← Back to branch summary

~openerp-community/openobject-doc/6.1

« back to all changes in this revision

Viewing changes to source/book/4/4_10_Accounts/4_10_Accounts_record.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-19 19:02:35 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090719190235-fu3bxcrbpvwuk5h7
https://launchpad.net/bugs/401313
[FIX] build_i18n.py .. raw:: html

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
source/book/4/4_10_Accounts/4_10_Accounts_record.rst
 
1
 
 
2
.. index::
 
3
   single: analytic; records
 
4
..
 
5
 
 
6
Analytic records
 
7
================
 
8
 
 
9
Just as in general accounting, analytic entries must belong to an account and an analytic journal.
 
10
 
 
11
Analytic records can be distinguished from general records by the following characteristics:
 
12
 
 
13
* they're not necessarily legal accounting documents,
 
14
 
 
15
* they don't necessarily belong to an existing accounting period,
 
16
 
 
17
* they're managed according to their date and not an accounting period,
 
18
 
 
19
* they don't generate both a debit and a credit entry, but a positive amount (income) or a negative
 
20
  amount (cost).
 
21
 
 
22
.. _fig-accanmv:
 
23
 
 
24
.. figure::  images/account_analytic_move.png
 
25
   :scale: 50
 
26
   :align: center
 
27
 
 
28
   *Analytic account records for a customer project*
 
29
 
 
30
The figure :ref:`fig-accanmv` represents the entries on an analytic account for a customer project.
 
31
 
 
32
You can see there:
 
33
 
 
34
* the service costs for staff working on the project,
 
35
 
 
36
* the costs for reimbursing the expenses of a return journey to the customer,
 
37
 
 
38
* purchases of goods that have been delivered to the customer,
 
39
 
 
40
* sales for recharging these costs.
 
41
 
 
42
Automated entries
 
43
-----------------
 
44
 
 
45
Analytic accounting is totally integrated with the other Open ERP modules, so you never have to re-
 
46
enter the records. They're automatically generated by the following operations:
 
47
 
 
48
* confirmation of an invoice generates analytic entries for sales or purchases connected to the
 
49
  account shown in the invoice line,
 
50
 
 
51
* the entry of a service generates an analytic entry for the cost of this service to the given
 
52
  project,
 
53
 
 
54
* the manufacture of a product generates an entry for the manufacturing cost of each operation in
 
55
  the product range.
 
56
 
 
57
Other documents linked to one of these three operations produce analytic records indirectly. For
 
58
example, when you're entering a customer sales order you can link it to the customer's analytic
 
59
account. When you're managing by case or project, mark the project with that order. This order will
 
60
then generate a customer invoice, which will be linked to the analytic account. When the invoice is
 
61
validated it will automatically create general and analytic accounting records for the corresponding
 
62
project.
 
63
 
 
64
Expense receipts from an employee can be linked to an analytic account for reimbursement. When a
 
65
receipt is approved by the company, a purchase invoice is created. This invoice represents a debit
 
66
on the company in favor of the employee. Each line of the purchase invoice is then linked to an
 
67
analytic account which automatically allocates the costs for that receipt to the corresponding
 
68
project.
 
69
 
 
70
To visualize the general entries following these different actions you can use one of the following
 
71
menus:
 
72
 
 
73
        #. To see all of the entries, :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding --> Analytic Entries
 
74
           --> Entries Encoding by Line` and then click :guilabel:`Open Entries`,
 
75
 
 
76
        #. To see the entries per account, click the :guilabel:`Analytic Account` field of any of the lines
 
77
           of Analytic Entries to see the details of that entry, then use the analytic :guilabel:`Account name` to
 
78
           start a search of all entries with that name (just click the :guilabel:`Date` hyperlink on a line in the web
 
79
           client, or double-click the line in the GTK client).
 
80
 
 
81
        #. To see all of the entries by Journal, :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding -->
 
82
           Analytic Entries --> Analytic Entries by Journal` and then click on one of the journal names.
 
83
 
 
84
Manual record entry
 
85
-------------------
 
86
 
 
87
Even though most analytic entries are produced automatically by the other Open ERP documents it's
 
88
sometimes necessary to make manual record entries. It's usually needed for certain analytic
 
89
operations that have no counterpart in the general accounts.
 
90
 
 
91
To make manual record entries, use the menu :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding-->
 
92
Analytic Entries --> Entries Encoding by Line`.
 
93
 
 
94
.. index::
 
95
   single: analytic; entries
 
96
 
 
97
.. note:: Analytic entries
 
98
 
 
99
        To make an analytic entry, Open ERP asks you to specify a general account.
 
100
        This is given only for information in the different cross-reports.
 
101
        It won't create any new entries in the general accounts.
 
102
 
 
103
Select a journal and complete the different fields. Write an expense as a negative amount and income
 
104
as a positive amount.
 
105
 
 
106
.. index::
 
107
   pair: cost; allocation
 
108
 
 
109
.. tip::  Entering a date
 
110
 
 
111
        To enter a date in the editable list you can use the calendar widget in the web client or, in the
 
112
        GTK client, if you enter just the day of the month Open ERP automatically completes the month and
 
113
        year when you press the tab key (Tab).
 
114
 
 
115
        .. note:: Example Cost redistribution
 
116
 
 
117
                One of the uses of manual data entry for analytic operations is reallocation of costs. For
 
118
                example, if a development has been done for a given project but can be used again for another
 
119
                project you can reallocate part of the cost to the other project.
 
120
 
 
121
                In this case, make a positive entry on the first account and a negative entry for the same
 
122
                amount on the account of the second project.
 
123
 
 
124
 
 
125
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
126
 
 
127
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
128
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
129
 
 
130
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
131
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
132
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
133
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
134
.. rights of these sales.
 
135
 
 
136
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
137
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
138
.. written authorisation for this.
 
139
 
 
140
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
141
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
142
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
143
.. printed in initial capitals.
 
144
 
 
145
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
146
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
147
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
148
 
 
149
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
150