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Viewing changes to source/exercice/10_3_CRM/index.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
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Lines of Context:
source/exercice/10_3_CRM/index.rst
 
1
********************************
 
2
Customer Relationship Management
 
3
********************************
 
4
 
 
5
Configure the CRM
 
6
=================
 
7
 
 
8
As to develop your prototype for NotSoTiny, you will have to install the
 
9
CRM modules. You need to manage:
 
10
 
 
11
* The leads
 
12
* The business opportunities
 
13
* The phone calls
 
14
* The shared calendars
 
15
* The quotations
 
16
 
 
17
.. note:: Exercice 1 - Install required CRM modules
 
18
 
 
19
    Install the modules needed in the above requirements.
 
20
 
 
21
.. note:: Exercice 2 - Create the menus
 
22
 
 
23
    Once all modules are installed, you should configure the system and
 
24
    create the different menus according to the following sections:
 
25
 
 
26
    * Leads Management
 
27
    * Business Opportunities
 
28
    * Phone Calls
 
29
    * Shared Calendars
 
30
 
 
31
 
 
32
.. note:: Exercice 3 - Quotation generation
 
33
 
 
34
    Install the module that allows you to convert one or a list of business
 
35
    opportunities to a quotation.
 
36
 
 
37
 
 
38
 
 
39
TODO: configure categories ???
 
40
 
 
41
 
 
42
A CRM flow
 
43
==========
 
44
 
 
45
As to prepare the demonstration of your prototype, we will simulate a real
 
46
business case, from the first meeting with the cutomer to the quotation
 
47
for a particular project.
 
48
 
 
49
Each year, the NotSoTiny company participate to the "House & Design" fair
 
50
in Paris. During this fair, the company will meet about 200 prospects in
 
51
three days.
 
52
 
 
53
.. note:: Exercice 4 - The fair
 
54
 
 
55
    Encode the fair as a campaign in the CRM.
 
56
 
 
57
At the end of each days, the different salesman present at the fairs encode
 
58
all business cards they got from prospects in the system. They put a maximum
 
59
of information relative to the prospect on the lead form. Then, a few days later,
 
60
salesman from NotSoTiny will contact each lead one by one to qualify it and
 
61
check if we have an opportunity with this customer.
 
62
 
 
63
.. note:: Exercice 5 - Encode the following leads in the system
 
64
 
 
65
    ... to describe ...
 
66
 
 
67
If the lead seems interresting, the salesman can convert it to an opportunity
 
68
and create a partner form. Suppose Luc is processing some of the most important
 
69
leads of the fair. He will notice the lead "...".
 
70
 
 
71
As the lead is very interresting, he will convert it to a business opportunity
 
72
and a partner. On the business opportunity, he can provide more information like
 
73
the expected revenue (5.000 k€).
 
74
 
 
75
 
 
76
.. note:: Exercice 6 - Convert lead to partner and business opportunity
 
77
 
 
78
    Thomas, the salesman, connect in the system and check available leads. He
 
79
    selects the lead "..." and convert it to an opportunity as it seems very
 
80
    interresting and he would like to do followups on this request.
 
81
 
 
82
As to fill in the partner form, Thomas will call the lead on the phone.
 
83
 
 
84
 
 
85
.. note:: Exercice 7 - Fills in the complete data on partner form
 
86
 
 
87
    Fill in the address to the related partner.
 
88
 
 
89
While discussing on the phone with the prospect, Thomas planify a meeting for
 
90
Luc. He also asks the customer to send his complete requirements by email
 
91
before the meeting so that he can provide information to Luc to prepare his
 
92
customer meeting efficiently.
 
93
 
 
94
.. note:: Exercice 8 - Schedule a meeting
 
95
 
 
96
    From the partner form, schedule a meeting for Luc. This meeting is organised
 
97
    in the customer's office and relates to the business opportunity "..."
 
98
 
 
99
A few days later, the customer calls to the office. Eric is replying on the
 
100
phone. The customer want to provide more information about the shelves he
 
101
is looking for. He wanted red shelves and he would like Thomas to bring a
 
102
catalog of shelves with him when going to the customer office.
 
103
 
 
104
.. note:: Exercice 9 - Encode a phone call
 
105
 
 
106
    Eric encode the summary of the phone call. He relates this phonecall
 
107
    to the opportunity "...".
 
108
 
 
109
On wednesday 12th of febreuary, Luc prepares his meeting before going to
 
110
the customer. He opens the partner form and checks all activities that have
 
111
been made with this partner during the past 15 days.
 
112
 
 
113
 
 
114
.. note:: Exercice 10 - Check partner form
 
115
 
 
116
    Check all events on the partner form.
 
117
 
 
118
 
 
119
Luc visits the customer and proposed him a quotation. As they are no more requests
 
120
than the provided quotation on the business opportunity, he will also need to
 
121
close the lead.
 
122
 
 
123
 
 
124
.. note:: Exercice 11 - Create a quotation from the business opportunity
 
125
 
 
126
    Sell the following products:
 
127
 
 
128
    * A Kitchen Design Project
 
129
    * A shelve 100cm
 
130
 
 
131
    Don't forget to close the opportunity as we will track on the quotation
 
132
    now.
 
133
 
 
134
 
 
135
 
 
136
Managing with the CRM
 
137
=====================
 
138
 
 
139
Luc, the salesmanager, wants to check the quality of his sales team.
 
140
 
 
141
 
 
142
.. note:: Exercice 12 - Check the average delay to close an opportunity
 
143
 
 
144
    Find a way to know what's the average time (in hours) to respond to 
 
145
    a customer request (close a business opportunity).
 
146
 
 
147
Luc noticed that the average time to close a business opportunity is
 
148
7 days. This delay seems too long for him. As ha want to improve the quality
 
149
of his sales team, he'd like to receive a warning by email each time a business
 
150
opportunity is not closed within the next 5 days after his creation.
 
151
 
 
152
 
 
153
.. note:: Exercice 13 - Reminder by email
 
154
 
 
155
    Send a reminder to the responsible if the business opportunity is not
 
156
    closed after 5 days. For leads, he accepted only 3 days before closing
 
157
    them. Put Luc in CC, when such reminder are sent.
 
158
 
 
159
 
 
160
The company have different policies to manage unqualified leads and real
 
161
business opportunities. Leads are put in a pool of unassigned leads when
 
162
they are created. Then, the different users will take leads and assign
 
163
them to themselves periodically.
 
164
 
 
165
For business opportunities, it's different. All business opportunities
 
166
should be assigned to Luc. Then, luc decide if he wants to assign the
 
167
case to someone else or keep it to him.
 
168
 
 
169
 
 
170
.. note:: Exercice 14 - Assignation and pool of available cases
 
171
 
 
172
    Find a way to get all unassigned leads. Find a way to automatically
 
173
    assign business opportunities to luc when they are created.
 
174
 
 
175