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  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
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source/book/0/index.rst
 
1
 
 
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********
 
3
Foreword
 
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5
 
 
6
Information Systems have played an increasingly visible role over the past several years in
 
7
improving the competitiveness of business.
 
8
More than just tools for handling repetitive tasks, they're used to guide and advance
 
9
all of a company's' daily activities. Integrated management software is today very often a
 
10
key source of significant competitive advantage.
 
11
 
 
12
The standard response to a need for responsiveness, reliability, and rapidly
 
13
increasing expectations is to create an organization based on departments with
 
14
a clear linear structure, integrated around your operating processes.  To
 
15
increase efficiency amongst salespeople, accountants, logistics staff and
 
16
everyone else you should have a common understanding of your problems.
 
17
 
 
18
For this you need a common language for shared references, policies and communication.
 
19
An ERP (Enterprise Resource Planning) system makes the ideal platform for this common reference
 
20
point.
 
21
 
 
22
Open Source software at the service of management
 
23
=================================================
 
24
 
 
25
Risks and integration costs are important barriers to all the advantages you gain from such systems.
 
26
That's why, today, few small- and medium-sized companies use ERP.
 
27
In addition, the larger ERP vendors such as SAP, Microsoft and Oracle haven't been able
 
28
to reconcile the power and comprehensive cover of an ERP system with the simplicity and flexibility
 
29
wanted by the users.
 
30
But this is exactly what small and medium enterprises are looking for.
 
31
 
 
32
The development processes of open source software, and the new business models adopted by their
 
33
developers,
 
34
provide a new way of resolving such problems of cost and quality for this kind of enterprise
 
35
software.
 
36
 
 
37
To make an ERP system fully available to small and medium enterprises, cost reduction is the first
 
38
priority.
 
39
Open source software makes it possible to greatly reduce development costs by
 
40
aggressive reuse of open source software libraries; to eliminate intermediaries (the distributors),
 
41
with all of their expensive sales overhead; to cut out selling costs by free publication of the
 
42
software;
 
43
and to considerably reduce the marketing overhead.
 
44
 
 
45
Since there is open interaction among thousands of contributors and partners working on the same
 
46
project,
 
47
the quality of the resulting software benefits greatly from the scrutiny.
 
48
And you can't be everything at once: accountant, software developer, salesperson,
 
49
ISO 9001 quality professional, specialist in agricultural products,
 
50
expert in the customs and habits of pharmaceutical vendors, just as a start.
 
51
 
 
52
Faced with these wide-ranging requirements, what could be better than a world network of
 
53
partners and contributors?
 
54
Everyone adds their own contribution according to their professional competence.
 
55
Throughout this book you'll see that the results exceed any reasonable expectations when such work
 
56
is well organized.
 
57
 
 
58
But the real challenge of development is to make this solution simple and flexible, as well as
 
59
complete.
 
60
And to reach this level of quality you need a leader and co-ordinator who can organize all of these
 
61
activities.
 
62
So the development team of Tiny ERP, today called Open ERP, is responsible for most of
 
63
the organization, synchronization and coherence of the software.
 
64
 
 
65
And Open ERP offers great performance in all these areas!
 
66
 
 
67
The Open ERP Solution
 
68
=====================
 
69
 
 
70
Because of its modularity, collaborative developments in Open ERP have been cleanly integrated,
 
71
enabling any company to choose from a large list of available functions.
 
72
As with most open source software, accessibility, flexibility, and simplicity are important keywords
 
73
for development.
 
74
Experience has shown that there's no need to train users for several months on the system,
 
75
because they can just download it and use it directly.
 
76
 
 
77
So you'll find the modules for all types of needs, allowing your company to build its customized
 
78
system
 
79
by simply grouping and configuring the most suitable modules. Hundreds of modules are available.
 
80
 
 
81
They range from specific modules like the EDI interface for agricultural products,
 
82
which has been used to interface with Match and Leclerc stores, up to the generic demonstration
 
83
automation
 
84
module for ordering sandwiches, which can take care of the eating preferences of your staff.
 
85
 
 
86
The results are rather impressive. Open ERP (once called Tiny ERP when it started out) is management
 
87
software that is downloaded more than any other in the world, with over 600 downloads per day.
 
88
It's available today in 18 languages and has a world network of partners and contributors.
 
89
More than 800 developers participate in the projects on the collaborative development system of Tiny
 
90
Forge.
 
91
 
 
92
To our knowledge, Open ERP is the only management system which is routinely used not only by big
 
93
companies but also by very small companies and independent companies. This diversity is an
 
94
illustration of the software's flexibility: a rather elegant coordination between people's
 
95
functional expectations of the software and great simplicity in its use.
 
96
 
 
97
And this diversity is also found in the various sectors and trades which use the software, including
 
98
agricultural products, textiles, public auctions, IT, and trade associations.
 
99
 
 
100
Lastly, such software has arisen from the blend of high code quality, well-judged architecture and
 
101
use of free technologies. In fact, you may be surprised (if you're an IT person) to find that the
 
102
download size of Open ERP is only around 6 MB. When that's expanded during installation its size is mostly 
 
103
attributable to all the official translations that are packaged with it, not the operating code. 
 
104
We've moved a long way from
 
105
the days when the only people who could be expected to benefit from ERP were the owners of a widget
 
106
factory on some remote industrial estate.
 
107
 
 
108
Why this book?
 
109
--------------
 
110
 
 
111
Many books set out to tell readers about the management of enterprise, and equally many aim to
 
112
instruct the reader in the use of a piece of specialized software. We're not aiming to add to those
 
113
lists because our approach is intended to be different.
 
114
 
 
115
Having restructured and reorganized many businesses, we wanted our management experience to generate
 
116
a work that is both instructive and practical. It was important for us not to write a manual about
 
117
Open ERP, but instead a work that deals with advanced management techniques realized through these
 
118
IT tools. You'll see what management practices might be useful, what's possible, and then how you
 
119
could achieve that in Open ERP.
 
120
 
 
121
It's this that we'll consider Open ERP for: not as an end in itself but just the tool you use to put
 
122
an advanced management system into place.
 
123
 
 
124
Who's it for?
 
125
-------------
 
126
 
 
127
Written by two CEOs who have been successful with new technologies, this book is aimed at directors
 
128
and managers who have an ambition to improve the performance of their whole company's management
 
129
team. They're likely already to have significant responsibilities and possess the influence to get
 
130
things done in their company.
 
131
 
 
132
It's likely that most readers will come from small- and medium-sized enterprises (up to a few
 
133
hundred staff), and independent companies, because of the breadth of functions that need to be
 
134
analyzed and involved in change. The same principles also apply to larger companies, however.
 
135
 
 
136
Structure of this book
 
137
======================
 
138
 
 
139
Part One, :ref:`part1-steps`, starts with the installation of Open ERP. If you have already installed Open ERP you
 
140
can directly take your first steps on a guided tour in the :ref:`ch-guided` chapter. If you're already familiar
 
141
with Open ERP or Tiny ERP you can use the :ref:`ch-real` chapter to find out how to create a new workflow from
 
142
scratch in an empty database with nothing to distract you. Or you can skip directly to the :ref:`ch-crm` chapter in
 
143
the :ref:`part2-crm` part, to start with details of Open ERP's functional modules.
 
144
 
 
145
Part Two, :ref:`part2-crm`, deals with Supplier and Customer Relationship Management (SRM & CRM). You'll find the
 
146
elements necessary for managing an efficient sales department there, and automating tasks to monitor
 
147
performance.
 
148
 
 
149
Part Three, :ref:`part-genacct`, is devoted to general accounting and its key role in the management of the whole
 
150
enterprise.
 
151
 
 
152
Part Four, :ref:`part-ops`, handles all the operational functions of enterprise management: 
 
153
Human Resources for managing projects,
 
154
through financial analyses supplied by analytic (or cost) accounts. You'll see how using Open ERP
 
155
can help you to optimize your leadership of an enterprise.
 
156
 
 
157
Part Five, :ref:`part-phys`, describes the physical movement of Stocks and their Manufacture 
 
158
(the transformation or products and services into other products).
 
159
 
 
160
Part Six, :ref:`part-trade`, deals with Purchasing and Selling goods and services.
 
161
 
 
162
Part Seven, :ref:`part-qual`, is focused on the Process description and Documentation handling that Open ERP
 
163
manages.
 
164
 
 
165
Finally Part Eight, :ref:`part-config`, structured in two chapters, explains first how to administer and configure Open
 
166
ERP then provides a methodology for implementing Open ERP in the enterprise.
 
167
 
 
168
 
 
169
        .. note::  *About the authors*
 
170
 
 
171
                        **Fabien Pinckaers**
 
172
 
 
173
                        Fabien Pinckaers was only eighteen years old when he started his first company.
 
174
                        Today, over ten years later, he has founded and managed several new technology companies,
 
175
                        all based on Free / Open Source software.
 
176
 
 
177
                        He originated Tiny ERP, now Open ERP, and is the director of two companies including Tiny sprl,
 
178
                        the editor of Open ERP. In three years he has grown the Tiny group from one to sixty-five
 
179
                        employees
 
180
                        without loans or external fund-raising, and while making a profit.
 
181
 
 
182
                        He has also developed several large scale projects, such as Auction-in-Europe.com,
 
183
                        which become the leader in the art market in Belgium.
 
184
                        Even today people sell more art works there than on ebay.be.
 
185
 
 
186
                        He is also the founder of the LUG (Linux User Group) of Louvain-la-Neuve,
 
187
                        and of several free projects like OpenReport, OpenStuff and Tiny Report.
 
188
                        Educated as a civil engineer (polytechnic), he has won several IT prizes in Europe such as Wired
 
189
                        and l'Inscene.
 
190
 
 
191
                        A fierce defender of free software in the enterprise,
 
192
                        he is in constant demand as a conference speaker and
 
193
                        he is the author of numerous articles dealing with free software in the management of the
 
194
                        enterprise.
 
195
 
 
196
                        **Geoff Gardiner**
 
197
 
 
198
                        Geoff has held posts as director of services and of IT systems for
 
199
                        international companies and in manufacturing.
 
200
                        He was Senior Industrial Research Fellow at Cambridge University's Institute for Manufacturing
 
201
                        where he focused on innovation processes.
 
202
 
 
203
                        He founded Seath Solutions Ltd (http://www.seathsolutions.com/) to provide services
 
204
                        in the use of Open Source software, particularly Open ERP, for business management.
 
205
 
 
206
                        Author of articles and books focusing on the processes and technology of innovation,
 
207
                        Geoff is also an active contributor to the Open ERP project.
 
208
                        He holds an MBA from Cranfield School of Management and
 
209
                        an MA in Engineering and Electrical Sciences from Trinity Hall, Cambridge.
 
210
                        He is a member of the Institution of Engineering and Technology and of the Society of Authors.
 
211
 
 
212
                        Having observed, suffered, and led process implementation projects in various organizations,
 
213
                        he has many thoughts to share on the successful adoption of an effective management automation
 
214
                        tool.
 
215
 
 
216
Dedication
 
217
==========
 
218
 
 
219
        *From Geoff Gardiner*
 
220
 
 
221
My gratitude goes to my co-author, Fabien Pinckaers, for his vision and tenacity in
 
222
developing Tiny ERP and Open ERP, and the team at Tiny for its excellent work on this.
 
223
 
 
224
Open ERP relies on a philosophy of Open Source and on the technologies that have been
 
225
developed and tuned over the years by numerous talented people. Their efforts are greatly
 
226
appreciated.
 
227
 
 
228
Thanks also to my family for their encouragement, their tolerance and their constant presence.
 
229
 
 
230
        *From Fabien Pinckaers*
 
231
 
 
232
I address my thanks to all of the team at Tiny for their hard work in preparing, translating and
 
233
re-reading the book in its various forms.
 
234
My particular thanks to Laurence Henrion and my family for supporting me throughout all this effort.
 
235
 
 
236
 
 
237
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
238
 
 
239
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
240
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
241
 
 
242
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
243
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
244
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
245
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
246
.. rights of these sales.
 
247
 
 
248
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
249
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
250
.. written authorisation for this.
 
251
 
 
252
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
253
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
254
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
255
.. printed in initial capitals.
 
256
 
 
257
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
258
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
259
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
260
 
 
261
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
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