← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/es/source/book/3/3_7/index.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/es/source/book/3/3_7/index.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: .. index::
 
3
.. i18n:    single: Invoice to Payment
 
4
 
 
5
.. index::
 
6
   single: Invoice to Payment
 
7
 
 
8
.. i18n: ***********************
 
9
.. i18n: From invoice to payment
 
10
.. i18n: ***********************
 
11
 
 
12
***********************
 
13
From invoice to payment
 
14
***********************
 
15
 
 
16
.. i18n: .. raw:: html
 
17
.. i18n: 
 
18
.. i18n:     <div class="all-toctree">
 
19
 
 
20
.. raw:: html
 
21
 
 
22
    <div class="all-toctree">
 
23
 
 
24
.. i18n: .. toctree::
 
25
.. i18n: 
 
26
.. i18n:     accounting_workflow
 
27
.. i18n:     invoicing
 
28
.. i18n:     accounting_entries
 
29
 
 
30
.. toctree::
 
31
 
 
32
    accounting_workflow
 
33
    invoicing
 
34
    accounting_entries
 
35
 
 
36
.. i18n: .. raw:: html
 
37
.. i18n: 
 
38
.. i18n:     </div>
 
39
.. i18n: 
 
40
.. i18n:  *This chapter traces the basic accounting workflow in Open ERP, from entering an invoice to
 
41
.. i18n:  registering payment. The various operations are described, from the entry of accounting receipts and
 
42
.. i18n:  the treatment of the reconciliation process, including payment orders.*
 
43
 
 
44
.. raw:: html
 
45
 
 
46
    </div>
 
47
 
 
48
 *This chapter traces the basic accounting workflow in Open ERP, from entering an invoice to
 
49
 registering payment. The various operations are described, from the entry of accounting receipts and
 
50
 the treatment of the reconciliation process, including payment orders.*
 
51
 
 
52
.. i18n: Accounting is at the heart of managing a company: all the company's operations have an impact here.
 
53
.. i18n: It has an informational role (how much cash is there? what debts need to be repaid? what's the stock
 
54
.. i18n: valuation?) and, because of the information it provides, a reliable and detailed accounting system
 
55
.. i18n: can and should have a major decision-making role.
 
56
 
 
57
Accounting is at the heart of managing a company: all the company's operations have an impact here.
 
58
It has an informational role (how much cash is there? what debts need to be repaid? what's the stock
 
59
valuation?) and, because of the information it provides, a reliable and detailed accounting system
 
60
can and should have a major decision-making role.
 
61
 
 
62
.. i18n: In most real companies, accounting is limited to producing statutory reports and satisfying the
 
63
.. i18n: directors' curiosity about certain strategic decisions, and to printing the balance sheet and the
 
64
.. i18n: income statement several times a year. Even then there's often several weeks of delay between
 
65
.. i18n: reality and the report.
 
66
 
 
67
In most real companies, accounting is limited to producing statutory reports and satisfying the
 
68
directors' curiosity about certain strategic decisions, and to printing the balance sheet and the
 
69
income statement several times a year. Even then there's often several weeks of delay between
 
70
reality and the report.
 
71
 
 
72
.. i18n: .. note:: Valuing your accounting function
 
73
.. i18n: 
 
74
.. i18n:        In many small companies, the accounting function is poorly treated.
 
75
.. i18n: 
 
76
.. i18n:        Not only do you see the data for documents being entered into the system twice,
 
77
.. i18n:        but also the results are often just used to produce legal documentation and regular printouts
 
78
.. i18n:        of the balance sheet and income statements some weeks after the closing dates.
 
79
.. i18n: 
 
80
.. i18n:        By contrast, integrating your accounts with your management system means that you can:
 
81
.. i18n: 
 
82
.. i18n:        * reduce data entry effort – you only need do it once,
 
83
.. i18n: 
 
84
.. i18n:        * run your processes with the benefit of financial vision: for example in managing projects,
 
85
.. i18n:          negotiating contracts, and forecasting cash flow,
 
86
.. i18n: 
 
87
.. i18n:        * easily get hold of useful information when you need it, such as a customer's credit position.
 
88
 
 
89
.. note:: Valuing your accounting function
 
90
 
 
91
        In many small companies, the accounting function is poorly treated.
 
92
 
 
93
        Not only do you see the data for documents being entered into the system twice,
 
94
        but also the results are often just used to produce legal documentation and regular printouts
 
95
        of the balance sheet and income statements some weeks after the closing dates.
 
96
 
 
97
        By contrast, integrating your accounts with your management system means that you can:
 
98
 
 
99
        * reduce data entry effort – you only need do it once,
 
100
 
 
101
        * run your processes with the benefit of financial vision: for example in managing projects,
 
102
          negotiating contracts, and forecasting cash flow,
 
103
 
 
104
        * easily get hold of useful information when you need it, such as a customer's credit position.
 
105
 
 
106
.. i18n: So accounting is too often underused. The information it brings makes it a very effective tool
 
107
.. i18n: for running the company if it's integrated into the management system. Accounting information really
 
108
.. i18n: is necessary in all of your company's processes for you to be effective, for example:
 
109
 
 
110
So accounting is too often underused. The information it brings makes it a very effective tool
 
111
for running the company if it's integrated into the management system. Accounting information really
 
112
is necessary in all of your company's processes for you to be effective, for example:
 
113
 
 
114
.. i18n: * for preparing quotations it's important to know the precise financial position of the client, and
 
115
.. i18n:   to see a history of any delays in payment,
 
116
.. i18n: 
 
117
.. i18n: * if a given customer has exceeded their credit limit, accounting can automatically stop further
 
118
.. i18n:   deliveries to the customer,
 
119
.. i18n: 
 
120
.. i18n: * if a project budget is 80% consumed but the project is only 20% complete you could renegotiate
 
121
.. i18n:   with the client, or review and rein in the objectives of the project,
 
122
.. i18n: 
 
123
.. i18n: * if you need to improve your company's cash flow then you could plan your services projects on the
 
124
.. i18n:   basis of billing rates and payment terms of the various projects, and not just delivery dates –
 
125
.. i18n:   you could work on short-term client projects in preference to R&D projects, for example.
 
126
 
 
127
* for preparing quotations it's important to know the precise financial position of the client, and
 
128
  to see a history of any delays in payment,
 
129
 
 
130
* if a given customer has exceeded their credit limit, accounting can automatically stop further
 
131
  deliveries to the customer,
 
132
 
 
133
* if a project budget is 80% consumed but the project is only 20% complete you could renegotiate
 
134
  with the client, or review and rein in the objectives of the project,
 
135
 
 
136
* if you need to improve your company's cash flow then you could plan your services projects on the
 
137
  basis of billing rates and payment terms of the various projects, and not just delivery dates –
 
138
  you could work on short-term client projects in preference to R&D projects, for example.
 
139
 
 
140
.. i18n: Open ERP's general accounting and analytic accounting handle these needs well because of the close
 
141
.. i18n: integration between all of the application modules. Furthermore, the transactions, the actions and
 
142
.. i18n: the financial analyses happen in real time, so that you can not only monitor the situation but also
 
143
.. i18n: manage it effectively.
 
144
 
 
145
Open ERP's general accounting and analytic accounting handle these needs well because of the close
 
146
integration between all of the application modules. Furthermore, the transactions, the actions and
 
147
the financial analyses happen in real time, so that you can not only monitor the situation but also
 
148
manage it effectively.
 
149
 
 
150
.. i18n: .. index::
 
151
.. i18n:    single: module; account
 
152
 
 
153
.. index::
 
154
   single: module; account
 
155
 
 
156
.. i18n: The :mod:`account` module in Open ERP covers general accounting, analytic accounting, and auxiliary
 
157
.. i18n: and budgetary accounting. It's double-entry, multi-currency and multi-company.
 
158
 
 
159
The :mod:`account` module in Open ERP covers general accounting, analytic accounting, and auxiliary
 
160
and budgetary accounting. It's double-entry, multi-currency and multi-company.
 
161
 
 
162
.. i18n: .. index::
 
163
.. i18n:    single: accounting
 
164
.. i18n:    single: accounting; financial
 
165
.. i18n:    single: accounting; analytical
 
166
.. i18n:    single: accounting; auxiliary
 
167
.. i18n:    single: accounting; budgetary
 
168
.. i18n:    single: asset
 
169
.. i18n:    single: liability
 
170
 
 
171
.. index::
 
172
   single: accounting
 
173
   single: accounting; financial
 
174
   single: accounting; analytical
 
175
   single: accounting; auxiliary
 
176
   single: accounting; budgetary
 
177
   single: asset
 
178
   single: liability
 
179
 
 
180
.. i18n: .. note:: Accounting
 
181
.. i18n: 
 
182
.. i18n:        * General accounting (or financial accounting) is for identifying the assets and liabilities of the
 
183
.. i18n:          business. It's managed using double-entry accounting which ensures that each transaction is
 
184
.. i18n:          credited to one account and debited from another.
 
185
.. i18n: 
 
186
.. i18n:        * Analytical accounting (or management accounting, or cost accounting) is an independent accounting
 
187
.. i18n:          system which reflects the general accounts but is structured along axes that represent the
 
188
.. i18n:          company's management needs.
 
189
.. i18n: 
 
190
.. i18n:        * Auxiliary accounting reflects the accounts of customers and/or suppliers.
 
191
.. i18n: 
 
192
.. i18n:        * Budgetary accounts predefine the expected allocation of resources, usually at the start of a
 
193
.. i18n:          financial year.
 
194
 
 
195
.. note:: Accounting
 
196
 
 
197
        * General accounting (or financial accounting) is for identifying the assets and liabilities of the
 
198
          business. It's managed using double-entry accounting which ensures that each transaction is
 
199
          credited to one account and debited from another.
 
200
 
 
201
        * Analytical accounting (or management accounting, or cost accounting) is an independent accounting
 
202
          system which reflects the general accounts but is structured along axes that represent the
 
203
          company's management needs.
 
204
 
 
205
        * Auxiliary accounting reflects the accounts of customers and/or suppliers.
 
206
 
 
207
        * Budgetary accounts predefine the expected allocation of resources, usually at the start of a
 
208
          financial year.
 
209
 
 
210
.. i18n: .. index::
 
211
.. i18n:    pair: accounting; multi-company
 
212
 
 
213
.. index::
 
214
   pair: accounting; multi-company
 
215
 
 
216
.. i18n: .. tip:: Multi-company
 
217
.. i18n: 
 
218
.. i18n:        There is a choice of methods for integrating Open ERP in a multi-company environment:
 
219
.. i18n: 
 
220
.. i18n:        * if the companies hold few documents in common (such as products, or partners - any Open ERP
 
221
.. i18n:          resource), you should install separate databases,
 
222
.. i18n: 
 
223
.. i18n:        * if the companies share many documents, you can register them in the same database and install
 
224
.. i18n:          Open ERP's multi-company documents to finely manage access rights,
 
225
.. i18n:          
 
226
.. i18n:        .. index::
 
227
.. i18n:           single: module; base_synchro 
 
228
.. i18n: 
 
229
.. i18n:        * you can synchronize specified document types in several databases using the :mod:`base_synchro`
 
230
.. i18n:          module, which is a shared-funding module rather than in the standard open repositories.
 
231
 
 
232
.. tip:: Multi-company
 
233
 
 
234
        There is a choice of methods for integrating Open ERP in a multi-company environment:
 
235
 
 
236
        * if the companies hold few documents in common (such as products, or partners - any Open ERP
 
237
          resource), you should install separate databases,
 
238
 
 
239
        * if the companies share many documents, you can register them in the same database and install
 
240
          Open ERP's multi-company documents to finely manage access rights,
 
241
          
 
242
        .. index::
 
243
           single: module; base_synchro 
 
244
 
 
245
        * you can synchronize specified document types in several databases using the :mod:`base_synchro`
 
246
          module, which is a shared-funding module rather than in the standard open repositories.
 
247
 
 
248
.. i18n: One of the great advantages of integrating accounts with all of the other modules is in avoiding the
 
249
.. i18n: double entry of data into accounting documents. So in Open ERP an Order automatically generates an
 
250
.. i18n: Invoice, and the Invoice automatically generates the accounting entries. These in turn generate tax
 
251
.. i18n: submissions, customer reminders, and so on. Such strong integration enables you to:
 
252
 
 
253
One of the great advantages of integrating accounts with all of the other modules is in avoiding the
 
254
double entry of data into accounting documents. So in Open ERP an Order automatically generates an
 
255
Invoice, and the Invoice automatically generates the accounting entries. These in turn generate tax
 
256
submissions, customer reminders, and so on. Such strong integration enables you to:
 
257
 
 
258
.. i18n: * reduce data entry work,
 
259
.. i18n: 
 
260
.. i18n: * greatly reduce the number of data entry errors,
 
261
.. i18n: 
 
262
.. i18n: * get information in real time and enable very fast reaction times (for bill reminders, for
 
263
.. i18n:   example),
 
264
.. i18n: 
 
265
.. i18n: * exert timely control over all areas of company management.
 
266
 
 
267
* reduce data entry work,
 
268
 
 
269
* greatly reduce the number of data entry errors,
 
270
 
 
271
* get information in real time and enable very fast reaction times (for bill reminders, for
 
272
  example),
 
273
 
 
274
* exert timely control over all areas of company management.
 
275
 
 
276
.. i18n: .. index::
 
277
.. i18n:    single: accountant
 
278
 
 
279
.. index::
 
280
   single: accountant
 
281
 
 
282
.. i18n: .. tip:: For accountants
 
283
.. i18n: 
 
284
.. i18n:        When you create a database you can elect to install only the accounting modules by choosing the
 
285
.. i18n:        :guilabel:`Accounting only profile` :mod:`profile_accounting`.
 
286
.. i18n: 
 
287
.. i18n:        You should then install the web portal :mod:`portal_account`. 
 
288
.. i18n:        With appropriate rights management, this allows trustees to
 
289
.. i18n:        provide customers with real-time access to their data. It also gives them the opportunity to work
 
290
.. i18n:        on certain documents that have no direct accounting impact, such as budgets.
 
291
.. i18n: 
 
292
.. i18n:        This can provide an added-value service that greatly improves the interaction between trustees and
 
293
.. i18n:        their clients.
 
294
 
 
295
.. tip:: For accountants
 
296
 
 
297
        When you create a database you can elect to install only the accounting modules by choosing the
 
298
        :guilabel:`Accounting only profile` :mod:`profile_accounting`.
 
299
 
 
300
        You should then install the web portal :mod:`portal_account`. 
 
301
        With appropriate rights management, this allows trustees to
 
302
        provide customers with real-time access to their data. It also gives them the opportunity to work
 
303
        on certain documents that have no direct accounting impact, such as budgets.
 
304
 
 
305
        This can provide an added-value service that greatly improves the interaction between trustees and
 
306
        their clients.
 
307
 
 
308
.. i18n: All the accounts are held in the default currency (which is specified in the company definition),
 
309
.. i18n: but each account and/or transaction can also have a secondary currency (which is defined in the
 
310
.. i18n: account). The value of multi-currency transactions is then tracked in both currencies.
 
311
 
 
312
All the accounts are held in the default currency (which is specified in the company definition),
 
313
but each account and/or transaction can also have a secondary currency (which is defined in the
 
314
account). The value of multi-currency transactions is then tracked in both currencies.
 
315
 
 
316
.. i18n: For this chapter you should start with a fresh database that includes demo data,
 
317
.. i18n: with :mod:`sale` and its dependencies installed and no particular chart of accounts configured. 
 
318
 
 
319
For this chapter you should start with a fresh database that includes demo data,
 
320
with :mod:`sale` and its dependencies installed and no particular chart of accounts configured. 
 
321
 
 
322
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
323
 
 
324
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
325
 
 
326
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
327
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
328
 
 
329
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
330
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
331
 
 
332
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
333
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
334
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
335
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
336
.. i18n: .. rights of these sales.
 
337
 
 
338
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
339
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
340
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
341
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
342
.. rights of these sales.
 
343
 
 
344
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
345
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
346
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
347
 
 
348
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
349
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
350
.. written authorisation for this.
 
351
 
 
352
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
353
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
354
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
355
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
356
 
 
357
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
358
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
359
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
360
.. printed in initial capitals.
 
361
 
 
362
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
363
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
364
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
365
 
 
366
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
367
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
368
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
369
 
 
370
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
371
 
 
372
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium