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Viewing changes to source/book/2/2_6_Comms/2_6_Comms_outlook.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-19 19:02:35 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090719190235-fu3bxcrbpvwuk5h7
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source/book/2/2_6_Comms/2_6_Comms_outlook.rst
 
1
.. index:: Outlook (Microsoft)
 
2
 
 
3
Microsoft Outlook interface
 
4
===========================
 
5
 
 
6
The Microsoft Outlook plugin enables you to carry out a series of Open ERP operations directly
 
7
from the Outlook email client:
 
8
 
 
9
* create a contact or partner from an email,
 
10
 
 
11
* archive an email and its attachments in Open ERP,
 
12
 
 
13
* send any file attached to an Open ERP document (such as proposals, projects, and tasks).
 
14
 
 
15
.. tip:: Outlook versions
 
16
 
 
17
        The Microsoft Outlook plugin works with Microsoft Outlook 2003 and 2007 but not with Outlook
 
18
        Express
 
19
 
 
20
Installing the Outlook plugin
 
21
-----------------------------
 
22
 
 
23
To start, you must install the :mod:`email_interface` module in Open ERP. It's the same module as
 
24
used by the Thunderbird extension. Don't install it again if it's already there (which it might be
 
25
because you can use both Outlook and Thunderbird simultaneously to get the same Open ERP
 
26
functionality – so some of your staff may use one and other may use the other).
 
27
 
 
28
Once you've installed the module all you need is to run the Windows auto-installer \
 
29
``tiny_outlook_plugin-X.exe``\   where X corresponds to the version number downloaded. This file can
 
30
be found in the list of modules on the official Open ERP site.
 
31
 
 
32
Installation is then automatic.
 
33
 
 
34
Using the Outlook plugin
 
35
------------------------
 
36
 
 
37
Using the Microsoft Outlook plugin is quite similar to using the Thunderbird extension. In Outlook
 
38
find the menu :menuselection:`Tools --> Open ERP Options`.
 
39
 
 
40
.. figure::  images/outlook_menu.png
 
41
   :scale: 50
 
42
   :align: center
 
43
 
 
44
   *Configuration menu for the interface between Outlook and Open ERP*
 
45
 
 
46
In the window that you use for configuring the Outlook plugin you can enter parameters for accessing
 
47
the Open ERP server, with various options for:
 
48
 
 
49
* how to handle attachments,
 
50
 
 
51
* which color to give emails transferred to Open ERP.
 
52
 
 
53
Once the server data entry is completed, click :guilabel:`Test the Connection` to check that your
 
54
parameters make it function correctly.
 
55
 
 
56
.. figure::  images/outlook_config.png
 
57
   :scale: 50
 
58
   :align: center
 
59
 
 
60
   *Configuring access to Open ERP from Word*
 
61
 
 
62
When Outlook is configured, archiving an email and its attached files in Open ERP can be done in
 
63
several ways:
 
64
 
 
65
* directly from the toolbar,
 
66
 
 
67
* from the context menu by right-clicking on an email,
 
68
 
 
69
* from the page while looking at the email.
 
70
 
 
71
.. figure::  images/outlook_archive.png
 
72
   :scale: 50
 
73
   :align: center
 
74
 
 
75
   *Saving an Outlook email in Open ERP*
 
76
 
 
77
You can select an existing contact or create a new contact on the fly in the Open ERP database.
 
78
Then you can send the email and its attachments and also save it in Open ERP.
 
79
 
 
80
It's possible to send attachments to all types of Open ERP objects. For example this might be
 
81
useful for:
 
82
 
 
83
* sending documents about a customer project into the corresponding project in Open ERP,
 
84
 
 
85
* attaching the documents about an order (such as proof of payment and order receipts),
 
86
 
 
87
* attaching documents to an employee file (such as their CV or annual appraisal).
 
88
 
 
89
Once the email is sent into Open ERP it's marked with another color in Outlook to help remind you
 
90
not to archive it again.
 
91
 
 
92
.. note:: Testing the Outlook adapter
 
93
 
 
94
        If you install the Outlook adapter as described,
 
95
        explore its     functionality with the database as described in this section.
 
96
 
 
97
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
98
 
 
99
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
100
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
101
 
 
102
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
103
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
104
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
105
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
106
.. rights of these sales.
 
107
 
 
108
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
109
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
110
.. written authorisation for this.
 
111
 
 
112
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
113
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
114
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
115
.. printed in initial capitals.
 
116
 
 
117
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
118
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
119
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
120
 
 
121
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
122