← Back to branch summary

~openerp-community/openobject-doc/6.1

« back to all changes in this revision

Viewing changes to source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_classic.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-19 19:02:35 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090719190235-fu3bxcrbpvwuk5h7
https://launchpad.net/bugs/401313
[FIX] build_i18n.py .. raw:: html

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_classic.rst
1
 
 
2
 
Classic document management solutions
3
 
=====================================
4
 
 
5
 
Faced with the need to organize documents, companies have looked at a number of document management
6
 
solutions that are promoted today, from simple email archiving to complete electronic management
7
 
systems dedicated to arbitrary documents.
8
 
 
9
 
Unfortunately these solutions haven't always been very useful because they're too little integrated
10
 
in companies' management systems. Most solutions that we've come across are underused by the
11
 
employees – often used by some of them but not by all.
12
 
 
13
 
The primary reason for this is that a document management system that's not integrated imposes extra
14
 
work on an employee. For example a salesperson should ideally save each customer confirmation in the
15
 
document management system. Only that means quite a heavy additional workload just for an order
16
 
confirmation:
17
 
 
18
 
#. Receive and read the email from the customer,
19
 
 
20
 
#. Save the email and its attachments on the desktop,
21
 
 
22
 
#. Connect to the ERP and confirm the order,
23
 
 
24
 
#. Connect to the document management system,
25
 
 
26
 
#. Look for the best place to store the document,
27
 
 
28
 
#. Create a directory for the customer and the order if it doesn't yet exist,
29
 
 
30
 
#. Copy the files from the desktop to the right place in the document management system.
31
 
 
32
 
This is obviously a lot of operations just to handle a simple order confirmation. You can understand
33
 
why many companies hardly use their document management system even if they've gone to the cost and
34
 
effort of purchasing and installing one.
35
 
 
36
 
.. tip::  Free document management systems
37
 
 
38
 
    A number of free document management applications exist. The most well known are:
39
 
 
40
 
    * Alfresco: http://www.alfresco.com
41
 
 
42
 
    * Quotero: http://www.quotero.com
43
 
 
44
 
It's very difficult to keep the information in the company's management system synchronized
45
 
with that in the document management system. For example when a customer changes his address, users
46
 
will modify the details in the management software but usually not in the document management
47
 
system.
48
 
 
49
 
Furthermore, since users should create the same storage structure in both systems, you quickly find
50
 
after only a few months that the information in the document management system is quite disconnected
51
 
from that in the company's management system if the two are separate. For example, how do you know
52
 
where to store your least-frequently used documents such as (perhaps) employee car-leasing
53
 
documents?
54
 
 
55
 
.. index::
56
 
   single: access; user
57
 
 
58
 
Also, document management systems are typically very complex because they must manage user access
59
 
rights in just the same way as those that are available in the company management system. This means
60
 
that you have to enter the same sort of data about access rights twice for the system
61
 
administrators.
62
 
 
63
 
You'll see that the total integration of Open ERP's document management system with the main company
64
 
management system, and plugins to Outlook and Thunderbird email clients, offers an elegant solution
65
 
that addresses these problems.
66
 
 
67
 
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
68
 
 
69
 
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
70
 
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
71
 
 
72
 
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
73
 
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
74
 
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
75
 
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
76
 
.. rights of these sales.
77
 
 
78
 
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
79
 
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
80
 
.. written authorisation for this.
81
 
 
82
 
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
83
 
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
84
 
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
85
 
.. printed in initial capitals.
86
 
 
87
 
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
88
 
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
89
 
.. resulting from the use of the information contained herein.
90
 
 
91
 
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium