← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/vi/source/book/3/3_9/journals.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/vi/source/book/3/3_9/journals.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: .. index::
 
3
.. i18n:    single: journal; configuring
 
4
 
 
5
.. index::
 
6
   single: journal; configuring
 
7
 
 
8
.. i18n: Journals
 
9
.. i18n: ========
 
10
 
 
11
Journals
 
12
========
 
13
 
 
14
.. i18n: All your accounting entries must appear in an accounting journal. So you must, at a minimum, create
 
15
.. i18n: a Sales Journal for customer invoices, a Purchase Journal for supplier invoices and a Cash Journal
 
16
.. i18n: for cash and bank transactions.
 
17
 
 
18
All your accounting entries must appear in an accounting journal. So you must, at a minimum, create
 
19
a Sales Journal for customer invoices, a Purchase Journal for supplier invoices and a Cash Journal
 
20
for cash and bank transactions.
 
21
 
 
22
.. i18n: Configuring a Journal
 
23
.. i18n: ---------------------
 
24
 
 
25
Configuring a Journal
 
26
---------------------
 
27
 
 
28
.. i18n: To view, edit or create new journals use the menu :menuselection:`Financial Management -->
 
29
.. i18n: Configuration --> Financial Accounting --> Financial Journals`.
 
30
 
 
31
To view, edit or create new journals use the menu :menuselection:`Financial Management -->
 
32
Configuration --> Financial Accounting --> Financial Journals`.
 
33
 
 
34
.. i18n: Just like General accounts, the journals can be deactivated to make them invisible: uncheck the
 
35
.. i18n: :guilabel:`Active` checkbox for that.
 
36
 
 
37
Just like General accounts, the journals can be deactivated to make them invisible: uncheck the
 
38
:guilabel:`Active` checkbox for that.
 
39
 
 
40
.. i18n: .. figure::  images/account_journal_form.png
 
41
.. i18n:    :scale: 50
 
42
.. i18n:    :align: center
 
43
.. i18n: 
 
44
.. i18n:    *Definition of an accounting journal*
 
45
 
 
46
.. figure::  images/account_journal_form.png
 
47
   :scale: 50
 
48
   :align: center
 
49
 
 
50
   *Definition of an accounting journal*
 
51
 
 
52
.. i18n: You have to associate a view with each journal. The journal view indicates the fields that must be
 
53
.. i18n: visible and required to enter accounting data in that journal. The view determines both the order of
 
54
.. i18n: the fields and the properties of each field. For example the field :guilabel:`Account Number` must
 
55
.. i18n: appear when entering data in the bank journal but not in the other journals.
 
56
 
 
57
You have to associate a view with each journal. The journal view indicates the fields that must be
 
58
visible and required to enter accounting data in that journal. The view determines both the order of
 
59
the fields and the properties of each field. For example the field :guilabel:`Account Number` must
 
60
appear when entering data in the bank journal but not in the other journals.
 
61
 
 
62
.. i18n: Before creating a new view for a journal check that there's nothing similar already defined for
 
63
.. i18n: another journal. You should only create a new view for new types of journal.
 
64
 
 
65
Before creating a new view for a journal check that there's nothing similar already defined for
 
66
another journal. You should only create a new view for new types of journal.
 
67
 
 
68
.. i18n: .. note:: Customizing views
 
69
.. i18n: 
 
70
.. i18n:        You'll often have to edit a journal view.
 
71
.. i18n:        For example, for a journal in a foreign currency you add a field for the currency and this currency
 
72
.. i18n:        must be in the journal view.
 
73
.. i18n: 
 
74
.. i18n:        Conversely, to simplify data entry the journal view for the bank is quite different from one of the
 
75
.. i18n:        invoicing journals.
 
76
 
 
77
.. note:: Customizing views
 
78
 
 
79
        You'll often have to edit a journal view.
 
80
        For example, for a journal in a foreign currency you add a field for the currency and this currency
 
81
        must be in the journal view.
 
82
 
 
83
        Conversely, to simplify data entry the journal view for the bank is quite different from one of the
 
84
        invoicing journals.
 
85
 
 
86
.. i18n: You can create a sequence for each journal. This sequence gives the automatic numbering for
 
87
.. i18n: accounting entries. Or several journals can use the same sequence if you want to define one for them
 
88
.. i18n: all.
 
89
 
 
90
You can create a sequence for each journal. This sequence gives the automatic numbering for
 
91
accounting entries. Or several journals can use the same sequence if you want to define one for them
 
92
all.
 
93
 
 
94
.. i18n: The credit and debit account by default permit the automatic generation of counterpart entries when
 
95
.. i18n: you're entering data in the journal quickly. For example, in a bank journal you should put an
 
96
.. i18n: associated bank account for default matching credits and debits, so that you don't have to create
 
97
.. i18n: counterparts for each transaction manually.
 
98
 
 
99
The credit and debit account by default permit the automatic generation of counterpart entries when
 
100
you're entering data in the journal quickly. For example, in a bank journal you should put an
 
101
associated bank account for default matching credits and debits, so that you don't have to create
 
102
counterparts for each transaction manually.
 
103
 
 
104
.. i18n: A journal can be marked as being centralized. When you do this, the counterpart entries won't be
 
105
.. i18n: owned by each entry but globally for the given journal and period. You'll then have a credit line
 
106
.. i18n: and a debit line centralized for each entry in one of these journals, meaning that both credit and
 
107
.. i18n: debit appear on the same line.
 
108
 
 
109
A journal can be marked as being centralized. When you do this, the counterpart entries won't be
 
110
owned by each entry but globally for the given journal and period. You'll then have a credit line
 
111
and a debit line centralized for each entry in one of these journals, meaning that both credit and
 
112
debit appear on the same line.
 
113
 
 
114
.. i18n: Controls and aids for data entry
 
115
.. i18n: --------------------------------
 
116
 
 
117
Controls and aids for data entry
 
118
--------------------------------
 
119
 
 
120
.. i18n: You can carry out two types of control on Journals in Open ERP – controls over the financial
 
121
.. i18n: accounts and access controls for groups of users. In addition to these controls you can also apply
 
122
.. i18n: all of the rights management detailed in :ref:`ch-config`.
 
123
 
 
124
You can carry out two types of control on Journals in Open ERP – controls over the financial
 
125
accounts and access controls for groups of users. In addition to these controls you can also apply
 
126
all of the rights management detailed in :ref:`ch-config`.
 
127
 
 
128
.. i18n: To avoid mistakes while entering accounts data, you can place conditions in the general accounts
 
129
.. i18n: about who can use a given account. To do this, you must list all the accounts or valid account types
 
130
.. i18n: in the second tab, :guilabel:`Entry Controls`. If you haven't added any accounts there, Open ERP applies no
 
131
.. i18n: restriction on data entry in the accounts or journals. If you list accounts and the types of account
 
132
.. i18n: that can be used in a journal, Open ERP prevents you from using any account not in that list. This
 
133
.. i18n: verification step starts from the moment you save the entry.
 
134
 
 
135
To avoid mistakes while entering accounts data, you can place conditions in the general accounts
 
136
about who can use a given account. To do this, you must list all the accounts or valid account types
 
137
in the second tab, :guilabel:`Entry Controls`. If you haven't added any accounts there, Open ERP applies no
 
138
restriction on data entry in the accounts or journals. If you list accounts and the types of account
 
139
that can be used in a journal, Open ERP prevents you from using any account not in that list. This
 
140
verification step starts from the moment you save the entry.
 
141
 
 
142
.. i18n: This functionality is useful for limiting possible data entry errors. Also, in a bank journal it's
 
143
.. i18n: possible to restrict the accounts that can be linked to a bank to classes 1 to 5. Using this you'd
 
144
.. i18n: help prevent the user from making any false entries in the journal.
 
145
 
 
146
This functionality is useful for limiting possible data entry errors. Also, in a bank journal it's
 
147
possible to restrict the accounts that can be linked to a bank to classes 1 to 5. Using this you'd
 
148
help prevent the user from making any false entries in the journal.
 
149
 
 
150
.. i18n: .. tip:: Control of data entry
 
151
.. i18n: 
 
152
.. i18n:        In accounting it's not a good idea to allow a data entry directly from bank account A to bank
 
153
.. i18n:        account B.
 
154
.. i18n:        If you enter a transaction from bank A to bank B the transaction will be accounted for twice.
 
155
.. i18n: 
 
156
.. i18n:        To prevent this problem, pass the transaction through intermediate account C.
 
157
.. i18n:        At the time of data entry the system checks the type of account that's accepted in the bank
 
158
.. i18n:        journal:
 
159
.. i18n:        only accounts that aren't of type Bank are accepted.
 
160
.. i18n: 
 
161
.. i18n:        If your accountant defines this control properly, non-accounting users are prevented from
 
162
.. i18n:        transferring payment from one bank to another, reducing your risks.
 
163
 
 
164
.. tip:: Control of data entry
 
165
 
 
166
        In accounting it's not a good idea to allow a data entry directly from bank account A to bank
 
167
        account B.
 
168
        If you enter a transaction from bank A to bank B the transaction will be accounted for twice.
 
169
 
 
170
        To prevent this problem, pass the transaction through intermediate account C.
 
171
        At the time of data entry the system checks the type of account that's accepted in the bank
 
172
        journal:
 
173
        only accounts that aren't of type Bank are accepted.
 
174
 
 
175
        If your accountant defines this control properly, non-accounting users are prevented from
 
176
        transferring payment from one bank to another, reducing your risks.
 
177
 
 
178
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
179
 
 
180
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
181
 
 
182
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
183
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
184
 
 
185
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
186
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
187
 
 
188
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
189
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
190
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
191
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
192
.. i18n: .. rights of these sales.
 
193
 
 
194
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
195
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
196
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
197
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
198
.. rights of these sales.
 
199
 
 
200
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
201
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
202
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
203
 
 
204
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
205
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
206
.. written authorisation for this.
 
207
 
 
208
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
209
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
210
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
211
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
212
 
 
213
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
214
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
215
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
216
.. printed in initial capitals.
 
217
 
 
218
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
219
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
220
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
221
 
 
222
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
223
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
224
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
225
 
 
226
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
227
 
 
228
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium