← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/vi/source/book/4/4_10_Accounts/4_10_Accounts_record.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/vi/source/book/4/4_10_Accounts/4_10_Accounts_record.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: .. index::
 
3
.. i18n:    single: analytic; records
 
4
.. i18n: ..
 
5
 
 
6
.. index::
 
7
   single: analytic; records
 
8
..
 
9
 
 
10
.. i18n: Analytic records
 
11
.. i18n: ================
 
12
 
 
13
Analytic records
 
14
================
 
15
 
 
16
.. i18n: Just as in general accounting, analytic entries must belong to an account and an analytic journal.
 
17
 
 
18
Just as in general accounting, analytic entries must belong to an account and an analytic journal.
 
19
 
 
20
.. i18n: Analytic records can be distinguished from general records by the following characteristics:
 
21
 
 
22
Analytic records can be distinguished from general records by the following characteristics:
 
23
 
 
24
.. i18n: * they're not necessarily legal accounting documents,
 
25
.. i18n: 
 
26
.. i18n: * they don't necessarily belong to an existing accounting period,
 
27
.. i18n: 
 
28
.. i18n: * they're managed according to their date and not an accounting period,
 
29
.. i18n: 
 
30
.. i18n: * they don't generate both a debit and a credit entry, but a positive amount (income) or a negative
 
31
.. i18n:   amount (cost).
 
32
 
 
33
* they're not necessarily legal accounting documents,
 
34
 
 
35
* they don't necessarily belong to an existing accounting period,
 
36
 
 
37
* they're managed according to their date and not an accounting period,
 
38
 
 
39
* they don't generate both a debit and a credit entry, but a positive amount (income) or a negative
 
40
  amount (cost).
 
41
 
 
42
.. i18n: .. _fig-accanmv:
 
43
.. i18n: 
 
44
.. i18n: .. figure::  images/account_analytic_move.png
 
45
.. i18n:    :scale: 50
 
46
.. i18n:    :align: center
 
47
.. i18n: 
 
48
.. i18n:    *Analytic account records for a customer project*
 
49
 
 
50
.. _fig-accanmv:
 
51
 
 
52
.. figure::  images/account_analytic_move.png
 
53
   :scale: 50
 
54
   :align: center
 
55
 
 
56
   *Analytic account records for a customer project*
 
57
 
 
58
.. i18n: The figure :ref:`fig-accanmv` represents the entries on an analytic account for a customer project.
 
59
 
 
60
The figure :ref:`fig-accanmv` represents the entries on an analytic account for a customer project.
 
61
 
 
62
.. i18n: You can see there:
 
63
 
 
64
You can see there:
 
65
 
 
66
.. i18n: * the service costs for staff working on the project,
 
67
.. i18n: 
 
68
.. i18n: * the costs for reimbursing the expenses of a return journey to the customer,
 
69
.. i18n: 
 
70
.. i18n: * purchases of goods that have been delivered to the customer,
 
71
.. i18n: 
 
72
.. i18n: * sales for recharging these costs.
 
73
 
 
74
* the service costs for staff working on the project,
 
75
 
 
76
* the costs for reimbursing the expenses of a return journey to the customer,
 
77
 
 
78
* purchases of goods that have been delivered to the customer,
 
79
 
 
80
* sales for recharging these costs.
 
81
 
 
82
.. i18n: Automated entries
 
83
.. i18n: -----------------
 
84
 
 
85
Automated entries
 
86
-----------------
 
87
 
 
88
.. i18n: Analytic accounting is totally integrated with the other Open ERP modules, so you never have to re-
 
89
.. i18n: enter the records. They're automatically generated by the following operations:
 
90
 
 
91
Analytic accounting is totally integrated with the other Open ERP modules, so you never have to re-
 
92
enter the records. They're automatically generated by the following operations:
 
93
 
 
94
.. i18n: * confirmation of an invoice generates analytic entries for sales or purchases connected to the
 
95
.. i18n:   account shown in the invoice line,
 
96
.. i18n: 
 
97
.. i18n: * the entry of a service generates an analytic entry for the cost of this service to the given
 
98
.. i18n:   project,
 
99
.. i18n: 
 
100
.. i18n: * the manufacture of a product generates an entry for the manufacturing cost of each operation in
 
101
.. i18n:   the product range.
 
102
 
 
103
* confirmation of an invoice generates analytic entries for sales or purchases connected to the
 
104
  account shown in the invoice line,
 
105
 
 
106
* the entry of a service generates an analytic entry for the cost of this service to the given
 
107
  project,
 
108
 
 
109
* the manufacture of a product generates an entry for the manufacturing cost of each operation in
 
110
  the product range.
 
111
 
 
112
.. i18n: Other documents linked to one of these three operations produce analytic records indirectly. For
 
113
.. i18n: example, when you're entering a customer sales order you can link it to the customer's analytic
 
114
.. i18n: account. When you're managing by case or project, mark the project with that order. This order will
 
115
.. i18n: then generate a customer invoice, which will be linked to the analytic account. When the invoice is
 
116
.. i18n: validated it will automatically create general and analytic accounting records for the corresponding
 
117
.. i18n: project.
 
118
 
 
119
Other documents linked to one of these three operations produce analytic records indirectly. For
 
120
example, when you're entering a customer sales order you can link it to the customer's analytic
 
121
account. When you're managing by case or project, mark the project with that order. This order will
 
122
then generate a customer invoice, which will be linked to the analytic account. When the invoice is
 
123
validated it will automatically create general and analytic accounting records for the corresponding
 
124
project.
 
125
 
 
126
.. i18n: Expense receipts from an employee can be linked to an analytic account for reimbursement. When a
 
127
.. i18n: receipt is approved by the company, a purchase invoice is created. This invoice represents a debit
 
128
.. i18n: on the company in favor of the employee. Each line of the purchase invoice is then linked to an
 
129
.. i18n: analytic account which automatically allocates the costs for that receipt to the corresponding
 
130
.. i18n: project.
 
131
 
 
132
Expense receipts from an employee can be linked to an analytic account for reimbursement. When a
 
133
receipt is approved by the company, a purchase invoice is created. This invoice represents a debit
 
134
on the company in favor of the employee. Each line of the purchase invoice is then linked to an
 
135
analytic account which automatically allocates the costs for that receipt to the corresponding
 
136
project.
 
137
 
 
138
.. i18n: To visualize the general entries following these different actions you can use one of the following
 
139
.. i18n: menus:
 
140
 
 
141
To visualize the general entries following these different actions you can use one of the following
 
142
menus:
 
143
 
 
144
.. i18n:        #. To see all of the entries, :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding --> Analytic Entries
 
145
.. i18n:           --> Entries Encoding by Line` and then click :guilabel:`Open Entries`,
 
146
.. i18n: 
 
147
.. i18n:        #. To see the entries per account, click the :guilabel:`Analytic Account` field of any of the lines
 
148
.. i18n:           of Analytic Entries to see the details of that entry, then use the analytic :guilabel:`Account name` to
 
149
.. i18n:           start a search of all entries with that name (just click the :guilabel:`Date` hyperlink on a line in the web
 
150
.. i18n:           client, or double-click the line in the GTK client).
 
151
.. i18n: 
 
152
.. i18n:        #. To see all of the entries by Journal, :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding -->
 
153
.. i18n:           Analytic Entries --> Analytic Entries by Journal` and then click on one of the journal names.
 
154
 
 
155
        #. To see all of the entries, :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding --> Analytic Entries
 
156
           --> Entries Encoding by Line` and then click :guilabel:`Open Entries`,
 
157
 
 
158
        #. To see the entries per account, click the :guilabel:`Analytic Account` field of any of the lines
 
159
           of Analytic Entries to see the details of that entry, then use the analytic :guilabel:`Account name` to
 
160
           start a search of all entries with that name (just click the :guilabel:`Date` hyperlink on a line in the web
 
161
           client, or double-click the line in the GTK client).
 
162
 
 
163
        #. To see all of the entries by Journal, :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding -->
 
164
           Analytic Entries --> Analytic Entries by Journal` and then click on one of the journal names.
 
165
 
 
166
.. i18n: Manual record entry
 
167
.. i18n: -------------------
 
168
 
 
169
Manual record entry
 
170
-------------------
 
171
 
 
172
.. i18n: Even though most analytic entries are produced automatically by the other Open ERP documents it's
 
173
.. i18n: sometimes necessary to make manual record entries. It's usually needed for certain analytic
 
174
.. i18n: operations that have no counterpart in the general accounts.
 
175
 
 
176
Even though most analytic entries are produced automatically by the other Open ERP documents it's
 
177
sometimes necessary to make manual record entries. It's usually needed for certain analytic
 
178
operations that have no counterpart in the general accounts.
 
179
 
 
180
.. i18n: To make manual record entries, use the menu :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding-->
 
181
.. i18n: Analytic Entries --> Entries Encoding by Line`.
 
182
 
 
183
To make manual record entries, use the menu :menuselection:`Financial Management --> Entries Encoding-->
 
184
Analytic Entries --> Entries Encoding by Line`.
 
185
 
 
186
.. i18n: .. index::
 
187
.. i18n:    single: analytic; entries
 
188
 
 
189
.. index::
 
190
   single: analytic; entries
 
191
 
 
192
.. i18n: .. note:: Analytic entries
 
193
.. i18n: 
 
194
.. i18n:        To make an analytic entry, Open ERP asks you to specify a general account.
 
195
.. i18n:        This is given only for information in the different cross-reports.
 
196
.. i18n:        It won't create any new entries in the general accounts.
 
197
 
 
198
.. note:: Analytic entries
 
199
 
 
200
        To make an analytic entry, Open ERP asks you to specify a general account.
 
201
        This is given only for information in the different cross-reports.
 
202
        It won't create any new entries in the general accounts.
 
203
 
 
204
.. i18n: Select a journal and complete the different fields. Write an expense as a negative amount and income
 
205
.. i18n: as a positive amount.
 
206
 
 
207
Select a journal and complete the different fields. Write an expense as a negative amount and income
 
208
as a positive amount.
 
209
 
 
210
.. i18n: .. index::
 
211
.. i18n:    pair: cost; allocation
 
212
 
 
213
.. index::
 
214
   pair: cost; allocation
 
215
 
 
216
.. i18n: .. tip::  Entering a date
 
217
.. i18n: 
 
218
.. i18n:        To enter a date in the editable list you can use the calendar widget in the web client or, in the
 
219
.. i18n:        GTK client, if you enter just the day of the month Open ERP automatically completes the month and
 
220
.. i18n:        year when you press the tab key (Tab).
 
221
.. i18n: 
 
222
.. i18n:        .. note:: Example Cost redistribution
 
223
.. i18n: 
 
224
.. i18n:                One of the uses of manual data entry for analytic operations is reallocation of costs. For
 
225
.. i18n:                example, if a development has been done for a given project but can be used again for another
 
226
.. i18n:                project you can reallocate part of the cost to the other project.
 
227
.. i18n: 
 
228
.. i18n:                In this case, make a positive entry on the first account and a negative entry for the same
 
229
.. i18n:                amount on the account of the second project.
 
230
 
 
231
.. tip::  Entering a date
 
232
 
 
233
        To enter a date in the editable list you can use the calendar widget in the web client or, in the
 
234
        GTK client, if you enter just the day of the month Open ERP automatically completes the month and
 
235
        year when you press the tab key (Tab).
 
236
 
 
237
        .. note:: Example Cost redistribution
 
238
 
 
239
                One of the uses of manual data entry for analytic operations is reallocation of costs. For
 
240
                example, if a development has been done for a given project but can be used again for another
 
241
                project you can reallocate part of the cost to the other project.
 
242
 
 
243
                In this case, make a positive entry on the first account and a negative entry for the same
 
244
                amount on the account of the second project.
 
245
 
 
246
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
247
 
 
248
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
249
 
 
250
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
251
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
252
 
 
253
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
254
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
255
 
 
256
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
257
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
258
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
259
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
260
.. i18n: .. rights of these sales.
 
261
 
 
262
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
263
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
264
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
265
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
266
.. rights of these sales.
 
267
 
 
268
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
269
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
270
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
271
 
 
272
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
273
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
274
.. written authorisation for this.
 
275
 
 
276
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
277
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
278
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
279
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
280
 
 
281
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
282
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
283
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
284
.. printed in initial capitals.
 
285
 
 
286
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
287
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
288
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
289
 
 
290
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
291
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
292
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
293
 
 
294
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
295
 
 
296
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium