← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/uk/source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_searching.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/uk/source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_searching.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: .. index:: 
 
3
.. i18n:    pair: document; search
 
4
 
 
5
.. index:: 
 
6
   pair: document; search
 
7
 
 
8
.. i18n: Searching for documents
 
9
.. i18n: =======================
 
10
 
 
11
Searching for documents
 
12
=======================
 
13
 
 
14
.. i18n: You've seen several methods of accessing documents quickly:
 
15
 
 
16
You've seen several methods of accessing documents quickly:
 
17
 
 
18
.. i18n: * From attachments to an Open ERP resource,
 
19
.. i18n: 
 
20
.. i18n: * Through FTP access to Open ERP,
 
21
.. i18n: 
 
22
.. i18n: * Using the menu :menuselection:`Document Management --> Structure of Directories`.
 
23
 
 
24
* From attachments to an Open ERP resource,
 
25
 
 
26
* Through FTP access to Open ERP,
 
27
 
 
28
* Using the menu :menuselection:`Document Management --> Structure of Directories`.
 
29
 
 
30
.. i18n: But if you don't know where a specific document can be found, Open ERP also has a search tool
 
31
.. i18n: integrated into its document management. To search for a file use the menu :menuselection:`Document
 
32
.. i18n: Management --> Search for a file`. You get to a document search screen that lets you search amongst
 
33
.. i18n: all the attachments and all the documents in the FTP server.
 
34
 
 
35
But if you don't know where a specific document can be found, Open ERP also has a search tool
 
36
integrated into its document management. To search for a file use the menu :menuselection:`Document
 
37
Management --> Search for a file`. You get to a document search screen that lets you search amongst
 
38
all the attachments and all the documents in the FTP server.
 
39
 
 
40
.. i18n: You can search for a file using various different criteria:
 
41
 
 
42
You can search for a file using various different criteria:
 
43
 
 
44
.. i18n: * The filename,
 
45
.. i18n: 
 
46
.. i18n: * The owner of a file,
 
47
.. i18n: 
 
48
.. i18n: * The title of the resource that the file is attached to,
 
49
.. i18n: 
 
50
.. i18n: * The partner that the document is about,
 
51
.. i18n: 
 
52
.. i18n: * The directory that it's found in,
 
53
.. i18n: 
 
54
.. i18n: * Its creation and modification dates.
 
55
 
 
56
* The filename,
 
57
 
 
58
* The owner of a file,
 
59
 
 
60
* The title of the resource that the file is attached to,
 
61
 
 
62
* The partner that the document is about,
 
63
 
 
64
* The directory that it's found in,
 
65
 
 
66
* Its creation and modification dates.
 
67
 
 
68
.. i18n: Notice here an important advantage for an integrated document management system. Information such as
 
69
.. i18n: which partner is associated with a document is automatically detected by Open ERP when the document
 
70
.. i18n: has been stored in a directory. This information is never input by the user – it's detected
 
71
.. i18n: automatically using the information about the resource when it's being saved as a file.
 
72
 
 
73
Notice here an important advantage for an integrated document management system. Information such as
 
74
which partner is associated with a document is automatically detected by Open ERP when the document
 
75
has been stored in a directory. This information is never input by the user – it's detected
 
76
automatically using the information about the resource when it's being saved as a file.
 
77
 
 
78
.. i18n: But your search isn't limited to these few fields. You can also search on the content in the files.
 
79
.. i18n: Each file is automatically indexed by the system to give you a search engine rather like Google's on
 
80
.. i18n: the whole set of company documents.
 
81
 
 
82
But your search isn't limited to these few fields. You can also search on the content in the files.
 
83
Each file is automatically indexed by the system to give you a search engine rather like Google's on
 
84
the whole set of company documents.
 
85
 
 
86
.. i18n: .. note:: Supported file formats
 
87
.. i18n: 
 
88
.. i18n:     The Open ERP document management system can index the following file formats:
 
89
.. i18n: 
 
90
.. i18n:     * **TXT** : text files,
 
91
.. i18n: 
 
92
.. i18n:     * **PDF** : PDF files,
 
93
.. i18n: 
 
94
.. i18n:     * **SXW** : Open Office V1 files,
 
95
.. i18n: 
 
96
.. i18n:     * **ODT** : Open Office V2 files,
 
97
.. i18n: 
 
98
.. i18n:     * **DOC** : Microsoft Word files.
 
99
.. i18n: 
 
100
.. i18n:     The other file formats are properly handled in the document management system but their content
 
101
.. i18n:     is not indexed automatically.
 
102
 
 
103
.. note:: Supported file formats
 
104
 
 
105
    The Open ERP document management system can index the following file formats:
 
106
 
 
107
    * **TXT** : text files,
 
108
 
 
109
    * **PDF** : PDF files,
 
110
 
 
111
    * **SXW** : Open Office V1 files,
 
112
 
 
113
    * **ODT** : Open Office V2 files,
 
114
 
 
115
    * **DOC** : Microsoft Word files.
 
116
 
 
117
    The other file formats are properly handled in the document management system but their content
 
118
    is not indexed automatically.
 
119
 
 
120
.. i18n: This functionality is very significant. All you need to do is search for a partner name or an order
 
121
.. i18n: number to automatically get all the documents that are referenced there. And you can use a fragment
 
122
.. i18n: of text to find the document you need from within that subset.
 
123
 
 
124
This functionality is very significant. All you need to do is search for a partner name or an order
 
125
number to automatically get all the documents that are referenced there. And you can use a fragment
 
126
of text to find the document you need from within that subset.
 
127
 
 
128
.. i18n: Integration with emails
 
129
.. i18n: =======================
 
130
 
 
131
Integration with emails
 
132
=======================
 
133
 
 
134
.. i18n: Using Outlook and Thunderbird
 
135
.. i18n: -----------------------------
 
136
 
 
137
Using Outlook and Thunderbird
 
138
-----------------------------
 
139
 
 
140
.. i18n: .. figure::  images/document_attachment_outlook.png
 
141
.. i18n:    :scale: 50
 
142
.. i18n:    :align: center
 
143
.. i18n: 
 
144
.. i18n:    *Sending an attachment that's in the document management system from Outlook*
 
145
 
 
146
.. figure::  images/document_attachment_outlook.png
 
147
   :scale: 50
 
148
   :align: center
 
149
 
 
150
   *Sending an attachment that's in the document management system from Outlook*
 
151
 
 
152
.. i18n: Working with users' changes
 
153
.. i18n: ===========================
 
154
 
 
155
Working with users' changes
 
156
===========================
 
157
 
 
158
.. i18n: To make the document management system's use as unobtrusive as possible the system's users should
 
159
.. i18n: easily be able to store all the documents that they produce or receive from their customers and
 
160
.. i18n: suppliers. So Open ERP supplies dashboards to help system users approve their acceptance of such
 
161
.. i18n: documents.
 
162
 
 
163
To make the document management system's use as unobtrusive as possible the system's users should
 
164
easily be able to store all the documents that they produce or receive from their customers and
 
165
suppliers. So Open ERP supplies dashboards to help system users approve their acceptance of such
 
166
documents.
 
167
 
 
168
.. i18n: So you'll find two dashboards in the menu :menuselection:`Dashboards --> Document Management`. One
 
169
.. i18n: dashboard is for the document management system manager and one dashboard is for tracking use by different
 
170
.. i18n: users.
 
171
 
 
172
So you'll find two dashboards in the menu :menuselection:`Dashboards --> Document Management`. One
 
173
dashboard is for the document management system manager and one dashboard is for tracking use by different
 
174
users.
 
175
 
 
176
.. i18n: The first lets you track the change of documents by month, by customer and by type of resource. You
 
177
.. i18n: could also quickly assess the use that's made of the system by the various users.
 
178
 
 
179
The first lets you track the change of documents by month, by customer and by type of resource. You
 
180
could also quickly assess the use that's made of the system by the various users.
 
181
 
 
182
.. i18n: .. figure::  images/document_board1.png
 
183
.. i18n:    :scale: 50
 
184
.. i18n:    :align: center
 
185
.. i18n: 
 
186
.. i18n:    *Dashboard for the document management system manager*
 
187
 
 
188
.. figure::  images/document_board1.png
 
189
   :scale: 50
 
190
   :align: center
 
191
 
 
192
   *Dashboard for the document management system manager*
 
193
 
 
194
.. i18n: The second dashboard shows you how different employees use the system.
 
195
.. i18n: You can see the number of files sent by each user and who uses the document
 
196
.. i18n: management system the least. That tells you something about your user training
 
197
.. i18n: and whether you need to do something about changing work methods.
 
198
 
 
199
The second dashboard shows you how different employees use the system.
 
200
You can see the number of files sent by each user and who uses the document
 
201
management system the least. That tells you something about your user training
 
202
and whether you need to do something about changing work methods.
 
203
 
 
204
.. i18n: .. figure::  images/document_board2.png
 
205
.. i18n:    :scale: 50
 
206
.. i18n:    :align: center
 
207
.. i18n: 
 
208
.. i18n:    *Dashboard for the document management system analyzed by user*
 
209
 
 
210
.. figure::  images/document_board2.png
 
211
   :scale: 50
 
212
   :align: center
 
213
 
 
214
   *Dashboard for the document management system analyzed by user*
 
215
 
 
216
.. i18n: Version Management
 
217
.. i18n: ==================
 
218
 
 
219
Version Management
 
220
==================
 
221
 
 
222
.. i18n: There's usually a need to keep track of all the important documents that you have printed. For
 
223
.. i18n: example, when you send an invoice to a customer it's a good idea to store a copy of that invoice
 
224
.. i18n: internally in paper or electronic form. Then you can reprint it exactly in the same format as when
 
225
.. i18n: you sent it, even if the company's details have changed in the meantime.
 
226
 
 
227
There's usually a need to keep track of all the important documents that you have printed. For
 
228
example, when you send an invoice to a customer it's a good idea to store a copy of that invoice
 
229
internally in paper or electronic form. Then you can reprint it exactly in the same format as when
 
230
you sent it, even if the company's details have changed in the meantime.
 
231
 
 
232
.. i18n: To do this, Open ERP can automatically store as attachments the different reports printed by users.
 
233
.. i18n: By default, only invoices are saved as attachments, and they're saved when they are printed.
 
234
.. i18n: That's because they are commonly legally required.
 
235
 
 
236
To do this, Open ERP can automatically store as attachments the different reports printed by users.
 
237
By default, only invoices are saved as attachments, and they're saved when they are printed.
 
238
That's because they are commonly legally required.
 
239
 
 
240
.. i18n: But you can configure the system so that it doesn't matter which type of report is printed - 
 
241
.. i18n: they can all be stored automatically. To
 
242
.. i18n: activate that functionality on another type of report, modify this in the menu
 
243
.. i18n: :menuselection:`Administration --> Configuration --> Low Level --> Actions --> XML Reports`.
 
244
 
 
245
But you can configure the system so that it doesn't matter which type of report is printed - 
 
246
they can all be stored automatically. To
 
247
activate that functionality on another type of report, modify this in the menu
 
248
:menuselection:`Administration --> Configuration --> Low Level --> Actions --> XML Reports`.
 
249
 
 
250
.. i18n: .. figure::  images/document_report_modif.png
 
251
.. i18n:    :scale: 50
 
252
.. i18n:    :align: center
 
253
.. i18n: 
 
254
.. i18n:    *Modifying the definition of a report*
 
255
 
 
256
.. figure::  images/document_report_modif.png
 
257
   :scale: 50
 
258
   :align: center
 
259
 
 
260
   *Modifying the definition of a report*
 
261
 
 
262
.. i18n: Select the report that you want to change and complete the field :guilabel:`Prefix for saving as an
 
263
.. i18n: attachment`. Once you've done that each document print action will automatically be saved as an
 
264
.. i18n: attachment to the document.
 
265
 
 
266
Select the report that you want to change and complete the field :guilabel:`Prefix for saving as an
 
267
attachment`. Once you've done that each document print action will automatically be saved as an
 
268
attachment to the document.
 
269
 
 
270
.. i18n: Documents used for company processes
 
271
.. i18n: ====================================
 
272
 
 
273
Documents used for company processes
 
274
====================================
 
275
 
 
276
.. i18n: Finally, the document management system is also completely linked to the main system that manages
 
277
.. i18n: company processes. Then on each node of your management process you could store a procedure. Once
 
278
.. i18n: the user sees a process view of the relevant document he would be able to click on the directory to
 
279
.. i18n: get all the documents that might be useful for this phase of the process.
 
280
 
 
281
Finally, the document management system is also completely linked to the main system that manages
 
282
company processes. Then on each node of your management process you could store a procedure. Once
 
283
the user sees a process view of the relevant document he would be able to click on the directory to
 
284
get all the documents that might be useful for this phase of the process.
 
285
 
 
286
.. i18n: So you could also efficiently store the documents required for each phase of a process.
 
287
 
 
288
So you could also efficiently store the documents required for each phase of a process.
 
289
 
 
290
.. i18n: .. figure::  images/document_process.png
 
291
.. i18n:    :scale: 50
 
292
.. i18n:    :align: center
 
293
.. i18n: 
 
294
.. i18n:    *Example of a document linked to process management*
 
295
 
 
296
.. figure::  images/document_process.png
 
297
   :scale: 50
 
298
   :align: center
 
299
 
 
300
   *Example of a document linked to process management*
 
301
 
 
302
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
303
 
 
304
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
305
 
 
306
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
307
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
308
 
 
309
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
310
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
311
 
 
312
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
313
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
314
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
315
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
316
.. i18n: .. rights of these sales.
 
317
 
 
318
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
319
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
320
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
321
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
322
.. rights of these sales.
 
323
 
 
324
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
325
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
326
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
327
 
 
328
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
329
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
330
.. written authorisation for this.
 
331
 
 
332
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
333
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
334
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
335
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
336
 
 
337
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
338
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
339
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
340
.. printed in initial capitals.
 
341
 
 
342
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
343
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
344
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
345
 
 
346
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
347
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
348
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
349
 
 
350
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
351
 
 
352
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium