← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/vi/source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_virtualFiles.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/vi/source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_virtualFiles.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: .. index::
 
3
.. i18n:    single: virtual; file
 
4
 
 
5
.. index::
 
6
   single: virtual; file
 
7
 
 
8
.. i18n: Virtual Files
 
9
.. i18n: =============
 
10
 
 
11
Virtual Files
 
12
=============
 
13
 
 
14
.. i18n: The most well-organized companies keep track of all the documents they've sent to customers in their
 
15
.. i18n: document management system. It's very useful to be able to retrieve every document about a customer
 
16
.. i18n: or a project. But the work of storing these documents can itself often take up quite a bit of time
 
17
.. i18n: for staff. Each report must be saved in the document management system as well as simply being sent
 
18
.. i18n: by email to the customer.
 
19
 
 
20
The most well-organized companies keep track of all the documents they've sent to customers in their
 
21
document management system. It's very useful to be able to retrieve every document about a customer
 
22
or a project. But the work of storing these documents can itself often take up quite a bit of time
 
23
for staff. Each report must be saved in the document management system as well as simply being sent
 
24
by email to the customer.
 
25
 
 
26
.. i18n: That's not the case in Open ERP. To automatically make Open ERP reports available in the FTP server,
 
27
.. i18n: Open ERP automatically uses *virtual files*. You can put virtual files into directories
 
28
.. i18n: that have the special type of *linked resource* and link the virtual files to Open ERP's reports.
 
29
 
 
30
That's not the case in Open ERP. To automatically make Open ERP reports available in the FTP server,
 
31
Open ERP automatically uses *virtual files*. You can put virtual files into directories
 
32
that have the special type of *linked resource* and link the virtual files to Open ERP's reports.
 
33
 
 
34
.. i18n: .. note:: Virtual Files
 
35
.. i18n: 
 
36
.. i18n:     Virtual files don't actually exist in Open ERP but are made visible with a size of 0 in the FTP
 
37
.. i18n:     server.
 
38
.. i18n:     Once these files have been read by the client software, Open ERP prints the document related to
 
39
.. i18n:     this file and
 
40
.. i18n:     returns a PDF document linked to the resource.
 
41
.. i18n: 
 
42
.. i18n:     When you copy or open a virtual file you print the selected resource.
 
43
.. i18n:     You don't then have to go and print a document through Open ERP –
 
44
.. i18n:     you just open the file containing that document in the document management system.
 
45
.. i18n:     The PDF file is then created in real time by Open ERP by reading the relevant data.
 
46
 
 
47
.. note:: Virtual Files
 
48
 
 
49
    Virtual files don't actually exist in Open ERP but are made visible with a size of 0 in the FTP
 
50
    server.
 
51
    Once these files have been read by the client software, Open ERP prints the document related to
 
52
    this file and
 
53
    returns a PDF document linked to the resource.
 
54
 
 
55
    When you copy or open a virtual file you print the selected resource.
 
56
    You don't then have to go and print a document through Open ERP –
 
57
    you just open the file containing that document in the document management system.
 
58
    The PDF file is then created in real time by Open ERP by reading the relevant data.
 
59
 
 
60
.. i18n: The screen :ref:`fig-docvirt` shows the parameters of the virtual files in Orders. You define the virtual files
 
61
.. i18n: using the name ORDERNUM_print.pdf, where ORDERNUM represents the reference to the order. To do
 
62
.. i18n: this you must complete the section :guilabel:`Descriptive Contents` of the file for a directory. 
 
63
.. i18n: You can then find a virtual file for each report associated with an order.
 
64
 
 
65
The screen :ref:`fig-docvirt` shows the parameters of the virtual files in Orders. You define the virtual files
 
66
using the name ORDERNUM_print.pdf, where ORDERNUM represents the reference to the order. To do
 
67
this you must complete the section :guilabel:`Descriptive Contents` of the file for a directory. 
 
68
You can then find a virtual file for each report associated with an order.
 
69
 
 
70
.. i18n: .. _fig-docvirt:
 
71
.. i18n: 
 
72
.. i18n: .. figure::  images/document_virtual_form.png
 
73
.. i18n:    :scale: 50
 
74
.. i18n:    :align: center
 
75
.. i18n: 
 
76
.. i18n:    *Virtual files for Sales Orders in Open ERP*
 
77
 
 
78
.. _fig-docvirt:
 
79
 
 
80
.. figure::  images/document_virtual_form.png
 
81
   :scale: 50
 
82
   :align: center
 
83
 
 
84
   *Virtual files for Sales Orders in Open ERP*
 
85
 
 
86
.. i18n: To see the effect of this configuration, connect to the FTP server and go into a directory for an
 
87
.. i18n: order such as :menuselection:`Main Repository --> Sales Orders --> All Sales Orders --> SO003`. You
 
88
.. i18n: can then just double-click the file :guilabel:`SO003_print.pdf` to get a printout of Order SO003.
 
89
.. i18n: You can attach it to an email or put it on your desktop.
 
90
 
 
91
To see the effect of this configuration, connect to the FTP server and go into a directory for an
 
92
order such as :menuselection:`Main Repository --> Sales Orders --> All Sales Orders --> SO003`. You
 
93
can then just double-click the file :guilabel:`SO003_print.pdf` to get a printout of Order SO003.
 
94
You can attach it to an email or put it on your desktop.
 
95
 
 
96
.. i18n: .. figure::  images/document_virtual_ftp.png
 
97
.. i18n:    :scale: 50
 
98
.. i18n:    :align: center
 
99
.. i18n: 
 
100
.. i18n:    *Virtual files for Sales Orders through FTP*
 
101
 
 
102
.. figure::  images/document_virtual_ftp.png
 
103
   :scale: 50
 
104
   :align: center
 
105
 
 
106
   *Virtual files for Sales Orders through FTP*
 
107
 
 
108
.. i18n: This system of virtual files is very useful in a lot of situations. For example if you must quickly
 
109
.. i18n: re-send a quotation to a customer you don't have to open Open ERP, you can just attach the relevant
 
110
.. i18n: virtual file to your email.
 
111
 
 
112
This system of virtual files is very useful in a lot of situations. For example if you must quickly
 
113
re-send a quotation to a customer you don't have to open Open ERP, you can just attach the relevant
 
114
virtual file to your email.
 
115
 
 
116
.. i18n: Importantly, once files have been read or copied they become real files, taking up real space, rather than
 
117
.. i18n: just virtual. This means that you can keep a legal record of all documents that have been created and sent
 
118
.. i18n: to customers and suppliers.
 
119
 
 
120
Importantly, once files have been read or copied they become real files, taking up real space, rather than
 
121
just virtual. This means that you can keep a legal record of all documents that have been created and sent
 
122
to customers and suppliers.
 
123
 
 
124
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
125
 
 
126
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
127
 
 
128
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
129
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
130
 
 
131
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
132
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
133
 
 
134
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
135
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
136
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
137
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
138
.. i18n: .. rights of these sales.
 
139
 
 
140
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
141
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
142
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
143
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
144
.. rights of these sales.
 
145
 
 
146
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
147
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
148
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
149
 
 
150
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
151
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
152
.. written authorisation for this.
 
153
 
 
154
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
155
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
156
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
157
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
158
 
 
159
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
160
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
161
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
162
.. printed in initial capitals.
 
163
 
 
164
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
165
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
166
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
167
 
 
168
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
169
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
170
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
171
 
 
172
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
173
 
 
174
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium