← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to source/book/3/3_9/chart_of_accounts.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
source/book/3/3_9/chart_of_accounts.rst
 
1
 
 
2
.. index::
 
3
   single: accounts; chart
 
4
   single: chart of accounts
 
5
 
 
6
Chart of Accounts
 
7
=================
 
8
 
 
9
.. index::
 
10
   single: modules; l10n_
 
11
   single: module; l10n_fr
 
12
 
 
13
On installation, the software is given a default chart of accounts that's the same regardless of
 
14
your country. To install the chart of accounts and tax definitions for your own country install the
 
15
module :mod:`l10n_XX` where XX represents your country code in two letters. For example to get the
 
16
chart of accounts for France install the module :mod:`l10n_fr`.
 
17
 
 
18
Some of these pre-built modules are comprehensive and accurate, others have rather more tentative
 
19
status and are simply indicators of the possibilities. You can modify these, or build your own
 
20
accounts onto the default chart, or replace it entirely with a custom chart.
 
21
 
 
22
You view active charts of accounts using the menu :menuselection:`Financial Management --> Charts
 
23
--> Charts of Accounts`, and :guilabel:`Open Charts` for the selected year and account moves.
 
24
 
 
25
.. note:: Hierarchical charts
 
26
 
 
27
        Most accounting software packages represent their charts of accounts in the form of a list. You can
 
28
        do this in Open ERP as well if you want to, but its tree view offers several advantages:
 
29
 
 
30
        * it lets you show and calculate only the accounts that interest you,
 
31
 
 
32
        * it enables you to get a global view of accounts (when you show only summary accounts),
 
33
 
 
34
        * it simplifies searches semantically,
 
35
 
 
36
        * it's more intuitive, because you can search for accounts on the basis of their classification,
 
37
 
 
38
        * it's flexible because you can easily restructure them.
 
39
 
 
40
The structure of the chart of accounts is hierarchical, with account subtotals called account views.
 
41
You can develop a set of account views to contain only those elements that interest you.
 
42
 
 
43
To get the detail of the account entries that are important to you, all you need to do is click the
 
44
account's :guilabel:`Code` (if you have no codes, you can select the line, then click :guilabel:`Switch`
 
45
to get the acount definition, then click the :guilabel:`Entries` in the :guilabel:`LINKS` part of the toolbar). 
 
46
 
 
47
Displaying the chart of accounts can take several seconds because Open ERP calculates the debits,
 
48
credits and balance for each account in real time. If you just want to work with a chart of accounts
 
49
that has structure but shows no totals, use the function :menuselection:`Financial Management -->
 
50
Charts --> Charts of Accounts --> Fast Charts of Accounts`.
 
51
 
 
52
Creating a chart of accounts
 
53
----------------------------
 
54
 
 
55
.. figure::  images/account_form.png
 
56
   :scale: 50
 
57
   :align: center
 
58
 
 
59
   *Definition of an account*
 
60
 
 
61
To add, modify or delete existing accounts, use the menu :menuselection:`Financial Management -->
 
62
Configuration --> Financial Accounting --> Financial Accounts --> List of Accounts`.
 
63
 
 
64
.. index::
 
65
   single: multi-lingual
 
66
 
 
67
.. tip:: Multi-lingual fields
 
68
 
 
69
        In Open ERP multi-lingual fields are marked by a small flag to their right.
 
70
        Click on the flag to get a translation of the value of the field in the different installed
 
71
        languages.
 
72
        You can also edit the translation.
 
73
 
 
74
        This enables you to efficiently manage other languages as you need them.
 
75
        The field's value appears in the language of the logged-in user or, in the case of reports printed
 
76
        for a partner, that of the partner.
 
77
 
 
78
The main account fields are:
 
79
 
 
80
*  :guilabel:`Name` : the name of the account is a multi-lingual field, which is why there's a
 
81
   little flag to the right. Give the field a name.
 
82
 
 
83
*  :guilabel:`Active` : if you deactivate an account (by unchecking the box) it will no longer be
 
84
   visible in the chart of accounts but can be reactivated later. Only accounts which aren't needed for
 
85
   account entries can be deactivated.
 
86
 
 
87
*  :guilabel:`Account Type` : account types determine an account's use in each journal.
 
88
   By default the following types are available:
 
89
   :guilabel:`View`,:guilabel:`Receivable`, :guilabel:`Payable`, :guilabel:`Income`,
 
90
   :guilabel:`Expense`, :guilabel:`Tax`, :guilabel:`Cash`, :guilabel:`Asset`, :guilabel:`Equity`.
 
91
   You can add new types through the menu
 
92
   :menuselection:`Financial Management -->
 
93
   Configuration --> Financial Accounting --> Financial Accounts --> Account Types`.
 
94
   Use the :guilabel:`View` type for accounts that make up the structure of the charts and have no
 
95
   account data inputs of their own.
 
96
 
 
97
.. index::
 
98
   pair: account; type
 
99
 
 
100
.. note:: Type of account
 
101
 
 
102
        The account types are mainly used as an informative title.
 
103
        The only two types that have any particular effect are :guilabel:`Receivables` and :guilabel:`Payables`.
 
104
 
 
105
        These two types are used by reports on partner credits and debits.
 
106
        They're calculated from the list of unreconciled entries in the accounts of one of these two types.
 
107
 
 
108
*  :guilabel:`Account Number` : the code length isn't limited to a specific number of digits. Use code 0 for
 
109
   all root accounts.
 
110
 
 
111
*  :guilabel:`Currency` : the default currency for that account.
 
112
 
 
113
*  :guilabel:`Deferral Method` : determines how to treat the account and its entries at the closing of the
 
114
   books at the end of the year. Four methods are available:
 
115
 
 
116
        - :guilabel:`Balance` : an entry is generated for the account balance and carried across to the new year
 
117
          (generally used for bank accounts),
 
118
 
 
119
        - :guilabel:`None` : no accounting entries are transferred across to the new financial year (generally for
 
120
          classes 6 and 7),
 
121
 
 
122
        - :guilabel:`Detail` : all entries are kept for the new fiscal year,
 
123
 
 
124
        - :guilabel:`Unreconciled` : only unreconciled entries are carried over to the new fiscal year (usually used for
 
125
          third-party accounts).
 
126
 
 
127
*  :guilabel:`Reconcile` : determines if you can reconcile the entries in this account. Activate this field
 
128
   for partner accounts and for chequing (checking) accounts.
 
129
 
 
130
*  :guilabel:`Parents` : determines which account is the parent of this one, to create the tree structure of
 
131
   the chart of accounts.
 
132
 
 
133
*  :guilabel:`Default Taxes` : this is the default tax applied to purchases or sales using this account. It
 
134
   enables the system to generate tax entries automatically when entering data in a journal manually.
 
135
 
 
136
The tree structure of the accounts can be altered as often and as much as you wish without
 
137
recalculating any of the individual entries. So you can easily restructure your account during the
 
138
year to reflect the reality of the company better.
 
139
 
 
140
.. index::
 
141
   single: consolidation (accounting)
 
142
   pair: chart of accounts; virtual
 
143
 
 
144
Using virtual charts of accounts
 
145
--------------------------------
 
146
 
 
147
The structure of a chart of accounts is imposed by the legislation in effect in the country of
 
148
concern. Unfortunately that structure doesn't always correspond to the view that a company's CEO
 
149
needs.
 
150
 
 
151
In Open ERP you can use the concept of virtual charts of accounts to manage several different
 
152
representations of the same accounts simultaneously. These representations can be shown in real time
 
153
with no additional data entry.
 
154
 
 
155
So your general chart of accounts can be the one imposed by the statutes of your country, and your
 
156
CEO can then have other virtual charts as necessary, based on the accounts in the general chart. For
 
157
example the CEO can create a view per department, a cash-flow and liquidity view, or consolidated
 
158
accounts for different companies.
 
159
 
 
160
The most interesting thing about virtual charts of accounts is that they can be used in the same way
 
161
as the default chart of accounts for the whole organization. For example you can establish budgets
 
162
from your consolidated accounts or from the accounts from one of your companies.
 
163
 
 
164
.. tip:: Virtual accounts
 
165
 
 
166
        Virtual accounts enable you to provide different representations of one or several existing charts
 
167
        of accounts.
 
168
        Creating and restructuring virtual accounts has no impact on the accounting entries.
 
169
        You can then use the virtual charts with no risk of altering the general chart of accounts or
 
170
        future accounting entries.
 
171
 
 
172
        Because they're used only to get different representation of the same entries they're very useful
 
173
        for:
 
174
 
 
175
        * consolidating several companies in real time,
 
176
 
 
177
        * depreciation calculations,
 
178
 
 
179
        * cash-flow views,
 
180
 
 
181
        * getting more useful views than those imposed by statute,
 
182
 
 
183
        * presenting summary charts to other users that are appropriate to their general system rights.
 
184
 
 
185
        So there are good reasons for viewing the execution of financial transactions through virtual
 
186
        charts, such as budgets and financial indicators based on special views of the company.
 
187
 
 
188
To create a new chart of accounts you should create a root account using the menu
 
189
:menuselection:`Financial Management --> Configuration --> Financial Accounting --> Financial Accounts
 
190
--> List of Accounts`. Your top level account should have :guilabel:`Code` \ ``0``\   and :guilabel:`Type` \ ``View``\  . Then
 
191
you can choose your structure by creating other accounts of :guilabel:`Type` \ ``View``\   as necessary.
 
192
Check your virtual structure using the menu :menuselection:`Financial Management --> Charts -->
 
193
Charts of Accounts`.
 
194
 
 
195
Finally, when you've got your structure, you must make the general accounts and virtual accounts
 
196
match. For that search the general accounts and ensure that each non-\ ``View``\   account there
 
197
also has a virtual account in the field :guilabel:`Parents`.
 
198
 
 
199
You can then check through your general chart of accounts as well as your virtual charts which give
 
200
you another representation of the company. All the actions and states in your general account are
 
201
also available in the virtual accounts.
 
202
 
 
203
Finally you can also make virtual charts of accounts from other virtual charts. That can give an
 
204
additional dimension for financial analysis.
 
205
 
 
206
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
207
 
 
208
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
209
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
210
 
 
211
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
212
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
213
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
214
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
215
.. rights of these sales.
 
216
 
 
217
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
218
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
219
.. written authorisation for this.
 
220
 
 
221
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
222
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
223
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
224
.. printed in initial capitals.
 
225
 
 
226
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
227
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
228
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
229
 
 
230
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium