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  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
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i18n/uk/source/book/5/5_14_Stock/5_14_Stock_illustration.rst
 
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2
.. i18n: .. index::
 
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.. i18n:    single: stock; double-entry
 
4
 
 
5
.. index::
 
6
   single: stock; double-entry
 
7
 
 
8
.. i18n: Understanding double-entry stock management
 
9
.. i18n: ===========================================
 
10
 
 
11
Understanding double-entry stock management
 
12
===========================================
 
13
 
 
14
.. i18n: To illustrate this concept of stock management, see how stock moves are generated by the following
 
15
.. i18n: operations:
 
16
 
 
17
To illustrate this concept of stock management, see how stock moves are generated by the following
 
18
operations:
 
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20
.. i18n: * Receiving products from a supplier,
 
21
.. i18n: 
 
22
.. i18n: * Delivery to a customer,
 
23
.. i18n: 
 
24
.. i18n: * Inventory operation for lost materials,
 
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.. i18n: 
 
26
.. i18n: * Manufacturing.
 
27
 
 
28
* Receiving products from a supplier,
 
29
 
 
30
* Delivery to a customer,
 
31
 
 
32
* Inventory operation for lost materials,
 
33
 
 
34
* Manufacturing.
 
35
 
 
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.. i18n: .. index::
 
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.. i18n:    single: module; stock
 
38
 
 
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.. index::
 
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   single: module; stock
 
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.. i18n: The structure of stock locations is shown by the figure :ref:`fig-stloctree`. Stocks are assumed to be totally
 
43
.. i18n: empty and no operation is in progress nor planned.
 
44
 
 
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The structure of stock locations is shown by the figure :ref:`fig-stloctree`. Stocks are assumed to be totally
 
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empty and no operation is in progress nor planned.
 
47
 
 
48
.. i18n: If you order '30 bicycles' from a supplier, Open ERP will then do the following operations after the
 
49
.. i18n: receipt of the products:
 
50
 
 
51
If you order '30 bicycles' from a supplier, Open ERP will then do the following operations after the
 
52
receipt of the products:
 
53
 
 
54
.. i18n: .. table:: Stock Move operation from Suppliers to Stock
 
55
.. i18n: 
 
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.. i18n:    ================================================== =============
 
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.. i18n:    Location                                           Products
 
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.. i18n:    ================================================== =============
 
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.. i18n:    Partner Locations > Suppliers > Suppliers          -30 bicycles
 
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.. i18n:    Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             +30 bicycles
 
61
.. i18n:    ================================================== =============
 
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.. table:: Stock Move operation from Suppliers to Stock
 
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   ================================================== =============
 
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   Location                                           Products
 
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   ================================================== =============
 
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   Partner Locations > Suppliers > Suppliers          -30 bicycles
 
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   Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             +30 bicycles
 
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   ================================================== =============
 
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.. i18n: If you deliver 2 bicycles to a European customer you will get the following transactions for the
 
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.. i18n: delivery:
 
74
 
 
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If you deliver 2 bicycles to a European customer you will get the following transactions for the
 
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delivery:
 
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78
.. i18n: .. table:: Stock Move operation from Stock to European Customers
 
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.. i18n: 
 
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.. i18n:    ================================================== =============
 
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.. i18n:    Location                                           Products
 
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.. i18n:    ================================================== =============
 
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.. i18n:    Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             -2 bicycles
 
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.. i18n:    Partner Locations > Customers > European Customers +2 bicycles
 
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.. i18n:    ================================================== =============
 
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.. table:: Stock Move operation from Stock to European Customers
 
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   ================================================== =============
 
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   Location                                           Products
 
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   ================================================== =============
 
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   Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             -2 bicycles
 
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   Partner Locations > Customers > European Customers +2 bicycles
 
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   ================================================== =============
 
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96
.. i18n: When the two operations are complete you'll then get the following stock in each location:
 
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When the two operations are complete you'll then get the following stock in each location:
 
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100
.. i18n: .. table:: Resulting stock situation
 
101
.. i18n: 
 
102
.. i18n:    ================================================== =============
 
103
.. i18n:    Location                                           Products
 
104
.. i18n:    ================================================== =============
 
105
.. i18n:    Partner Locations > Suppliers > Suppliers          -30 bicycles
 
106
.. i18n:    Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             +28 bicycles
 
107
.. i18n:    Partner Locations > Customers > European Customers +2 bicycles
 
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.. i18n:    ================================================== =============
 
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110
.. table:: Resulting stock situation
 
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   ================================================== =============
 
113
   Location                                           Products
 
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   ================================================== =============
 
115
   Partner Locations > Suppliers > Suppliers          -30 bicycles
 
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   Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             +28 bicycles
 
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   Partner Locations > Customers > European Customers +2 bicycles
 
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   ================================================== =============
 
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120
.. i18n: So you can see that the sum of the stocks of a product in all the locations in Open ERP is always
 
121
.. i18n: zero. In accounting you'd say that the sum of the debits is equal to the sum of the credits.
 
122
 
 
123
So you can see that the sum of the stocks of a product in all the locations in Open ERP is always
 
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zero. In accounting you'd say that the sum of the debits is equal to the sum of the credits.
 
125
 
 
126
.. i18n: Partner locations (customers and suppliers) aren't located under your company in the hierarchical
 
127
.. i18n: structure, so their contents are not considered as part of your own stock. So if you look just at
 
128
.. i18n: the physical locations inside your own company those two bicycles are no longer in your company.
 
129
.. i18n: They're not in your own physical stock but it's still very useful to see them in your customer's
 
130
.. i18n: stock because that helps when you carry out detailed stock management analysis.
 
131
 
 
132
Partner locations (customers and suppliers) aren't located under your company in the hierarchical
 
133
structure, so their contents are not considered as part of your own stock. So if you look just at
 
134
the physical locations inside your own company those two bicycles are no longer in your company.
 
135
They're not in your own physical stock but it's still very useful to see them in your customer's
 
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stock because that helps when you carry out detailed stock management analysis.
 
137
 
 
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.. i18n: .. note:: Accounts
 
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.. i18n: 
 
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.. i18n:      In managing stock, a gap between the data in the software and real quantities in stock is
 
141
.. i18n:      difficult to avoid.
 
142
.. i18n:      Double-entry stock management gives twice as many opportunities to find an error.
 
143
.. i18n:      If you forget two items of stock this error will automatically be reflected in the
 
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.. i18n:      counterpart's location.
 
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.. note:: Accounts
 
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     In managing stock, a gap between the data in the software and real quantities in stock is
 
149
     difficult to avoid.
 
150
     Double-entry stock management gives twice as many opportunities to find an error.
 
151
     If you forget two items of stock this error will automatically be reflected in the
 
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     counterpart's location.
 
153
 
 
154
.. i18n: You can make a comparison with accounting, where you'll easily find an error because you can look
 
155
.. i18n: for an anomaly in an account or in the counterparts: if there's not enough in a bank account then that's
 
156
.. i18n: probably because someone's forgotten to enter a customer's invoice payment. You always know that the
 
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.. i18n: sum of debits must equal the sum of the credits in both accounting and Open ERP's stock management.
 
158
 
 
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You can make a comparison with accounting, where you'll easily find an error because you can look
 
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for an anomaly in an account or in the counterparts: if there's not enough in a bank account then that's
 
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probably because someone's forgotten to enter a customer's invoice payment. You always know that the
 
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sum of debits must equal the sum of the credits in both accounting and Open ERP's stock management.
 
163
 
 
164
.. i18n: In accounting, all documents lead to accounting entries that form the basis of management
 
165
.. i18n: accounting. If you create invoices or code in statements of account, for example, the results of the
 
166
.. i18n: operations are accounting entries on accounts. And it's the same for stock management in Open ERP.
 
167
.. i18n: All stock operations are carried out as simple stock moves. Whether you pack items, or manufacture
 
168
.. i18n: them, or carry out a stock inventory operation, stock moves are carried out every time.
 
169
 
 
170
In accounting, all documents lead to accounting entries that form the basis of management
 
171
accounting. If you create invoices or code in statements of account, for example, the results of the
 
172
operations are accounting entries on accounts. And it's the same for stock management in Open ERP.
 
173
All stock operations are carried out as simple stock moves. Whether you pack items, or manufacture
 
174
them, or carry out a stock inventory operation, stock moves are carried out every time.
 
175
 
 
176
.. i18n: You've seen a fairly simple example of goods receipt and product delivery, but some operations are
 
177
.. i18n: less obvious – a stock inventory operation, for example. An inventory operation is carried out
 
178
.. i18n: when you compare the stock shown in software with real stock numbers counted in the stores.
 
179
 
 
180
You've seen a fairly simple example of goods receipt and product delivery, but some operations are
 
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less obvious – a stock inventory operation, for example. An inventory operation is carried out
 
182
when you compare the stock shown in software with real stock numbers counted in the stores.
 
183
 
 
184
.. i18n: .. index::
 
185
.. i18n:    single: stock; inventory operation
 
186
.. i18n:    single: stock; stock check
 
187
 
 
188
.. index::
 
189
   single: stock; inventory operation
 
190
   single: stock; stock check
 
191
 
 
192
.. i18n: In Open ERP, with its double-entry stock management, you'd use stock moves for this inventory
 
193
.. i18n: operation. That helps you manage your stock traceability. If there are 26 Bicycles in real stock but
 
194
.. i18n: Open ERP shows 28 in the system. You then have to reduce the number in Open ERP to 26. This
 
195
.. i18n: reduction of 2 units is considered as a loss or destruction of products and the correction is
 
196
.. i18n: carried out as in the following operation:
 
197
 
 
198
In Open ERP, with its double-entry stock management, you'd use stock moves for this inventory
 
199
operation. That helps you manage your stock traceability. If there are 26 Bicycles in real stock but
 
200
Open ERP shows 28 in the system. You then have to reduce the number in Open ERP to 26. This
 
201
reduction of 2 units is considered as a loss or destruction of products and the correction is
 
202
carried out as in the following operation:
 
203
 
 
204
.. i18n: .. table:: Inventory operation to adjust stock
 
205
.. i18n: 
 
206
.. i18n:    ================================================== =============
 
207
.. i18n:    Location                                           Products
 
208
.. i18n:    ================================================== =============
 
209
.. i18n:    Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             -2 bicycles
 
210
.. i18n:    Virtual Locations > Inventory Loss                 +2 bicycles
 
211
.. i18n:    ================================================== =============
 
212
 
 
213
.. table:: Inventory operation to adjust stock
 
214
 
 
215
   ================================================== =============
 
216
   Location                                           Products
 
217
   ================================================== =============
 
218
   Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             -2 bicycles
 
219
   Virtual Locations > Inventory Loss                 +2 bicycles
 
220
   ================================================== =============
 
221
 
 
222
.. i18n: The product stock under consideration then becomes:
 
223
 
 
224
The product stock under consideration then becomes:
 
225
 
 
226
.. i18n: .. table:: Real and counterpart stocks when operations are completed
 
227
.. i18n: 
 
228
.. i18n:    ================================================== =============
 
229
.. i18n:    Location                                           Products
 
230
.. i18n:    ================================================== =============
 
231
.. i18n:    Partner Locations > Suppliers > Suppliers          -30 bicycles
 
232
.. i18n:    Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             +26 bicycles
 
233
.. i18n:    Partner Locations > Customers > European Customers +2 bicycles
 
234
.. i18n:    Virtual Locations > Inventory Loss                 +2 bicycles
 
235
.. i18n:    ================================================== =============
 
236
 
 
237
.. table:: Real and counterpart stocks when operations are completed
 
238
 
 
239
   ================================================== =============
 
240
   Location                                           Products
 
241
   ================================================== =============
 
242
   Partner Locations > Suppliers > Suppliers          -30 bicycles
 
243
   Physical Locations > Tiny SPRL > Stock             +26 bicycles
 
244
   Partner Locations > Customers > European Customers +2 bicycles
 
245
   Virtual Locations > Inventory Loss                 +2 bicycles
 
246
   ================================================== =============
 
247
 
 
248
.. i18n: This example shows one of the great advantages of this approach in terms of performance analysis.
 
249
.. i18n: After a few months, you can just make a stock valuation of the location ``Virtual Locations >
 
250
.. i18n: Inventory Loss`` to give you the value of the company's stock losses in the given period.
 
251
 
 
252
This example shows one of the great advantages of this approach in terms of performance analysis.
 
253
After a few months, you can just make a stock valuation of the location ``Virtual Locations >
 
254
Inventory Loss`` to give you the value of the company's stock losses in the given period.
 
255
 
 
256
.. i18n: Now see how the following manufacturing operation is structured in Open ERP. To make a bicycle you
 
257
.. i18n: need two wheels and a frame. This means that there should be a reduction of two wheels and a frame
 
258
.. i18n: from real stock and the addition of a bicycle there. The consumption / production is formalized by
 
259
.. i18n: moving products out of and into physical stock. The stock operations for this are as follows:
 
260
 
 
261
Now see how the following manufacturing operation is structured in Open ERP. To make a bicycle you
 
262
need two wheels and a frame. This means that there should be a reduction of two wheels and a frame
 
263
from real stock and the addition of a bicycle there. The consumption / production is formalized by
 
264
moving products out of and into physical stock. The stock operations for this are as follows:
 
265
 
 
266
.. i18n: .. table:: Stock situation resulting from manufacture
 
267
.. i18n: 
 
268
.. i18n:    ====================================== ========== ================================
 
269
.. i18n:    Location                               Products   Step
 
270
.. i18n:    ====================================== ========== ================================
 
271
.. i18n:    Virtual Locations > Default Production +2 Wheels  Consumption of raw materials
 
272
.. i18n:    Physical Locations > Tiny SPRL > Stock -2 Wheels  Consumption of raw materials
 
273
.. i18n:    Virtual Locations > Default Production +1 Frame   Consumption of raw materials
 
274
.. i18n:    Physical Locations > Tiny SPRL > Stock -1 Frame   Consumption of raw materials
 
275
.. i18n:    Virtual Locations > Default Production -1 Bicycle Manufacture of finished products
 
276
.. i18n:    Physical Locations > Tiny SPRL > Stock +1 Bicycle Manufacture of finished products
 
277
.. i18n:    ====================================== ========== ================================
 
278
 
 
279
.. table:: Stock situation resulting from manufacture
 
280
 
 
281
   ====================================== ========== ================================
 
282
   Location                               Products   Step
 
283
   ====================================== ========== ================================
 
284
   Virtual Locations > Default Production +2 Wheels  Consumption of raw materials
 
285
   Physical Locations > Tiny SPRL > Stock -2 Wheels  Consumption of raw materials
 
286
   Virtual Locations > Default Production +1 Frame   Consumption of raw materials
 
287
   Physical Locations > Tiny SPRL > Stock -1 Frame   Consumption of raw materials
 
288
   Virtual Locations > Default Production -1 Bicycle Manufacture of finished products
 
289
   Physical Locations > Tiny SPRL > Stock +1 Bicycle Manufacture of finished products
 
290
   ====================================== ========== ================================
 
291
 
 
292
.. i18n: So you've now got the outcome you need from the consumption of raw materials and the manufacture of
 
293
.. i18n: finished products.
 
294
 
 
295
So you've now got the outcome you need from the consumption of raw materials and the manufacture of
 
296
finished products.
 
297
 
 
298
.. i18n: .. note::  Assessing created value
 
299
.. i18n: 
 
300
.. i18n:     You might already have noticed a useful effect of this approach:
 
301
.. i18n:     if you do a stock valuation in the ``Default Production`` location you get
 
302
.. i18n:     a statement of value created by your company (as a negative amount).
 
303
.. i18n:     Stock valuation in any given location is calculated by multiplying quantities of products in
 
304
.. i18n:     stock by their cost.
 
305
.. i18n:     In this case the raw material value is deducted from the finished product value.
 
306
 
 
307
.. note::  Assessing created value
 
308
 
 
309
    You might already have noticed a useful effect of this approach:
 
310
    if you do a stock valuation in the ``Default Production`` location you get
 
311
    a statement of value created by your company (as a negative amount).
 
312
    Stock valuation in any given location is calculated by multiplying quantities of products in
 
313
    stock by their cost.
 
314
    In this case the raw material value is deducted from the finished product value.
 
315
 
 
316
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
317
 
 
318
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
319
 
 
320
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
321
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
322
 
 
323
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
324
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
325
 
 
326
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
327
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
328
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
329
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
330
.. i18n: .. rights of these sales.
 
331
 
 
332
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
333
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
334
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
335
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
336
.. rights of these sales.
 
337
 
 
338
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
339
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
340
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
341
 
 
342
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
343
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
344
.. written authorisation for this.
 
345
 
 
346
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
347
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
348
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
349
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
350
 
 
351
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
352
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
353
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
354
.. printed in initial capitals.
 
355
 
 
356
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
357
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
358
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
359
 
 
360
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
361
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
362
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
363
 
 
364
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
365
 
 
366
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium