on the partner form, two buttons enable the opening of partner accounting
234
 
entries:
235
 
 
236
 
*  :guilabel:`All account entries`,
237
 
 
238
 
*  :guilabel:`Receivables & Payables`.
239
 
 
240
 
The first button is useful for obtaining a historical analysis of the customer or supplier. You can
241
 
get information about such significant items as sales volume and payment delays. The second button
242
 
is a filter which shows only the open trade credits and debits for the partner.
243
 
 
244
 
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
245
 
 
246
 
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
247
 
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
248
 
 
249
 
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
250
 
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
251
 
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
252
 
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
253
 
.. rights of these sales.
254
 
 
255
 
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
256
 
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
257
 
.. written authorisation for this.
258
 
 
259
 
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
260
 
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
261
 
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
262
 
.. printed in initial capitals.
263
 
 
264
 
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
265
 
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
266
 
.. resulting from the use of the information contained herein.
267
 
 
268
 
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium