← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to source/book/4/4_10_Accounts/4_10_Accounts_place.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
source/book/4/4_10_Accounts/4_10_Accounts_place.rst
 
1
 
 
2
.. index::
 
3
   single: analytic; accounts
 
4
 
 
5
Putting analytic accounts in place
 
6
==================================
 
7
 
 
8
For the initial setup of good analytic accounts you should:
 
9
 
 
10
* set up the chart of accounts,
 
11
 
 
12
* create the different journals.
 
13
 
 
14
Setting up the chart of accounts
 
15
--------------------------------
 
16
 
 
17
Start by choosing the most suitable analytic representation for your company before entering it into
 
18
Open ERP. To create the different analytic accounts, use the menu :menuselection:`Financial
 
19
Management --> Configuration --> Analytic Accounting --> Analytic Accounts --> New Analytic Account`.
 
20
 
 
21
.. figure::  images/account_analytic_form.png
 
22
   :scale: 50
 
23
   :align: center
 
24
 
 
25
   *Setting up an analytic account*
 
26
 
 
27
To create an analytic account you have to complete the main fields:
 
28
 
 
29
* the :guilabel:`Account Name`,
 
30
 
 
31
* the :guilabel:`Account Code` : used as a shortcut for selecting the account,
 
32
 
 
33
* the :guilabel:`Account type` : just like general accounts the \ ``View``\   type is used for
 
34
  virtual accounts which are used only to create a hierarchical structure and for subtotals, and not
 
35
  to store accounting entries,
 
36
 
 
37
* the :guilabel:`Parent analytic account` : defines the hierarchy between the accounts.
 
38
 
 
39
If the project is for a limited time you can define a start and end date here. The :guilabel:`State`
 
40
field is used to indicate whether the project is running (\ ``Open``\  ), waiting for information
 
41
from the client (\ ``Pending``\ ), \ ``Draft``\   or \ ``Closed``\  .
 
42
 
 
43
Finally, if the analytic account is a client project you can complete the fields about the partner,
 
44
which you'd need so that you can invoice the partner:
 
45
 
 
46
* the :guilabel:`Associated partner`,
 
47
 
 
48
* a :guilabel:`Sale Pricelist`, which shows how services linked to the project should be charged,
 
49
 
 
50
* a :guilabel:`Max. Invoice Price`, showing the maximum invoice price regardless of actual
 
51
  overspend,
 
52
 
 
53
* a :guilabel:`Max. Quantity`, for contracts with a fixed limit of hours to use,
 
54
 
 
55
* an :guilabel:`Invoicing` field, which defines an invoicing rate and whether the project
 
56
  should be invoiced automatically from the services represented by the costs in the analytic account.
 
57
 
 
58
.. index::
 
59
   single: invoicing
 
60
 
 
61
.. tip:: Invoicing
 
62
 
 
63
        You have several methods available to you in Open ERP for automated invoicing:
 
64
 
 
65
        * Service companies usually use invoicing from purchase orders, analytic accounts or, more rarely,
 
66
          project management tasks.
 
67
 
 
68
        * Manufacturing and trading companies more often use invoicing from deliveries or customer purchase
 
69
          orders.
 
70
 
 
71
.. figure::  images/account_analytic_chart.png
 
72
   :scale: 50
 
73
   :align: center
 
74
 
 
75
   *Example of an analytic chart for projects*
 
76
 
 
77
Once you've defined the different analytic accounts you can view your chart through the menu
 
78
:menuselection:`Financial Management --> Charts --> Analytic Chart of Accounts`.
 
79
 
 
80
.. index::
 
81
   single: module; hr_timesheet_invoice
 
82
   single: module; account_analytic_analysis
 
83
 
 
84
.. tip:: Setting up an analytic account
 
85
 
 
86
        The setup screen for an analytic account can vary greatly depending on the modules installed in
 
87
        your database.
 
88
        For example, you'll only see information about recharging services if you have the module
 
89
        :mod:`hr_timesheet_invoice` installed.
 
90
 
 
91
        Some of these modules add helpful management statistics to the analytic account.
 
92
        The most useful is probably the module :mod:`account_analytic_analysis`,
 
93
        which adds such information as indicators about your margins, invoicing amounts, and latest service
 
94
        dates and invoice dates.
 
95
 
 
96
Creating Journals
 
97
-----------------
 
98
 
 
99
Once the analytic chart has been created for your company you have to create the different journals.
 
100
These enable you to categorize the different accounting entries by their type:
 
101
 
 
102
* services,
 
103
 
 
104
* expense reimbursements,
 
105
 
 
106
* purchases of materials,
 
107
 
 
108
* miscellaneous expenditure,
 
109
 
 
110
* sales,
 
111
 
 
112
* situation entries (special situations, such as installation of the software).
 
113
 
 
114
.. index::
 
115
   single: journal; minimal journals
 
116
 
 
117
.. note::  Minimal journals
 
118
 
 
119
        At a minimum you have to create one analytic journal for Sales and one for Purchases.
 
120
        If you don't create these two, Open ERP won't validate invoices linked to an analytic account
 
121
        because it wouldn't be able to create an analytic accounting entry automatically.
 
122
 
 
123
.. figure::  images/account_analytic_journal.png
 
124
   :scale: 50
 
125
   :align: center
 
126
 
 
127
   *Creating an analytic journal*
 
128
 
 
129
To define your analytic journals, use the menu :menuselection:`Financial Management -->
 
130
Configuration --> Analytic Accounting --> Analytic Journal Definition` then click :guilabel:`New`..
 
131
 
 
132
It's easy to create an analytic journal. Just give it a :guilabel:`Name`, a :guilabel:`Code` and a :guilabel:`Type`. The
 
133
types available are:
 
134
 
 
135
* \ ``Sales``\  , for sales to customers and for credit notes,
 
136
 
 
137
* \ ``Purchases``\  , for purchases and miscellaneous expenses,
 
138
 
 
139
* \ ``Cash``\  , for financial entries,
 
140
 
 
141
* \ ``Situation``\  , to adjust accounts when starting an activity, or at the end of the financial
 
142
  year,
 
143
 
 
144
* \ ``General``\  , for all other entries.
 
145
 
 
146
The type of journal enables the software to automatically select the analytic journal based on the
 
147
nature of the operation. For example if you enter an invoice for a customer, Open ERP will
 
148
automatically search for an analytic journal of type \ ``Sales``\  .
 
149
 
 
150
 
 
151
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
152
 
 
153
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
154
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
155
 
 
156
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
157
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
158
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
159
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
160
.. rights of these sales.
 
161
 
 
162
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
163
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
164
.. written authorisation for this.
 
165
 
 
166
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
167
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
168
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
169
.. printed in initial capitals.
 
170
 
 
171
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
172
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
173
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
174
 
 
175
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
176