← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/uk/source/book/2/2_4_Leads/2_4_Leads.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/uk/source/book/2/2_4_Leads/2_4_Leads.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: Leads
 
3
.. i18n: =====
 
4
 
 
5
Leads
 
6
=====
 
7
 
 
8
.. i18n: A lead represents a potential customer or a possible future business or sales opportunity. They
 
9
.. i18n: aren't usually qualified yet and they aren't yet assigned to an individual person for following up.
 
10
.. i18n: When a lead needs to be followed up, it's converted to a partner and/or a sales opportunity.
 
11
 
 
12
A lead represents a potential customer or a possible future business or sales opportunity. They
 
13
aren't usually qualified yet and they aren't yet assigned to an individual person for following up.
 
14
When a lead needs to be followed up, it's converted to a partner and/or a sales opportunity.
 
15
 
 
16
.. i18n: For example, the following events could result in the creation of one or several leads:
 
17
 
 
18
For example, the following events could result in the creation of one or several leads:
 
19
 
 
20
.. i18n: * A business card from a prospective customer met briefly at an exhibition: you must contact him
 
21
.. i18n:   again to qualify the lead and to know if there is any possibility of a key sales opportunity,
 
22
.. i18n: 
 
23
.. i18n: * A database of potential customers in a given sector and region. The potential customers must be
 
24
.. i18n:   contacted again individually or using a mass mailing to determine which contacts need to be followed
 
25
.. i18n:   up,
 
26
.. i18n: 
 
27
.. i18n: * A contact that you've been given by a friend. You must then qualify it before starting to assign a
 
28
.. i18n:   salesperson to the contact,
 
29
.. i18n: 
 
30
.. i18n: * A form completed on your website directly integrated into Open ERP. Before converting the form
 
31
.. i18n:   into a sale proposition or opportunity, you should read and handle the person's request.
 
32
 
 
33
* A business card from a prospective customer met briefly at an exhibition: you must contact him
 
34
  again to qualify the lead and to know if there is any possibility of a key sales opportunity,
 
35
 
 
36
* A database of potential customers in a given sector and region. The potential customers must be
 
37
  contacted again individually or using a mass mailing to determine which contacts need to be followed
 
38
  up,
 
39
 
 
40
* A contact that you've been given by a friend. You must then qualify it before starting to assign a
 
41
  salesperson to the contact,
 
42
 
 
43
* A form completed on your website directly integrated into Open ERP. Before converting the form
 
44
  into a sale proposition or opportunity, you should read and handle the person's request.
 
45
 
 
46
.. i18n:     .. note:: Separation of sales services
 
47
.. i18n: 
 
48
.. i18n:         In companies of a certain type, you often distinguish between the sales department and the
 
49
.. i18n:         presales department.
 
50
.. i18n:         The role of the presales department is to acquire and qualify new leads,
 
51
.. i18n:         and the role of the sales department is to crystallize the sales opportunities or work with
 
52
.. i18n:         existing customers.
 
53
 
 
54
    .. note:: Separation of sales services
 
55
 
 
56
        In companies of a certain type, you often distinguish between the sales department and the
 
57
        presales department.
 
58
        The role of the presales department is to acquire and qualify new leads,
 
59
        and the role of the sales department is to crystallize the sales opportunities or work with
 
60
        existing customers.
 
61
 
 
62
.. i18n: System users in the pre-sales department will usually work on leads. Once these leads are
 
63
.. i18n: converted into customers or sales opportunities the sales department pays individual attention to
 
64
.. i18n: each opportunity.
 
65
 
 
66
System users in the pre-sales department will usually work on leads. Once these leads are
 
67
converted into customers or sales opportunities the sales department pays individual attention to
 
68
each opportunity.
 
69
 
 
70
.. i18n: Entering prospects into the system
 
71
.. i18n: ----------------------------------
 
72
 
 
73
Entering prospects into the system
 
74
----------------------------------
 
75
 
 
76
.. i18n: New prospects are usually entered as a lead in the system. This means that you don't create a
 
77
.. i18n: partner form or sales opportunity until you have qualified whether the lead is interesting or not.
 
78
.. i18n: If the new contact is indeed interesting you then enter the data on into a partner form and,
 
79
.. i18n: eventually, a sales opportunity.
 
80
 
 
81
New prospects are usually entered as a lead in the system. This means that you don't create a
 
82
partner form or sales opportunity until you have qualified whether the lead is interesting or not.
 
83
If the new contact is indeed interesting you then enter the data on into a partner form and,
 
84
eventually, a sales opportunity.
 
85
 
 
86
.. i18n: To enter a lead manually use the menu :menuselection:`CRM & SRM --> Sales --> Leads --> New Lead`. A
 
87
.. i18n: form opens to let you enter data about this new contact.
 
88
 
 
89
To enter a lead manually use the menu :menuselection:`CRM & SRM --> Sales --> Leads --> New Lead`. A
 
90
form opens to let you enter data about this new contact.
 
91
 
 
92
.. i18n: .. figure:: images/crm_lead_new.png
 
93
.. i18n:    :scale: 50
 
94
.. i18n:    :align: center
 
95
.. i18n: 
 
96
.. i18n:    *Creating a new lead*
 
97
 
 
98
.. figure:: images/crm_lead_new.png
 
99
   :scale: 50
 
100
   :align: center
 
101
 
 
102
   *Creating a new lead*
 
103
 
 
104
.. i18n: Leads have a status that depends on the qualification work that's been carried out:
 
105
 
 
106
Leads have a status that depends on the qualification work that's been carried out:
 
107
 
 
108
.. i18n: * ``Draft`` : the lead data has been entered, any work has not yet been done and a salesperson has not
 
109
.. i18n:   yet been assigned to the request,
 
110
.. i18n: 
 
111
.. i18n: * ``Open`` : the lead is being handled,
 
112
.. i18n: 
 
113
.. i18n: * ``Closed`` : the lead has been converted into a partner and/or a sales opportunity,
 
114
.. i18n: 
 
115
.. i18n: * ``Waiting`` : the lead is waiting for a response from the customer,
 
116
.. i18n: 
 
117
.. i18n: * ``Cancelled`` : the lead has been cancelled because the salesperson has decided that it's not worth
 
118
.. i18n:   following up.
 
119
 
 
120
* ``Draft`` : the lead data has been entered, any work has not yet been done and a salesperson has not
 
121
  yet been assigned to the request,
 
122
 
 
123
* ``Open`` : the lead is being handled,
 
124
 
 
125
* ``Closed`` : the lead has been converted into a partner and/or a sales opportunity,
 
126
 
 
127
* ``Waiting`` : the lead is waiting for a response from the customer,
 
128
 
 
129
* ``Cancelled`` : the lead has been cancelled because the salesperson has decided that it's not worth
 
130
  following up.
 
131
 
 
132
.. i18n: When a new lead has been created it's automatically put into the open state.
 
133
 
 
134
When a new lead has been created it's automatically put into the open state.
 
135
 
 
136
.. i18n: You can also import a huge list of leads. That's useful if you've bought a database of
 
137
.. i18n: potential prospects and you want to load them all into the system to handle them all at the same time.
 
138
 
 
139
You can also import a huge list of leads. That's useful if you've bought a database of
 
140
potential prospects and you want to load them all into the system to handle them all at the same time.
 
141
 
 
142
.. i18n: To do that you should start with a list of leads in CSV format. If your prospects are provided in
 
143
.. i18n: another format it's easy to convert them to the CSV format using Microsoft Excel or OpenOffice Calc.
 
144
.. i18n: Open the leads list using the menu :menuselection:`CRM & SRM --> Sales -> Leads -> My Leads`. At
 
145
.. i18n: the bottom of the list click on the :guilabel:`Import` link. Open ERP opens a form for importing the
 
146
.. i18n: data.
 
147
 
 
148
To do that you should start with a list of leads in CSV format. If your prospects are provided in
 
149
another format it's easy to convert them to the CSV format using Microsoft Excel or OpenOffice Calc.
 
150
Open the leads list using the menu :menuselection:`CRM & SRM --> Sales -> Leads -> My Leads`. At
 
151
the bottom of the list click on the :guilabel:`Import` link. Open ERP opens a form for importing the
 
152
data.
 
153
 
 
154
.. i18n: .. figure:: images/crm_lead_import.png
 
155
.. i18n:    :scale: 50
 
156
.. i18n:    :align: center
 
157
.. i18n: 
 
158
.. i18n:    *Importing leads into the system*
 
159
 
 
160
.. figure:: images/crm_lead_import.png
 
161
   :scale: 50
 
162
   :align: center
 
163
 
 
164
   *Importing leads into the system*
 
165
 
 
166
.. i18n: You then define which columns are present in your CSV file in the correct order. Then select your file
 
167
.. i18n: and click on :guilabel:`Import`. Check in the chapter about system administration, :ref:`ch-config`, for more
 
168
.. i18n: information on import and export.
 
169
 
 
170
You then define which columns are present in your CSV file in the correct order. Then select your file
 
171
and click on :guilabel:`Import`. Check in the chapter about system administration, :ref:`ch-config`, for more
 
172
information on import and export.
 
173
 
 
174
.. i18n: .. tip:: Various Imports
 
175
.. i18n: 
 
176
.. i18n:     Importing and Exporting data in Open ERP is a generic function available to all resources.
 
177
.. i18n:     So you can import and export such lists as partners, sales opportunities, accounting entries,
 
178
.. i18n:     products and pricelists.
 
179
 
 
180
.. tip:: Various Imports
 
181
 
 
182
    Importing and Exporting data in Open ERP is a generic function available to all resources.
 
183
    So you can import and export such lists as partners, sales opportunities, accounting entries,
 
184
    products and pricelists.
 
185
 
 
186
.. i18n: There are other methods of importing leads automatically or semi-automatically:
 
187
 
 
188
There are other methods of importing leads automatically or semi-automatically:
 
189
 
 
190
.. i18n: * Using the Outlook or Thunderbird plugin to insert new leads directly from an email client after a
 
191
.. i18n:   salesperson sees promising emails,
 
192
.. i18n: 
 
193
.. i18n: * Using the email gateway for each incoming email from a certain address (such as
 
194
.. i18n:   info@mycompany.com) creating a lead automatically from the contents of the email,
 
195
.. i18n: 
 
196
.. i18n: * Using Open ERP's XML-RPC web-services to connect to a form on your website.
 
197
 
 
198
* Using the Outlook or Thunderbird plugin to insert new leads directly from an email client after a
 
199
  salesperson sees promising emails,
 
200
 
 
201
* Using the email gateway for each incoming email from a certain address (such as
 
202
  info@mycompany.com) creating a lead automatically from the contents of the email,
 
203
 
 
204
* Using Open ERP's XML-RPC web-services to connect to a form on your website.
 
205
 
 
206
.. i18n: These different methods are described in the next CRM chapter, :ref:`ch-crm`.
 
207
 
 
208
These different methods are described in the next CRM chapter, :ref:`ch-crm`.
 
209
 
 
210
.. i18n: Organizing leads
 
211
.. i18n: ----------------
 
212
 
 
213
Organizing leads
 
214
----------------
 
215
 
 
216
.. i18n: To help the users organize and handle leads efficiently, Open ERP provides several menus in the CRM
 
217
.. i18n: system that can be used depending on the needs of each:
 
218
 
 
219
To help the users organize and handle leads efficiently, Open ERP provides several menus in the CRM
 
220
system that can be used depending on the needs of each:
 
221
 
 
222
.. i18n: * :menuselection:`Leads --> New Lead` opens an entry form directly onto a new lead. This menu can
 
223
.. i18n:   usefully be put into your shortcuts,
 
224
.. i18n: 
 
225
.. i18n: * :menuselection:`Leads --> My Leads` gives a list of all the leads (both open and not) which you're
 
226
.. i18n:   linked to,
 
227
.. i18n: 
 
228
.. i18n: * :menuselection:`Leads --> My Leads --> My Current Leads` gives a list of all your leads that you
 
229
.. i18n:   still need to handle (your open, draft and waiting leads),
 
230
.. i18n: 
 
231
.. i18n: * :menuselection:`Leads --> My Leads --> My Current Leads --> My Pending Leads` gives a list of all your
 
232
.. i18n:   leads that that are still waiting for a customer response. This enables you to check periodically on
 
233
.. i18n:   your work to do,
 
234
.. i18n: 
 
235
.. i18n: * :menuselection:`Leads --> All Leads` is a list of all the leads assigned to different salespeople.
 
236
.. i18n:   This menu as those beneath it are used by managers to check on each person's work.
 
237
 
 
238
* :menuselection:`Leads --> New Lead` opens an entry form directly onto a new lead. This menu can
 
239
  usefully be put into your shortcuts,
 
240
 
 
241
* :menuselection:`Leads --> My Leads` gives a list of all the leads (both open and not) which you're
 
242
  linked to,
 
243
 
 
244
* :menuselection:`Leads --> My Leads --> My Current Leads` gives a list of all your leads that you
 
245
  still need to handle (your open, draft and waiting leads),
 
246
 
 
247
* :menuselection:`Leads --> My Leads --> My Current Leads --> My Pending Leads` gives a list of all your
 
248
  leads that that are still waiting for a customer response. This enables you to check periodically on
 
249
  your work to do,
 
250
 
 
251
* :menuselection:`Leads --> All Leads` is a list of all the leads assigned to different salespeople.
 
252
  This menu as those beneath it are used by managers to check on each person's work.
 
253
 
 
254
.. i18n: .. figure:: images/crm_leads_list.png
 
255
.. i18n:    :scale: 50
 
256
.. i18n:    :align: center
 
257
.. i18n: 
 
258
.. i18n:    *List of leads to be handled*
 
259
 
 
260
.. figure:: images/crm_leads_list.png
 
261
   :scale: 50
 
262
   :align: center
 
263
 
 
264
   *List of leads to be handled*
 
265
 
 
266
.. i18n: Leads are prioritized. Salespeople should ideally start at the top of the list. They then open a
 
267
.. i18n: form to describe the lead. At this stage they contact the suspected customer by email or phone and enter the
 
268
.. i18n: result of the contact on the lead form.
 
269
 
 
270
Leads are prioritized. Salespeople should ideally start at the top of the list. They then open a
 
271
form to describe the lead. At this stage they contact the suspected customer by email or phone and enter the
 
272
result of the contact on the lead form.
 
273
 
 
274
.. i18n: They can then change the status of the lead to a state that depends on the response from the
 
275
.. i18n: suspect:
 
276
 
 
277
They can then change the status of the lead to a state that depends on the response from the
 
278
suspect:
 
279
 
 
280
.. i18n: * ``Cancelled`` : not to be followed as a lead,
 
281
.. i18n: 
 
282
.. i18n: * ``Waiting`` : waiting for a response from the suspect.
 
283
 
 
284
* ``Cancelled`` : not to be followed as a lead,
 
285
 
 
286
* ``Waiting`` : waiting for a response from the suspect.
 
287
 
 
288
.. i18n: Converting leads into customers or opportunities
 
289
.. i18n: ------------------------------------------------
 
290
 
 
291
Converting leads into customers or opportunities
 
292
------------------------------------------------
 
293
 
 
294
.. i18n: If a lead is interesting you convert it into a partner in the system. To do that, push the button
 
295
.. i18n: :guilabel:`Convert to Partner`. Open ERP opens a partner form with the information from the lead entered
 
296
.. i18n: into it. At this stage you can add more information such as the exact partner address and the
 
297
.. i18n: contact details.
 
298
 
 
299
If a lead is interesting you convert it into a partner in the system. To do that, push the button
 
300
:guilabel:`Convert to Partner`. Open ERP opens a partner form with the information from the lead entered
 
301
into it. At this stage you can add more information such as the exact partner address and the
 
302
contact details.
 
303
 
 
304
.. i18n: The created partner is automatically attached to the lead, which enables you to keep complete
 
305
.. i18n: traceability from the lead. To do that look at the second tab in the lead :guilabel:`History`.
 
306
 
 
307
The created partner is automatically attached to the lead, which enables you to keep complete
 
308
traceability from the lead. To do that look at the second tab in the lead :guilabel:`History`.
 
309
 
 
310
.. i18n: If the salesperson thinks that there is a real opportunity with the lead, following the contact, he
 
311
.. i18n: can convert it into a sales opportunity using the button :guilabel:`Convert to Opportunity`. Open ERP then
 
312
.. i18n: opens a window asking the title of the opportunity, the estimated revenue and the percentage success
 
313
.. i18n: of converting to a sale.
 
314
 
 
315
If the salesperson thinks that there is a real opportunity with the lead, following the contact, he
 
316
can convert it into a sales opportunity using the button :guilabel:`Convert to Opportunity`. Open ERP then
 
317
opens a window asking the title of the opportunity, the estimated revenue and the percentage success
 
318
of converting to a sale.
 
319
 
 
320
.. i18n: .. figure:: images/crm_lead_convert.png
 
321
.. i18n:    :scale: 50
 
322
.. i18n:    :align: center
 
323
.. i18n: 
 
324
.. i18n:    *Converting a lead into a sales opportunity*
 
325
 
 
326
.. figure:: images/crm_lead_convert.png
 
327
   :scale: 50
 
328
   :align: center
 
329
 
 
330
   *Converting a lead into a sales opportunity*
 
331
 
 
332
.. i18n: Some companies have more advanced processes for the qualification of a lead. They pass through
 
333
.. i18n: several steps, such as first call, renewing contact, waiting for a verbal agreement. You can then
 
334
.. i18n: use the field :guilabel:`Step` that is found up to the right of the lead definition. To move it
 
335
.. i18n: automatically through the next step, you can use the button that looks like a right arrow.
 
336
 
 
337
Some companies have more advanced processes for the qualification of a lead. They pass through
 
338
several steps, such as first call, renewing contact, waiting for a verbal agreement. You can then
 
339
use the field :guilabel:`Step` that is found up to the right of the lead definition. To move it
 
340
automatically through the next step, you can use the button that looks like a right arrow.
 
341
 
 
342
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
343
 
 
344
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
345
 
 
346
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
347
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
348
 
 
349
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
350
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
351
 
 
352
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
353
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
354
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
355
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
356
.. i18n: .. rights of these sales.
 
357
 
 
358
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
359
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
360
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
361
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
362
.. rights of these sales.
 
363
 
 
364
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
365
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
366
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
367
 
 
368
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
369
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
370
.. written authorisation for this.
 
371
 
 
372
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
373
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
374
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
375
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
376
 
 
377
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
378
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
379
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
380
.. printed in initial capitals.
 
381
 
 
382
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
383
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
384
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
385
 
 
386
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
387
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
388
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
389
 
 
390
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
391
 
 
392
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium