← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to i18n/vi/source/book/6/6_16_Sales/6_16_Sales_quotations.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
i18n/vi/source/book/6/6_16_Sales/6_16_Sales_quotations.rst
 
1
 
 
2
.. i18n: Sales Quotations
 
3
.. i18n: ================
 
4
 
 
5
Sales Quotations
 
6
================
 
7
 
 
8
.. i18n: In Open ERP a quotation and an order are handled by the same underlying object, but in different states. You
 
9
.. i18n: can consider an order to be a quotation that has evolved because it has been confirmed by the
 
10
.. i18n: customer. Or, conversely, that a quotation is an order that hasn't yet been validated or cancelled.
 
11
.. i18n: All of the orders and quotations in the system can be reached using the menu :menuselection:`Sales
 
12
.. i18n: Management --> Orders`.
 
13
 
 
14
In Open ERP a quotation and an order are handled by the same underlying object, but in different states. You
 
15
can consider an order to be a quotation that has evolved because it has been confirmed by the
 
16
customer. Or, conversely, that a quotation is an order that hasn't yet been validated or cancelled.
 
17
All of the orders and quotations in the system can be reached using the menu :menuselection:`Sales
 
18
Management --> Orders`.
 
19
 
 
20
.. i18n: Entering Quotation details
 
21
.. i18n: --------------------------
 
22
 
 
23
Entering Quotation details
 
24
--------------------------
 
25
 
 
26
.. i18n: To enter details of a new quotations you can use the menu :menuselection:`Sales Management -->
 
27
.. i18n: Orders --> New Quotation`. Open ERP then opens a new window so that you can enter data into new
 
28
.. i18n: blank quotation form.
 
29
 
 
30
To enter details of a new quotations you can use the menu :menuselection:`Sales Management -->
 
31
Orders --> New Quotation`. Open ERP then opens a new window so that you can enter data into new
 
32
blank quotation form.
 
33
 
 
34
.. i18n: .. figure:: images/sale_quotation_new.png
 
35
.. i18n:    :scale: 75
 
36
.. i18n:    :align: center
 
37
.. i18n: 
 
38
.. i18n:    *Data entry for a new quotation*
 
39
 
 
40
.. figure:: images/sale_quotation_new.png
 
41
   :scale: 75
 
42
   :align: center
 
43
 
 
44
   *Data entry for a new quotation*
 
45
 
 
46
.. i18n: Some information is automatically completed by the system:
 
47
 
 
48
Some information is automatically completed by the system:
 
49
 
 
50
.. i18n: * an internal reference for the quotation or order,
 
51
.. i18n: 
 
52
.. i18n: * the sale point that the order will be delivered from,
 
53
.. i18n: 
 
54
.. i18n: * the order date.
 
55
 
 
56
* an internal reference for the quotation or order,
 
57
 
 
58
* the sale point that the order will be delivered from,
 
59
 
 
60
* the order date.
 
61
 
 
62
.. i18n: You can modify any of that information before validating the quotation. The customer
 
63
.. i18n: reference is shown in the header of the order. This optional field if for the customer's own reference
 
64
.. i18n: number – if the customer doesn't supply one then just leave it empty.
 
65
 
 
66
You can modify any of that information before validating the quotation. The customer
 
67
reference is shown in the header of the order. This optional field if for the customer's own reference
 
68
number – if the customer doesn't supply one then just leave it empty.
 
69
 
 
70
.. i18n: You then enter all the data about the order in the :guilabel:`Sale Order` tab. Start by entering
 
71
.. i18n: the customer name, selecting the correct customer from the list of customers in the system. You can
 
72
.. i18n: create a new customer on the fly at this stage if necessary – press :kbd:`<F1>` in the empty
 
73
.. i18n: :guilabel:`Customer` field to do that.
 
74
 
 
75
You then enter all the data about the order in the :guilabel:`Sale Order` tab. Start by entering
 
76
the customer name, selecting the correct customer from the list of customers in the system. You can
 
77
create a new customer on the fly at this stage if necessary – press :kbd:`<F1>` in the empty
 
78
:guilabel:`Customer` field to do that.
 
79
 
 
80
.. i18n: Once the customer name has been selected, different fields of the order become completed
 
81
.. i18n: automatically, based on the configuration of the partner form for that customer:
 
82
 
 
83
Once the customer name has been selected, different fields of the order become completed
 
84
automatically, based on the configuration of the partner form for that customer:
 
85
 
 
86
.. i18n: * :guilabel:`Order Address` : person handling the order at the customer. By default, Open ERP
 
87
.. i18n:   proposes the Contact Address at the selected partner.
 
88
.. i18n: 
 
89
.. i18n: * :guilabel:`Delivery Address` : address used on the delivery order. By default, Open ERP proposes
 
90
.. i18n:   the Delivery address from the partner form. If nothing is defined in that slot, it uses the default
 
91
.. i18n:   address instead.
 
92
.. i18n: 
 
93
.. i18n: * :guilabel:`Invoice Address` : address used to send the invoice to the customer. By default, Open
 
94
.. i18n:   ERP proposes the address labelled :guilabel:`Invoice` from the partner form. If nothing is defined there,
 
95
.. i18n:   it uses the default address instead.
 
96
.. i18n: 
 
97
.. i18n: * :guilabel:`Price List` : will determine both the currency of the quotation and the price that will
 
98
.. i18n:   be used for each product.
 
99
.. i18n: 
 
100
.. i18n: * :guilabel:`Payment Conditions` : shows the payment method that the customer will follow, for example
 
101
.. i18n:   ``50% on order, 50% on delivery`` .
 
102
.. i18n: 
 
103
.. i18n: * :guilabel:`Delivery Method` : for example ``Post – Express Mail`` .
 
104
 
 
105
* :guilabel:`Order Address` : person handling the order at the customer. By default, Open ERP
 
106
  proposes the Contact Address at the selected partner.
 
107
 
 
108
* :guilabel:`Delivery Address` : address used on the delivery order. By default, Open ERP proposes
 
109
  the Delivery address from the partner form. If nothing is defined in that slot, it uses the default
 
110
  address instead.
 
111
 
 
112
* :guilabel:`Invoice Address` : address used to send the invoice to the customer. By default, Open
 
113
  ERP proposes the address labelled :guilabel:`Invoice` from the partner form. If nothing is defined there,
 
114
  it uses the default address instead.
 
115
 
 
116
* :guilabel:`Price List` : will determine both the currency of the quotation and the price that will
 
117
  be used for each product.
 
118
 
 
119
* :guilabel:`Payment Conditions` : shows the payment method that the customer will follow, for example
 
120
  ``50% on order, 50% on delivery`` .
 
121
 
 
122
* :guilabel:`Delivery Method` : for example ``Post – Express Mail`` .
 
123
 
 
124
.. i18n: You can modify any of these fields on the order as you go.
 
125
 
 
126
You can modify any of these fields on the order as you go.
 
127
 
 
128
.. i18n: You can also set an analytic account for your order. This account will be used during invoicing
 
129
.. i18n: to generate accounting entries corresponding to the invoice automatically. This is extremely useful
 
130
.. i18n: for assigning revenues to the project or case specified by this order.
 
131
 
 
132
You can also set an analytic account for your order. This account will be used during invoicing
 
133
to generate accounting entries corresponding to the invoice automatically. This is extremely useful
 
134
for assigning revenues to the project or case specified by this order.
 
135
 
 
136
.. i18n: .. tip::  Analytic Accounts
 
137
.. i18n: 
 
138
.. i18n:    If you're managing by task, the analytic account to be selected is the one that corresponds to
 
139
.. i18n:    the project for the order.
 
140
.. i18n:    The sale carried out by the order can be allocated to the project so that profitability
 
141
.. i18n:    calculations can be made.
 
142
 
 
143
.. tip::  Analytic Accounts
 
144
 
 
145
   If you're managing by task, the analytic account to be selected is the one that corresponds to
 
146
   the project for the order.
 
147
   The sale carried out by the order can be allocated to the project so that profitability
 
148
   calculations can be made.
 
149
 
 
150
.. i18n: Once the information has been entered, you can enter data for the order lines. To do that, create a
 
151
.. i18n: new order line as shown in the figure :ref:`fig-slinf`:
 
152
 
 
153
Once the information has been entered, you can enter data for the order lines. To do that, create a
 
154
new order line as shown in the figure :ref:`fig-slinf`:
 
155
 
 
156
.. i18n: .. _fig-slinf:
 
157
.. i18n: 
 
158
.. i18n: .. figure:: images/sale_line_form.png
 
159
.. i18n:    :scale: 75
 
160
.. i18n:    :align: center
 
161
.. i18n: 
 
162
.. i18n:    *Entering a new customer order line*
 
163
 
 
164
.. _fig-slinf:
 
165
 
 
166
.. figure:: images/sale_line_form.png
 
167
   :scale: 75
 
168
   :align: center
 
169
 
 
170
   *Entering a new customer order line*
 
171
 
 
172
.. i18n: First of all select the product that is to be sold to the customer. Open ERP shows some
 
173
.. i18n: useful information in the list of products to help you during your sale:
 
174
 
 
175
First of all select the product that is to be sold to the customer. Open ERP shows some
 
176
useful information in the list of products to help you during your sale:
 
177
 
 
178
.. i18n: * :guilabel:`Real stock` : physically present in your warehouses. This value depends on the sale
 
179
.. i18n:   point selected in the order header. Different sale points can be linked to different warehouses,
 
180
.. i18n:   giving different stock levels, or can use the same warehouse.
 
181
.. i18n: 
 
182
.. i18n: * :guilabel:`Virtual stock` : shows a salesperson the quantity that can be sold, taking into account
 
183
.. i18n:   both stock reserved for other orders and amounts that could arrive in the short term.
 
184
.. i18n: 
 
185
.. i18n: * :guilabel:`Customer Price` : (May not be shown, depending on the installed modules). depends on the conditions attached to the customer, calculated on the
 
186
.. i18n:   list price. This is the price that's proposed by default in the customer quotation, unless it's been
 
187
.. i18n:   modified by the salesperson. 
 
188
.. i18n: 
 
189
.. i18n: * :guilabel:`List Price` : the base sale price for the given product. It provides a base for the
 
190
.. i18n:   salesperson to be able to judge whether to offer a discount to the customer, and how much any
 
191
.. i18n:   discount should be.
 
192
.. i18n: 
 
193
.. i18n: * :guilabel:`Cost Price` : shows the cost price of the product. If the salesperson sells at less
 
194
.. i18n:   than this amount, then the company loses money.
 
195
 
 
196
* :guilabel:`Real stock` : physically present in your warehouses. This value depends on the sale
 
197
  point selected in the order header. Different sale points can be linked to different warehouses,
 
198
  giving different stock levels, or can use the same warehouse.
 
199
 
 
200
* :guilabel:`Virtual stock` : shows a salesperson the quantity that can be sold, taking into account
 
201
  both stock reserved for other orders and amounts that could arrive in the short term.
 
202
 
 
203
* :guilabel:`Customer Price` : (May not be shown, depending on the installed modules). depends on the conditions attached to the customer, calculated on the
 
204
  list price. This is the price that's proposed by default in the customer quotation, unless it's been
 
205
  modified by the salesperson. 
 
206
 
 
207
* :guilabel:`List Price` : the base sale price for the given product. It provides a base for the
 
208
  salesperson to be able to judge whether to offer a discount to the customer, and how much any
 
209
  discount should be.
 
210
 
 
211
* :guilabel:`Cost Price` : shows the cost price of the product. If the salesperson sells at less
 
212
  than this amount, then the company loses money.
 
213
 
 
214
.. i18n: .. figure:: images/sale_product_list.png
 
215
.. i18n:    :scale: 75
 
216
.. i18n:    :align: center
 
217
.. i18n: 
 
218
.. i18n:    *Selecting a product in a Sales Order*
 
219
 
 
220
.. figure:: images/sale_product_list.png
 
221
   :scale: 75
 
222
   :align: center
 
223
 
 
224
   *Selecting a product in a Sales Order*
 
225
 
 
226
.. i18n: When the product that's to be sold to the customer has been selected, Open ERP automatically
 
227
.. i18n: completes all the other required fields: price, unit of measure, description, discount, lead times,
 
228
.. i18n: applicable taxes, default packaging and the product description. All of this information comes from
 
229
.. i18n: the product form.
 
230
 
 
231
When the product that's to be sold to the customer has been selected, Open ERP automatically
 
232
completes all the other required fields: price, unit of measure, description, discount, lead times,
 
233
applicable taxes, default packaging and the product description. All of this information comes from
 
234
the product form.
 
235
 
 
236
.. i18n: .. index::
 
237
.. i18n:    single: module; product_visible_discount
 
238
 
 
239
.. index::
 
240
   single: module; product_visible_discount
 
241
 
 
242
.. i18n: .. tip:: Visible Discount
 
243
.. i18n: 
 
244
.. i18n:    If a discounted price is taken from a price list then by default that figure is shown as the 
 
245
.. i18n:    sale price to the customer. He'll see a discount of 0% along with unit price that is different 
 
246
.. i18n:    from the list price.
 
247
.. i18n:    If you install the module :mod:`product_visible_discount` from addons-extra
 
248
.. i18n:    you can configure whether you want to make the discount
 
249
.. i18n:    explicitly visible on an order form as a percentage difference from the list price, 
 
250
.. i18n:    or just show a reduced unit price as it does by default.
 
251
 
 
252
.. tip:: Visible Discount
 
253
 
 
254
   If a discounted price is taken from a price list then by default that figure is shown as the 
 
255
   sale price to the customer. He'll see a discount of 0% along with unit price that is different 
 
256
   from the list price.
 
257
   If you install the module :mod:`product_visible_discount` from addons-extra
 
258
   you can configure whether you want to make the discount
 
259
   explicitly visible on an order form as a percentage difference from the list price, 
 
260
   or just show a reduced unit price as it does by default.
 
261
 
 
262
.. i18n: In the form, the selected product is presented in the language of the user so that he can see
 
263
.. i18n: what he's selling. The description of the product sold can also be expressed in the customer's language. 
 
264
.. i18n: The translation to the customer's language is used on the quotation or order when it's printed.
 
265
 
 
266
In the form, the selected product is presented in the language of the user so that he can see
 
267
what he's selling. The description of the product sold can also be expressed in the customer's language. 
 
268
The translation to the customer's language is used on the quotation or order when it's printed.
 
269
 
 
270
.. i18n: .. figure:: images/sale_line_translation.png
 
271
.. i18n:    :scale: 75
 
272
.. i18n:    :align: center
 
273
.. i18n: 
 
274
.. i18n:    *Sale of a product in a partner language that differs from the user language*
 
275
 
 
276
.. figure:: images/sale_line_translation.png
 
277
   :scale: 75
 
278
   :align: center
 
279
 
 
280
   *Sale of a product in a partner language that differs from the user language*
 
281
 
 
282
.. i18n: .. note:: One-off Sales
 
283
.. i18n: 
 
284
.. i18n:    If a product's only sold to a customer once, you don't have to enter data into a complete new
 
285
.. i18n:    product form just for that sale.
 
286
.. i18n:    You can manually complete all the information in the order without putting it into a product:
 
287
.. i18n:    description, price, quantity, lead time, taxes.
 
288
.. i18n:    In this case Open ERP won't generate a delivery note because the product isn't held in stock.
 
289
 
 
290
.. note:: One-off Sales
 
291
 
 
292
   If a product's only sold to a customer once, you don't have to enter data into a complete new
 
293
   product form just for that sale.
 
294
   You can manually complete all the information in the order without putting it into a product:
 
295
   description, price, quantity, lead time, taxes.
 
296
   In this case Open ERP won't generate a delivery note because the product isn't held in stock.
 
297
 
 
298
.. i18n: When all of the products are entered, you can print the quotation and send it to the customer. To do
 
299
.. i18n: this, click on the report :guilabel:`Quotation / Order` in the :guilabel:`REPORTS` links to the right. 
 
300
.. i18n: Open ERP opens the quotation in PDF to enable to you to see it before printing.
 
301
 
 
302
When all of the products are entered, you can print the quotation and send it to the customer. To do
 
303
this, click on the report :guilabel:`Quotation / Order` in the :guilabel:`REPORTS` links to the right. 
 
304
Open ERP opens the quotation in PDF to enable to you to see it before printing.
 
305
 
 
306
.. i18n: .. figure:: images/sale_print.png
 
307
.. i18n:    :scale: 75
 
308
.. i18n:    :align: center
 
309
.. i18n: 
 
310
.. i18n:    *Printing a customer quotation*
 
311
 
 
312
.. figure:: images/sale_print.png
 
313
   :scale: 75
 
314
   :align: center
 
315
 
 
316
   *Printing a customer quotation*
 
317
 
 
318
.. i18n: You can then confirm the quotation to move it on to an order if the order is confirmed by the
 
319
.. i18n: customer, or just cancel the window without confirming the order to leave it in quotation state. To
 
320
.. i18n: find all of the current quotations, you can use the menu :menuselection:`Sales Management --> Orders
 
321
.. i18n: --> My Orders --> My Quotations`.
 
322
 
 
323
You can then confirm the quotation to move it on to an order if the order is confirmed by the
 
324
customer, or just cancel the window without confirming the order to leave it in quotation state. To
 
325
find all of the current quotations, you can use the menu :menuselection:`Sales Management --> Orders
 
326
--> My Orders --> My Quotations`.
 
327
 
 
328
.. i18n: To follow the process for your order, you can click on the process view from the order form. Open
 
329
.. i18n: ERP shows you an interactive process view of that order. For more information about its use,
 
330
.. i18n: look at :ref:`ch-process`.
 
331
 
 
332
To follow the process for your order, you can click on the process view from the order form. Open
 
333
ERP shows you an interactive process view of that order. For more information about its use,
 
334
look at :ref:`ch-process`.
 
335
 
 
336
.. i18n: .. figure:: images/sale_process.png
 
337
.. i18n:    :scale: 75
 
338
.. i18n:    :align: center
 
339
.. i18n: 
 
340
.. i18n:    *Process view from following a customer order*
 
341
 
 
342
.. figure:: images/sale_process.png
 
343
   :scale: 75
 
344
   :align: center
 
345
 
 
346
   *Process view from following a customer order*
 
347
 
 
348
.. i18n: .. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
349
 
 
350
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
351
 
 
352
.. i18n: .. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
353
.. i18n: .. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
354
 
 
355
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
356
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
357
 
 
358
.. i18n: .. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
359
.. i18n: .. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
360
.. i18n: .. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
361
.. i18n: .. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
362
.. i18n: .. rights of these sales.
 
363
 
 
364
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
365
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
366
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
367
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
368
.. rights of these sales.
 
369
 
 
370
.. i18n: .. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
371
.. i18n: .. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
372
.. i18n: .. written authorisation for this.
 
373
 
 
374
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
375
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
376
.. written authorisation for this.
 
377
 
 
378
.. i18n: .. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
379
.. i18n: .. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
380
.. i18n: .. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
381
.. i18n: .. printed in initial capitals.
 
382
 
 
383
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
384
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
385
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
386
.. printed in initial capitals.
 
387
 
 
388
.. i18n: .. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
389
.. i18n: .. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
390
.. i18n: .. resulting from the use of the information contained herein.
 
391
 
 
392
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
393
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
394
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
395
 
 
396
.. i18n: .. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium
 
397
 
 
398
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium