← Back to branch summary

~xrg/openobject-doc/trunk-xrg

« back to all changes in this revision

Viewing changes to source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_classic.rst

  • Committer: TruongSinh Tran
  • Date: 2009-07-17 18:59:45 UTC
  • Revision ID: truongsinh@vipescoserver-20090717185945-ajjp3zso6xh5jddm
[FIX]private issue

Show diffs side-by-side

added added

removed removed

Lines of Context:
source/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_classic.rst
 
1
 
 
2
Classic document management solutions
 
3
=====================================
 
4
 
 
5
Faced with the need to organize documents, companies have looked at a number of document management
 
6
solutions that are promoted today, from simple email archiving to complete electronic management
 
7
systems dedicated to arbitrary documents.
 
8
 
 
9
Unfortunately these solutions haven't always been very useful because they're too little integrated
 
10
in companies' management systems. Most solutions that we've come across are underused by the
 
11
employees – often used by some of them but not by all.
 
12
 
 
13
The primary reason for this is that a document management system that's not integrated imposes extra
 
14
work on an employee. For example a salesperson should ideally save each customer confirmation in the
 
15
document management system. Only that means quite a heavy additional workload just for an order
 
16
confirmation:
 
17
 
 
18
#. Receive and read the email from the customer,
 
19
 
 
20
#. Save the email and its attachments on the desktop,
 
21
 
 
22
#. Connect to the ERP and confirm the order,
 
23
 
 
24
#. Connect to the document management system,
 
25
 
 
26
#. Look for the best place to store the document,
 
27
 
 
28
#. Create a directory for the customer and the order if it doesn't yet exist,
 
29
 
 
30
#. Copy the files from the desktop to the right place in the document management system.
 
31
 
 
32
This is obviously a lot of operations just to handle a simple order confirmation. You can understand
 
33
why many companies hardly use their document management system even if they've gone to the cost and
 
34
effort of purchasing and installing one.
 
35
 
 
36
.. tip::  Free document management systems
 
37
 
 
38
    A number of free document management applications exist. The most well known are:
 
39
 
 
40
    * Alfresco: http://www.alfresco.com
 
41
 
 
42
    * Quotero: http://www.quotero.com
 
43
 
 
44
It's very difficult to keep the information in the company's management system synchronized
 
45
with that in the document management system. For example when a customer changes his address, users
 
46
will modify the details in the management software but usually not in the document management
 
47
system.
 
48
 
 
49
Furthermore, since users should create the same storage structure in both systems, you quickly find
 
50
after only a few months that the information in the document management system is quite disconnected
 
51
from that in the company's management system if the two are separate. For example, how do you know
 
52
where to store your least-frequently used documents such as (perhaps) employee car-leasing
 
53
documents?
 
54
 
 
55
.. index::
 
56
   single: access; user
 
57
 
 
58
Also, document management systems are typically very complex because they must manage user access
 
59
rights in just the same way as those that are available in the company management system. This means
 
60
that you have to enter the same sort of data about access rights twice for the system
 
61
administrators.
 
62
 
 
63
You'll see that the total integration of Open ERP's document management system with the main company
 
64
management system, and plugins to Outlook and Thunderbird email clients, offers an elegant solution
 
65
that addresses these problems.
 
66
 
 
67
.. Copyright © Open Object Press. All rights reserved.
 
68
 
 
69
.. You may take electronic copy of this publication and distribute it if you don't
 
70
.. change the content. You can also print a copy to be read by yourself only.
 
71
 
 
72
.. We have contracts with different publishers in different countries to sell and
 
73
.. distribute paper or electronic based versions of this book (translated or not)
 
74
.. in bookstores. This helps to distribute and promote the Open ERP product. It
 
75
.. also helps us to create incentives to pay contributors and authors using author
 
76
.. rights of these sales.
 
77
 
 
78
.. Due to this, grants to translate, modify or sell this book are strictly
 
79
.. forbidden, unless Tiny SPRL (representing Open Object Press) gives you a
 
80
.. written authorisation for this.
 
81
 
 
82
.. Many of the designations used by manufacturers and suppliers to distinguish their
 
83
.. products are claimed as trademarks. Where those designations appear in this book,
 
84
.. and Open Object Press was aware of a trademark claim, the designations have been
 
85
.. printed in initial capitals.
 
86
 
 
87
.. While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher
 
88
.. and the authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages
 
89
.. resulting from the use of the information contained herein.
 
90
 
 
91
.. Published by Open Object Press, Grand Rosière, Belgium